Spesenabrechnung

Spesenabrechnungen müssen nicht kompliziert sein. Sind Beschäftigte in Vorleistung getreten, können sie den entsprechenden Beleg einfach abfotografieren und über die mobile Spendesk-App einreichen — sofort, problemlos und von überall. Der Beleg wird mit OCR-Technologie erfasst und direkt an den Budgetverantwortlichen weitergeleitet. Sobald die Ausgabe bestätigt ist, kann das Finanzteam sie prüfen und eine Überweisung planen. Die Beschäftigten haben das Geld dann schnell wieder auf dem Konto, ohne lange Wartezeiten.

Darüber hinaus ist es mit Spendesk möglich, sowohl physische als auch digitale Firmenkreditkarten mit festen Budgets einzurichten und diese individuell für Geschäftsreisen (oder andere Ausgaben) freizugeben. Auf diese Weise können Beschäftigte ihre Ausgaben direkt mit Ihrer Firmenkarte zahlen, ohne Geld vorstrecken zu müssen.

Alle Ausgaben werden direkt digital erfasst und im Tool gespeichert werden. Das Beste daran: Das alles geschieht in Echzeit und die Finanzabteilung behält die volle Kontrolle über alle Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden.

Geschäftsreisen sind in vielen Unternehmen ein wichtiger Wachstumsfaktor. Aber sie verschlingen auch wertvolle Zeit, denn meist enden sie in umständlichen Reisekostenabrechnungen und endlosen Excel-Tabellen.

Nach unseren Untersuchungen dauert die durchschnittliche Reisekostenabrechnung 20 Minuten:

- 5 Minuten für die Teammitglieder zum Einreichen

- 5 Minuten für die Überprüfung und Genehmigung durch die Führungskraft

- 10 Minuten für das Finanzteam zur Überprüfung, Erstattung und Abstimmung

Ein automatisierter Prozess zur Reisekostenerstattung verkürzt diese Zeit für alle Beteiligten. Mitarbeitende brauchen nur wenige Sekunden, um ein Foto des Belegs zu machen und zusätzliche Details in der mobilen App hinzuzufügen. Die Führungskraft erhält eine Benachrichtigung, kann den Antrag von überall aus einsehen und bei Gültigkeit sofort genehmigen. Und das Finanzteam erhält eine korrekte Spesenabrechnung mit allen erforderlichen Informationen und kann entstandenen Kosten so schnell wie möglich und in voller Höhe zurückerstatten.

Der gesamte Prozess bleibt in den meisten Fällen deutlich unter fünf Minuten. Und das kann einen entscheidenen Unterschied ausmachen. Vor allem für Finanzfachkräfte, die die Spesenabrechnungen überprüfen und die Buchhaltung so schnell wie möglich abschließen müssen.

Wenn Dienstreisen anstehen, haben Unternehmen ein breites Spektrum an Reisekosten zu tragen. Unter Reisekosten versteht man alle Kosten, die für notwendige Reisen außerhalb der üblichen Tätigkeitsstätte anfallen, vorausgesetzt, die Reise hat einen echten geschäftlichen Nutzen oder Zweck.

Für die Reisekostenerstattung gibt es die folgenden zwei Möglichkeiten:

1. Erstattung von tatsächlichen Kosten

Tatsächliche Reisekostenerstattung bei Geschäftsreisen heißt, dass der Arbeitnehmende vom Unternehmen die genauen Kosten auf der Grundlage von Belegen erstattet bekommt. Hierfür muss der/die Beschäftigte alle Belege sammeln und sie am Ende der Dienstreise an das Finanzteam weiterleiten.

2. Erstattung pauschaler Kosten

Darüber hinaus gibt es gesetzliche Pauschalbeträge für Dienstreisen im In- und Ausland. Dazu gehören z.B. Pauschalsätze für Verpflegung, Übernachtungen oder gefahrene Kilometer, falls Mitarbeitende den eigenen Pkw nutzen. In Deutschland werden die aktuellen Obergrenzen für die Spesenpauschalen jährlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht.

Zu den erstattungsfähigen Reisekosten gehören, u.A.:

• Flugtickets

• Übernachtungskosten für Geschäftsreisen in Hotels, Ferienwohnungen, etc.

• Fahrtkosten für Taxifahrten, öffentliche Verkehrsmittel

• Fahrtnebenkosten: Benzinkosten, Parkgebühren, etc.

• Verpflegungskosten und Kosten für Geschäftsessen

• Sonstige Reisenebenkosten wie Internetgebühren, Trinkgelder, Eintrittskarten usw.

Alle Kosten müssen einen geschäftlichen Zweck haben, d. h. ein Wochenendausflug am Ende einer Geschäftsreise zählt nicht, auch wenn die Reise selbst beruflich bedingt ist. Und in den meisten Ländern müssen Sie einen Beleg aufbewahren, um zu beweisen, dass alle Ausgaben getätigt wurden.

Mit einem automatisierten Tool für die Kostenerstattung verfügen Führungskräfte und Finanzteams über alle Informationen, die sie zur Genehmigung eines Kaufs benötigen. Sie können gültige Zahlungen von nicht abzugsfähigen Ausgaben (z. B. Alkohol oder Geschenke) unterscheiden und diese aus einem Antrag entfernen.

Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass alle geschäftsbezogenen Ausgaben innerhalb eines angemessenen Zeitraums erstattet werden und dass keine ungültigen Anträge durchrutschen.

Spendesk ist streng genommen kein Buchhaltungstool. Die meisten Unternehmen nutzen auch eine Cloud-Buchhaltungssoftware wie Xero, QuickBooks oder Netsuite.

Aber Spendesk hilft ungemein bei der Vorabbuchung, also beim Sammeln und Kategorisieren aller Zahlungen, Quittungen und Rechnungen. Erstens verfügen Sie durch die Verwaltung all dieser Systeme auf einer Plattform über eine zentrale Informationsquelle für alle Verbindlichkeiten. Zweitens erinnert Spendesk die Teammitglieder daran, Belege einzureichen, und blockiert sogar Wiederholungstäter, die sich nicht an die Regeln halten.

Am Ende des Monats führen Sie einfach eine kurze Überprüfung durch, um sicherzustellen, dass alle Zahlungen normal aussehen, und exportieren dann alle Daten mit einem Klick in Ihr Buchhaltungssystem.

Dadurch sparen Benutzer allein beim Zahlungsabgleich durchschnittlich 8 Stunden pro Monat.