Rechnungssoftware zur automatisierten Rechnungsbearbeitung

Vereinfachen Sie Ihre Rechnungsverwaltung

Alles an einem Ort
Bündeln Sie Bestellungen, Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine und Zahlungen in einem Rechnungsprogramm.
Budgets immer im Blick
Erfassen Sie Rechnungen automatisch und fristgerecht und gleichen Sie Ihre Ausgaben laufend mit Budgets ab.
Mit einem Klick bezahlen
Gleichen Sie Bestell- und Rechnungsinformationen mit gelieferten Waren und Leistungen ab und weisen Sie Zahlungen mit einem Klick an.

Der gesamte Einkaufsprozess in einem Tool

Über unsere Online-Rechnungssoftware kann Ihr Finanzteam jederzeit offene
Rechnungen, Bestellungen und bezahlten Rechnungen einsehen. So wissen Sie genau,
ob Budgets eingehalten werden und welche Ausgaben noch ausstehen.

Genehmigungen & Regeln
Teambudgets
Rechnungen
Spesen
Virtuelle & physische Karten
Ausgabenreports
Automatisierte Buchhaltung

Wiederkehrende Rechnungen automatisch bezahlen

Software-Abos und andere wiederkehrenden Zahlungen können über die (virtuellen) Debitkarten von Spendesk abgewickelt und automatisiert bezahlt werden. Damit Abos nicht unbemerkt und ungenutzt weiterlaufen, werden diese Kartenzahlungen immer einem/einer individuellen Mitarbeitenden zugewiesen und tauchen in übersichtlichen Dashboards auf.

Mahnungen vermeiden dank Zahlungserinnerungen

Mahngebühren gehören wohl zu den ärgerlichsten Unternehmensausgaben. Und sie lassen sich durch den Einsatz von Rechnungsprogrammen ganz einfach vermeiden. Dafür schickt unsere Software wöchentlich eine Zahlungserinnerung für offene Rechnungen Budgetverwantwortliche. Offene Rechnungen tauchen außerdem übersichtlich im Dashboard auf. So weiß auch die Finanzabteilung Bescheid.

Rechnungen auf Pflichtangaben prüfen

Hin und wieder gehen in Unternehmen Rechnungen ein, die ohne korrekte Rechnungsvorlage geschrieben wurden und auf denen wichtige Pflichtangaben wie der Leistungszeitraum oder die Mehrwertsteuer (MwSt.) fehlen. Werden diese Rechnungen bezahlt, führt das zu Problemen in der Buchhaltung. Deswegen warnt Spendesk Sie automatisch, wenn Ihre Lieferanten eine Rechnung schreiben, auf der Pflichtangaben fehlen.

Alle Belege pünktlich erfassen

Fehlt eine Rechnung oder ein Beleg für eine Zahlung, wird der/die verantwortliche Mitarbeitende automatisch erinnert, diesen hochzuladen. Das kann über die Benutzeroberfläche der Rechnungssoftware oder per App von unterwegs erledigt werden. Reichen Beschäftigte ihre Belege trotzdem nicht ein, können Sie ihnen den weiteren Zugang zu Firmengeldern verwehren. Spendesk-Nutzer:innen sammeln 98% aller Rechnungen und Belege so pünktlich ein.

Genehmigungen transparent nachvollziehen

Wenn eine ungeplante Rechnung in der Buchhaltung auftaucht, müssen gut bezahlte Finanzfachleute sich auf die Suche nach den Verantwortlichen begeben und Genehmigungen aus E-Mail-Verläufen oder Tabellen nachvollziehen. Das kostet viel Zeit und Nerven. Mit unserer Rechnungssoftware werden Führungskräfte über Genehmigungsanfragen ihres Teams informiert (per Slack, E-Mail oder Push-Benachrichtigung) und können diese mit wenigen Klicks freigeben oder ablehnen. Alle Genehmigungen werden natürlich in der Software hinterlegt.

Einfacher Datenaustausch mit DATEV

In Deutschland landen am Ende alle Rechnungsdaten in DATEV. Daher verfügt unsere Rechnungssoftware über eine native DATEV-Schnittstelle. Und auch der Export zu anderen Tools ist denkbar einfach. Alle Rechnungsdaten können über eine CSV-, Excel- oder XML-Datei exportiert und in Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr ERP importiert werden.

DAS SAGEN UNSERE KUNDEN

Der Rechnungsfreigabeprozess funktioniert sehr gut und erleichtert uns das Leben deutlich, vor allem im Accounting-Team. Alles kann digital gesteuert werden und gerade in Zeiten von Corona funktioniert das super von zuhause aus.

4.7/5

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4.4/5

Christiane Podlaha, Senior Finance Manager & Coach bei Ryte

FAQ zur Rechnungssoftware

Die häufigsten Fragen und Antworten zum Thema Rechnungssoftware.

Die meisten Online-Shops erlauben keine Zahlung auf Rechnung mehr, sondern erfordern eine Kreditkarte. Deswegen empfehlen wir unseren Kund:innen, alle Beschäftigten mit einer (virtuellen) Debitkarte auszustatten. Diese können entweder mit Budgets aufgeladen oder für einzelne bzw. wiederkehrende Zahlungen freigegeben werden. Möchte ein Teammitglied bei einem Online-Händler einkaufen, stellt diese Person eine Genehmigungsanfrage, tätigt danach die Bestellung per Debitkarte und wird über Spendesk daran erinnert, die entsprechende Rechnung einzureichen.

Dank einer nativen Integration werden alle Daten zu getätigten Ausgaben automatisch mit DATEV synchronisiert. Das Setup lässt sich ohne Entwickler:innen in wenigen Schritten einrichten. Wer Zugriff auf die DATEV-Schnittstelle hat, können Sie ebenfalls individuell festlegen.

Das Rechnungsprogramm von Spendesk konzentriert sich auf das Ausgabenmanagement – also die Verwaltung aller Zahlungsausgänge. Ein Zahlungseingang kann daher nicht erfasst werden. Andere Rechnungsprogramme sind auf die Rechnungsstellung und Verwaltung von Zahlungseingängen ausgelegt. Wir empfehlen es Unternehmen, die Daten aus Spendesk in ein Buchhaltungstool zu übertragen, um sie dort den Zahlungseingängen gegenüberzustellen.

Nein, unsere Rechnungssoftware ist nicht für die Rechnungserstellung gedacht, sondern dient der Verwaltung von eingehenden Rechnungen. Dementsprechen lässt sich auch das Mahnwesen lässt nicht über Spendesk abwickeln. Für kleine Unternehmen und Selbstständige bieten sich zur Erstellung von Rechnungen Programme wie Debitoor, SevDesk und LexOffice an. Große Unternehmen nutzen oft Tools, deren Funktionsumfang Tools zur Zeiterfassung, der Warenwirtschaft und Lagerverwaltung beinhaltet – beispielsweise Sage oder WISO.

Alle Beschäftigten bekommen eine eigene Debitkarte, die mit einem vorab festgelegten oder anpassbaren Budget aufgeladen ist. Die Karten erfordern für Ausgaben oberhalb festgelegter Budgetgrenzen oder zu bestimmten Zeiten manuelle Freigaben. So sind Sie immer auf der sicheren Seite und machen Kreditkartenbetrug quasi unmöglich. Wiederkehrende Zahlungen (z.B. für Abos) lassen sich einmalig genehmigen – das spart Zeit. Alle Ausgaben über die Debitkarten werden automatisch nachverfolgt und gespeichert.

Der vielleicht größte Vorteil eines Rechnungsprogramms ist die vorbereitende Buchhaltung. Spendesk-Kunden sparen dank der einfacheren Buchhaltung im Durchschnitt ganze vier Tage pro Monat. 98% der Rechnungen und Belege werden rechtzeitig erfasst, der Kontoabgleich wird automatisiert und das Finanzteam wird nie wieder von unvorhergesehenen Zahlungen überrascht. Sie müssen lediglich Ihre Zahlungen validieren und exportieren.

Für viele Kleinunternehmer:innen sind Rechnungsprogramme zum Ausgabenmanagement ein guter Ersatz für komplexe Tools für den Beschaffungsprozess (Procurement). Wenn die Anzahl der Rechnungen und Lieferfirmen sich in Grenzen hält, ist ein Rechnungsprogramm wahrscheinlich mehr als ausreichend. Ein weiterer Vorteil: Sie können ein und dasselbe Tool und Verfahren für Beschaffung, Kartenzahlungen, Rechnungsbearbeitung, Kreditorenbuchhaltung und Spesenabrechnungen nutzen.

Unternehmen, die große Lieferketten und unzählige Bestellungen verwalten, sollten unter Umständen darüber nachdenken, ihren Beschaffungsprozess getrennt zu verwalten und eine Rechnungssoftware zum Ausgabenmanagement ergänzend einzusetzen.