Was sind die GoBD und für wen gelten sie?
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – abgekürzt: GoBD – sind eine Verwaltungsanweisung, die das Bundesministerium der Finanzen (BMF) am 14. November 2014 herausgegeben hat. Am 01.01.2015 traten die GoBD in Kraft. Sie sollen es den Finanzverwaltungen (sprich: dem Finanzamt) ermöglichen, Geschäftsvorfälle nachvollziehen zu können, indem Aufzeichnungen unveränderlich digital gespeichert werden.
Am 28. November 2019 veröffentlichte das BFM eine Neufassung. Das aktuelle BMF-Schreiben können Sie auf der Seite des Bundesfinanzministeriums herunterladen.
Alle Steuerpflichtigen – also Selbstständige, Freiberufler, Kleinunternehmer und andere Gewerbetreibende – müssen die Anforderungen der GoBD umsetzen.
Woraus ergibt sich die Notwenigkeit für die GoBD?
Immer mehr Unternehmen nutzen digitale Lösungen (in der GoBD als Datenverarbeitungssysteme (DV) bezeichnet). Hat nun die Finanzbehörde den Verdacht, dass ein Unternehmen bei der Steuererklärung falsche Angaben gemacht hat, wird eine Betriebsprüfung veranlasst. Hierbei werden alle rechnungsrelevanten Dokumente geprüft. Bei digital gespeicherten Buchungsbelegen besteht allerdings die Gefahr, dass diese im Nachhinein editiert oder sogar komplett gelöscht wurden.
Nur durch die in den GoBD festgelegten Anforderungen ist das Finanzamt in der Lage, einen Verdacht auf Steuerhinterziehung ordentlich zu prüfen. Hinzu kommen Anforderungen an den Datenschutz und das Zugriffsmanagement DV-gestützter Buchführungssysteme. Auch hier soll die GoBD für eine einheitliche Praxis sorgen.
Was sind Haupt-, Vor- und Nebensysteme?
Bevor wir tiefer in die Anforderungen der GoBD einsteigen, sollten wir die Begrifflichkeit der Haupt-, Vor- und Nebensysteme klären. Hiermit sind Programme gemeint, die an der Datenverarbeitung rechnungsrelevanter Informationen beteiligt sind. Das Hauptsystem ist das System im Zentrum, in dem die Informationen aus anderen Systemen zusammenlaufen. In der Regel ist das eine Buchhaltungs- oder ERP-System.
Diesem zentralen System sind meist andere Systeme vor- bzw. nachgelegert. Diese werden als Vor- und Nebensysteme bezeichnet. Ein vorgelagertes System ist zum Beispiel ein Kassensystem. Ein Nebensystem könnte ein Programm zur Lohnbuchhaltung oder eine Software zum Ausgabenmanagement sein.
Die Anforderungen an eine GoBD-konforme Finanzbuchhaltung müssen über alle Programme hinweg umgesetzt werden.
Was sind die Anforderungen der GoBD?
Das aktuelle BMF-Schreiben mit der Neufassung der GoBD umfasst 41 Seiten mit endlosen Verweisen auf andere Gesetze. Die folgende Übersicht kann daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben. Ob Sie in Ihrer Finanzbuchhaltung ganz sicher GoBD-konform aufgestellt sind, beantwortet Ihnen am besten Ihr Steuerberater.
Die Grundsätze der GoBD
1. Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Sachverständige Dritte müssen laut GoBD in der Lage sein, sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Situation eines Unternehmens zu verschaffen. Dafür müssen Buchführungs- und Aufzeichnungsverfahren nachvollziehbar sein und Belege korrekt aufbewahrt werden.
Um Dritten – zum Beispiel im Rahmen einer Außenprüfung – dabei zu helfen, sich in die eigenen Buchhaltungsprozesse einarbeiten zu können, sollten Unternehmen eine gut gegliederten Verfahrensdokumentation erstellen. Eine Muster-Verfahrensdokumentation liefert die GoBD nicht mit. Immerhin hängt ihre konkrete Ausgestaltung stark von der Komplexität der Geschäftstätigkeiten und der eingesetzten Systeme sowie internen Prozessen ab.
2. Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
Kurz und bündig besagen diese Grunsätze, dass Geschäftsvorfälle:
vollständig und lückenlos aufgezeichnet,
inhaltlich zutreffend durch Belege abgebildet,
zeitgerecht (innerhalb von 10 Tagen) gebucht und
systematisch, übersichtlich, eindeutig und nachvollziehbar erfasst werden müssen.
Was genau damit gemeint ist, wird innerhalb der GoBD aufgeschlüsselt. Die wichtigsten Punkte fassen wir im Folgenden zusammen.
GoBD-konforme Archivierung von Belegen
Steuerrechtlich relevante Belege (für die doppelte Buchführung oder EÜR) fallen immer unter eine Aufbewahrungspflicht und müssen entsprechend ihrer gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert werden.
Diese Aufbewahrung kann digital erfolgen und Papierdokumente können nach dem Scannen vernichtet werden – es sei denn natürlich, sie fallen unter spezifische gesetzliche Aufbewahrungsfristen.
Auch wenn in der GoBD die Rede von der Unveränderbarkeit von Daten die Rede ist, dürfen Belege editiert werden. Wichtig ist, dass keine unbemerkte Editierung möglich ist, die den originalen Inhalt unwiederbringlich überschreiben würden. Die GoBD fordern daher eine durchgängige Protokollierung von Änderungen. In der Praxis setzen Unternehmen diese Anforderung durch ein revisionssicheres Archivierungssystem um.
Außerdem fordern die GoBD die maschinelle Auswertbarkeit elektronisch gespeicherter Belege. Bei der Digitalisierung sollten keine Informationen verloren gehen. Wird beispielsweise ein PDF-Dokument in ein JPEG umgewandelt, gehen XML-Daten verloren. Das ist laut GoBD zu vermeiden. Auch die Konvertierung in ein Inhouse-Format ist nur dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird.
Das interne Kontrollsystem
Dem internen Kontrollsystem widmen die GoBD ein eigenes Kapitel. Denn auch wenn ein Unternehmen beste Absichten hat, GoBD-konform zu arbeiten, können sich im Geschäftsalltag leicht Fehler einschleichen. Um das Risiko dahingehend zu minimieren, fordern die GoBD Kontrollen wie:
Zugangsberechtigungskontrollen
Erfassungskontrollen
Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe
Schutzmaßnahmen gegen die Verfälschung von Daten
Das interne Kontrollsystem sollte im Rahmen der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.
Bildliche Erfassung von Papierdokumenten
Die erste Version der GoBD von 2014 erlaubte die Digitalisierung eingehender Papierbelege durch ersetzendes Scannen. In der Neuerung von 2019 wird nun auch explizit das Fotografieren von Belegen mit dem Smartphone erlaubt. Wichtig ist, dass die digitale Version des Beleges bildlich mit dem Original übereinstimmt. Gehen Dokumente von vornherein digital ein, so müssen sie im Originalformat aufbewahrt werden.
Wie finde ich GoBD-konforme Tools für die Buchhaltung?
Die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme steht und fällt mit Ihren Softwareprogrammen. Vielleicht haben Sie schon einmal Programme gesehen, die mit dem Zertifikat "GoBD konform" werben. Diese Zertifikate werden von Drittanbietern ausgestellt. In den GoBD heißt es, dass "keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzbehörde zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software" möglich seien.
Sie müssen also selbst evaluieren, ob neu eingeführte Systeme den Anforderungen an Datensicherheit, den Aufzeichnungspflichten und anderen Forderungen den GoBD gerecht werden.
Dabei sollten Sie auf folgende Funktionalitäten achten:
Geordnete und fristgerechte Aufbewahrung, z. B. durch eine Archivierungsfunktion
Die Möglichkeit zum Einrichten von Zugriffskontrollen
Ein gewisses Maß an Datensicherheit
Unveränderbarkeit der Daten, die Grundlagen für eine Buchung waren
Protokollierung von Änderungen durch Versionshistorie
Wichtig ist auch: Nicht jedes DV braucht eine eigene Archivierungsfunktion, solange Belege zum Beispiel im Hauptsystem mit einer entsprechenden Funktion langfristig gespeichert werden können.
Übrigens: Mit Spendesk müssen Sie sich um die Einhaltung der GoBD im Ausgabenmanagement keine Sorgen mehr machen. Über unsere App können Mitarbeiter Belege von unterwegs digitalisieren, alle Rechnungen werden unveränderbar gespeichert und sonstige Änderungen werden in einer Historie festgehalten.
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