Verwalten Sie alle Entitäten Ihrer Organisation über ein zentralen Hub.

Zentralisierte Kontrolle: Erhalten Sie Echtzeiteinblicke in verfügbare, zugesagte und nicht ausgegebene Mittel Ihrer Organisation. So behalten Sie Ihre Finanzen im Blick.
Schnelle Einblicke: Sehen Sie sofort ausstehende Anfragen, Rechnungen, verspätete Belege und Verbindlichkeiten aller Entitäten. Ein effizienter Weg, um alles im Griff zu behalten und Fehler zu minimieren.

Der Multi-Entity-Hub ist in ausgewählten Plänen verfügbar. Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns bitte.

Das ist erst der Anfang! Der Multi-Entity-Hub ist nur der erste Schritt – weitere Funktionen folgen in den kommenden Quartalen zur Vereinfachung der Entitätenverwaltung.

Demnächst exklusiv für unsere französischen Kunden verfügbar: Unsere neue Integration wird Ihre Finanzverwaltung erheblich erleichtern.

Nahtloser Import: Übertragen Sie Ihre Sage 100-Einstellungen mit nur einem Klick in Spendesk, einschließlich Bankkonten, Mehrwertsteuerdetails, Ausgabenbuchungen und mehr.

Mühelose Exportierung: Verschieben Sie Transaktionen, Verbindlichkeiten und unterstützende Dokumente direkt aus Spendesk in das Einkaufsjournal von Sage 100.

Diese Funktion ist in ausgewählten Plänen verfügbar. Für weitere Informationen und um zu erfahren, wie diese Integration Ihre Prozesse optimieren kann, kontaktieren Sie uns gerne.

Erleben Sie schnellere und flexiblere Datei-Exporte mit unseren neuesten Updates. Der neue Backend-Dienst steigert die Geschwindigkeit, Stabilität und Skalierbarkeit der Exporte und unterstützt nun unbegrenzte Zeilen – ideal für große Datensätze.

Passen Sie Ihre Exportvorlagen an, wählen Sie rückwirkend aus und fügen Sie Spalten für Journalcodes und Mehrwertsteuernamen hinzu. Diese Verbesserungen sorgen für eine nahtlose Integration mit verschiedenen Buchhaltungssystemen.

Erreichen Sie mehr Kontrolle und Präzision bei der Finanzberichterstattung und bewältigen Sie große Datensätze effizienter.

Demnächst verfügbar! Amortisationsdaten. Fügen Sie Amortisationsdaten direkt in Bookkeep hinzu, um vorausbezahlte Ausgaben über mehrere Perioden hinweg einfacher zu verwalten.

Wir haben unsere NetSuite-Integration optimiert, um Ihre Finanzprozesse noch präziser zu machen.

Buchungsdatum-Funktion: Ab sofort wird das Buchungsdatum als primäres Datum für die Datenübertragung in NetSuite verwendet. Dies stellt sicher, dass Ausgaben im korrekten Buchungszeitraum erfasst werden. Standardmäßig entspricht das Buchungsdatum dem Rechnungsdatum, kann aber an einen offenen Buchungszeitraum in NetSuite angepasst werden, um Fehler in geschlossenen Zeiträumen und bei Exporten zu vermeiden.

Dieses Update ist in ausgewählten Plänen verfügbar. Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns bitte.

Gestalten Sie ihre Finanzprozesse noch präziser, indem Sie Verbindlichkeiten eindeutige Dokumenten-IDs zuweisen.

Duplikate erkennen: Verhindern Sie doppelte Verbindlichkeiten, um Mehrwertsteuer-, Compliance- und finanzielle Diskrepanzen sowie Fehler durch wiederholte Einreichungen.
Compliance gewährleisten: Eindeutige Dokumenten-IDs sind entscheidend, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen und sicherzustellen, dass alle Aufzeichnungen konform und aktuell sind.
Audits vereinfachen: Optimieren Sie die Prüfung und Nachverfolgung von Verbindlichkeiten durch eindeutige IDs, um den Auditprozess zu erleichtern.

Diese Verbesserung macht jede Transaktion eindeutig identifizierbar und steigert die Konsistenz und Zuverlässigkeit Ihrer finanziellen Operationen.

Vereinfachen Sie Ihre Genehmigungsabläufe mit anpassungsfähigen Rollen anstelle einzelner Namen, um automatische Zuweisungen an die richtige Person zu ermöglichen.

Dynamische Rollenvergabe: Nutzen Sie die neue Rolle des Kostenstellenverantwortlichen, um Arbeitsabläufe automatisch der passenden Person zuzuweisen. Bald verfügbar: die Rolle „Reporting-Manager“, die manuell zugewiesen oder aus Ihrem HR-Tool übernommen werden kann.
Flexible Genehmigungen: Passen Sie Genehmigungsabläufe an verschiedene Teams an, sodass immer die richtigen Personen durch rollenbasierte Genehmigungen informiert werden.
Effiziente Automatisierung: Automatisieren Sie Arbeitsabläufe, um Kostenstellen- und Reporting-Manager bei der Genehmigung zu unterstützen.
Rollenvergabe: Alle Kund:innen können Rollen manuell zuweisen. Mit aktivierter Funktion profitieren Sie von automatischen Zuweisungen für „Reporting-Manager“, wenn Ihr HR-Tool verbunden ist.

Diese Funktion ist in ausgewählten Plänen verfügbar. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.

Wir haben Ihre Ausgabenverwaltung mit neuen Funktionen zur Sammelübermittlung und -genehmigung optimiert, um Zeit zu sparen und Prozesse zu vereinfachen. Antragsteller:innen und Genehmiger:innen können nun mehrere Ausgaben gleichzeitig einreichen und genehmigen, was den administrativen Aufwand reduziert.

Sammelübermittlung: Antragsteller:innen können mehrere Ausgaben in einem einzigen Antrag bündeln, wodurch die Einreichung schneller und einfacher wird.
Optimierte Genehmigung: Budgetverantwortliche können mehrere Anträge gleichzeitig überprüfen und genehmigen. Anträge werden nach Antragsteller:in gruppiert, sodass der Gesamtbetrag auf einen Blick sichtbar ist und Genehmigungen mit einem Klick erfolgen können. Zudem können Einzel- oder Gruppenanträge durch Wischen genehmigt werden.
Plattformverfügbarkeit: Die Sammelübermittlung ist derzeit nur auf dem Desktop verfügbar, während die Sammelfreigabe auf Desktop, iOS und Android genutzt werden kann.

Diese Updates verbessern die Effizienz und reduzieren den Zeitaufwand bei der Ausgabenverwaltung. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.

Erhöhen Sie die Flexibilität bei der Verwaltung von Überweisungen: Kontoinhaber:innen können Teammitgliedern die Befugnis zur Genehmigung und Bezahlung von Überweisungen erteilen, um Prozesse zu vereinfachen und Zeit zu sparen.

Wesentliche Vorteile:
Autorisierte Teammitglieder: Ermöglichen Sie Ihrem Finanzteam, Überweisungen zu genehmigen und zu bezahlen, während Sie die Kontrolle über die Vergabe dieser Aufgaben behalten.
Vier-Augen-Prinzip: Stellen Sie sicher, dass jede Überweisung von zwei Personen geprüft wird. Alle Phasen werden über Spendesk verwaltet und nachverfolgt.

Wir verbessern unsere Kilometerfunktionen im Vereinigten Königreich, um die Handhabung von Geschäftsreisekosten zu optimieren. Diese Verbesserungen sollen das Kilometertracking und die Erstattung noch effizienter gestalten.

Das ertwartet Sie:
Kilometer für Firmenwagen: Bald können Sie Kilometer für Firmenwagen anfordern, sodass mehr User von Kilometervergütungen profitieren können.
Passagieranträge: Der Wert einer Erstattungszulage wird berücksichtigen, ob Sie mit einem anderen Beschäftigten reisen, und diesen in Ihre Anfrage für einen besseren Erstattungssatz einbeziehen.

Diese Updates werden in ausgewählten Plänen verfügbar sein. Für weitere Informationen und um zu überprüfen, ob diese Funktion für Sie geeignet ist, kontaktieren Sie uns bitte.

Wir freuen uns, die neue Funktion zur detaillierten Aufschlüsselung von Purchase Orders (PO) vorzustellen, die Ihren Beschaffungsprozess transparenter und genauer gestaltet.

So geht's:
Detaillierte Anfragen: Listen Sie einzelne Artikel und Mengen in Ihren PO-Anfragen auf, um Klarheit zu schaffen und Fehler zu vermeiden. Dies verbessert die Lesbarkeit Ihrer Purchase Orders.
Nahtlose Integration: Beim Erstellen einer Purchase Order können Sie einfach auf „In Artikel aufteilen“ klicken, um jeden Artikel, seine Menge und seinen Wert anzugeben. Diese Funktion bereitet Ihre Anfragen für ein klares, detailliertes PDF der Purchase Order vor.

Diese Aktualisierung ist in ausgewählten Plänen verfügbar und optimiert Ihren Einkaufsprozess, indem sie die Genauigkeit verbessert. Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns bitte.

Vereinfachen und optimieren Sie Ihren Bestellprozess mit der neuen PDF-Generierung für Purchase Orders in Spendesk. Minimieren Sie Unstimmigkeiten und verbessern Sie die Genauigkeit im gesamten Prozess.

Wichtige Funktionen:
Mühelose Purchase Order-PDFs: Nach der Genehmigung einer Purchase Order können Antragsteller direkt in Spendesk ein PDF erstellen. Das PDF wird automatisch mit den Details der Purchase Order, einschließlich Zeilenaufstellung und Beträgen, vorausgefüllt. Felder wie Lieferadresse, Anmerkungen und spezielle Anweisungen können einfach angepasst werden.

In ausgewählten Tarifen verfügbar. Für weitere Informationen, wie diese Funktion Ihren Prozess verbessern kann, kontaktieren Sie uns bitte.

Wir erhöhen die Transparenz mit einer neuen Funktion zur Verfolgung von Änderungen der Bankverbindungen von Lieferanten.

Das erwartet Sie:
Detaillierte Historie: Kontoinhaber:innen und Controller können über die Schaltfläche „Historie anzeigen“ ein umfassendes Protokoll der Änderungen an den Bankdaten der Lieferanten einsehen, einschließlich der Person, die die Änderungen vorgenommen hat.
Sofortige Benachrichtigungen: Erhalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Bankinformationen aktualisiert werden. Diese Funktion sorgt für sofortige Sichtbarkeit und reduziert das Risiko für Fehler.
Aufzeichnungen zum Download: Greifen Sie auf herunterladbare Historien der Bankinformationen zu, ideal für Audits und Nachweise über Änderungen.

Diese Funktion ist in allen Plänen verfügbar und bietet eine umfassende Prüfspur für finanzielle und regulatorische Anforderungen. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.

Optimieren Sie Ihren Abstimmungsprozess mit automatischer Verknüpfung von Bestellungen und Rechnungen.

Sobald eine Rechnung für eine Bestellanfrage eingegangen ist, erkennt das System automatisch die Bestellnummer und den Betrag und hebt Abweichungen hervor, falls diese nicht übereinstimmen. Die Person, die die Bestellung erstellt hat, erhält ebenfalls automatisch die zugehörige Rechnung.

Diese Funktion sorgt für effizientere und genauere Finanzoperationen und ist in ausgewählten Plänen verfügbar.