Digitale Buchhaltung

Das zentrale Ziel der digitalisierten Buchhaltung ist die Digitalisierung aller Belege und Dokumente, damit das Finanzteam ganz ohne Papier auskommt. Das bedeutet, dass Rechnungen nicht mehr ausgedruckt und per Post verschickt werden, sondern papierlos und direkt per E-Mail an die Empfänger:innen gesendet werden. Alle postalisch eingehenden Rechnungen müssen durch das sogenannte „ersetzende Scannen” ordnungsgemäß digitalisiert werden, um danach vernichtet werden zu können.

Liegen alle Belege digital und nicht mehr nur in Papierform vor, eröffnet dies ganz neue Möglichkeiten zur Automatisierung und Datenanalyse in Echtzeit — das ist die Zukunft der Buchhaltungsfunktion.

Dies sind die größten Vorteile der digitalen Buchhaltung auf einen Blick:

1. Mehr Platz im Büro, sobald alle bestehenden Papierbelege ersetzend gescannt wurden. Nach dem digitalen Umstieg, benötigen Sie keine großen Lagerräume mehr.

2. Automatisierung von Prozessen und damit einhergehende Zeitersparnis, zum Beispiel indem Ihr Buchhaltungsprogramm automatisch Mahnungen versendet.

3. Direkter Datenzugriff dank der Suchfunktion, sodass Sie auf der Suche nach einer bestimmten Rechnung, z.B. bei einer Betriebsprüfung oder dem Monatsabschluss, nicht mehr lange suchen müssen. Sie können digitale Belege und Rechnungen in digitaler Form einfach und ordnungsgemäß archivieren.

4. Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Genehmigungen, die zentral dokumentiert werden.

5. Vereinfachte Kommunikation mit Steuerberater:innen und dem Finanzamt, indem Daten über eine Schnittstelle übermittelt werden können, zum Beispiel bei der Umsatzsteuervoranmeldung.

6. Mehr Kontrolle und Transparenz über Einnahmen und Ausgaben in Echtzeit.

7. Kostenersparnis, indem das Finanzteam durch Automatisierung Zeit spart und ggf. sogar Steuerkanzlei-Honorare für Leistungen auf Stundenbasis reduziert werden können.

Mit einer intelligenten Softwarelösung wie Spendesk können Sie eine mobile App zur Belegerfassung nutzen, digitalisierte Belege kategorisieren und sich auf automatische Texterkennung mithilfe der OCR-Technologie verlassen, um die wichtigsten Daten ganz einfach auszufüllen. Die zertifizierten eReceipts werden bereits von hunderten Unternehmen in Deutschland genutzt.

Hinzu kommen weitere Vorteile, wenn Sie ein Tool zur Ausgabenverwaltung nutzen, wie: smarte Zahlungsmittel für Mitarbeitende, automatisierte Freigabeprozesse, Reporting-Funktionen, und viele weitere Features.

Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD werden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht.

Geschäftsvorfälle müssen laut GoBD nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht abgebildet und aufbewahrt werden. Gerät Ihr Unternehmen einmal in eine betriebswirtschaftliche Auswertung durch das Finanzamt, wird dabei auch die Einhaltung der Regeln der GoBD geprüft. Daher ist es wichtig, eine Verfahrensdokumentation anzufertigen, die genau beschreibt, wie und mit welchen Prozessen, Workflows und Programmen die Anforderungen umgesetzt werden.

Bei einer Nichteinhaltung können Steuernachzahlungen, Hinzuschätzungen zum Umsatz und Gewinn oder im schlimmsten Fall eine Meldung des Unternehmens an die Strafsachen- und Bußgeldstelle im Finanzamt nach sich ziehen.