Kleinstbetragsrechnung erklärt
"Möchten Sie die Quittung?" – Diese Frage hat wohl jeder schon einmal gehört. Im Alltag wird der Kassenbon im Einzelhandel oft fälschlicherweise als "Quittung" bezeichnet, obwohl es sich hierbei um eine sogenannte Kleinbetragsrechnung handelt.
Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen für Beträge bis zu 250 Euro (brutto). Sie werden vor allem bei Barzahlungen ausgestellt, um zu dokumentieren, dass eine Zahlung für eine erbrachte Leistung oder gelieferte Ware erfolgt ist. Bei Barzahlungen sind sie der einzige gültige Zahlungsnachweis. Kontoauszüge gelten in diesem Fall nicht als Ersatz.
Es besteht sogar ein rechtlicher Anspruch auf die Kleinstbetragsrechnung als sogenanntes "schriftliches Empfangsbekenntnis": In §368 BGB ist festgehalten, dass der Gläubiger (zum Beispiel ein Verkäufer) gegenüber dem Schuldner (zum Beispiel einem Käufer) auf Nachfrage zum Ausstellen einer Quittung verpflichtet ist. So kann der Schuldner eindeutig nachweisen, dass er die Zahlung geleistet hat.
Wie schreibt man eine Quittung?
Folgende Mindestangaben muss eine Quittung enthalten:
Name und Anschrift des Leistungserbringers
Ausstellungsdatum
Art und Menge der gelieferten Ware oder den Umfang der erbrachten Leistung
Bruttobetrag sowie der enthaltene Umsatzsteuersatz (bzw. bei Kleinunternehmern der Hinweis auf die Steuerbefreiung)
Handschriftliche Unterschrift des Zahlungsempfängers
Besonders wichtig ist die Unterschrift des Empfängers, ohne die die Kleinstbetragsrechnung nicht gültig ist.
Weitere Hinweise: Ein Firmenstempel kann ergänzend hinzugefügt werden, ist aber nicht erforderlich. Ein Vermerk über die Art der Bezahlung (z. B. "bar", "per Überweisung") kann hilfreich sein, ist jedoch ebenfalls nicht zwingend erforderlich.
Brauche ich einen Quittungsblock?
Ein Quittungsblock ist praktisch, da er bereits alle Pflichtangaben enthält. Dank des Durchschlagpapiers im Quittungsblock wird beim Ausfüllen des herauslösbaren Vordrucks gleichzeitig eine Kopie angefertigt. Diese Kopie bleibt beim Zahlungsempfänger, während der Schuldner das Original als Zahlungsnachweis erhält.
Der Quittungsdurchschlag gilt als Zahlungsbeleg, der wie andere Geschäftsunterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden muss.
Ein Quittungsblock ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Zahlreiche Online-Tools bieten verschiedene Quittungsvordrucke an. Es ist auch möglich, eine Quittung auf einfachem Blatt Papier zu erstellen, solange alle Mindestangaben enthalten sind. Wichtig ist nur, dass das Schriftformgebot eingehalten wird.
Auch digitale Quittungslösungen gewinnen an Bedeutung. Viele Unternehmen setzen zunehmend auf digitale Belege, die genauso rechtsgültig sind wie papierbasierte Quittungen, solange die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.
Unterschied: Quittung und Rechnung
Es gibt einige wesentliche Unterschiede zwischen Rechnungen und Quittungen.Eine Quittung dient als Empfangsbestätigung für eine Ware oder Dienstleistung und belegt, dass die entsprechende Zahlung bereits erfolgt ist.
Eine Rechnung hingegen stellt eine Zahlungsaufforderung dar, die bis zu einem festgelegten Fälligkeitsdatum beglichen werden muss. Kurz gesagt: Eine Quittung bestätigt eine bereits erfolgte Zahlung, während eine Rechnung den Anspruch auf eine noch ausstehende Zahlung dokumentiert.
Im Vergleich zur Rechnung enthält eine Quittung deutlich weniger Angaben. Angaben zum Empfänger, Steuernummer oder Liefer-/Leistungsdatum sind nicht erforderlich, und es muss keine Rechnungsnummer angegeben werden.
Übrigens: Wenn auf einer Rechnung der Erhalt des geforderten Betrags dokumentiert ist, kann sie als Quittung akzeptiert werden. Umgekehrt kann eine Quittung jedoch keine Rechnung ersetzen.
Steuerliche Aspekte
Quittungen sind unerlässlich, um Bargeldzahlungen als Betriebsausgaben steuerlich geltend zu machen. Wichtig ist dabei, den Bruttobetrag und den Steuersatz korrekt anzugeben. Fehlerhaft ausgestellte Quittungen können den Verlust des Vorsteuerabzugs zur Folge haben und zu Steuernachforderungen durch das Finanzamt führen.
Da Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen sie auf Quittungen nicht nur den Nettobetrag, sondern auch zwingend den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach der Kleinunternehmerregelung angeben.
Lösung für smarte Ausgabenverwaltung
Spendesk ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, Quittungen und andere Ausgabenbelege digital zu verwalten. Verlorene Belege gehören damit der Vergangenheit an!
Die Digitalisierung ermöglicht die automatische Zuordnung von Zahlungen und Belegen, was eine effiziente und moderne Buchhaltung fördert. Manager:innen und Finanzteams können automatische Erinnerungen an Mitarbeitende senden, um fehlende Belege zeitnah nachzureichen.
Ausgabenmanagment-Tools wie Spendesk bieten oft zusätzliche Funktionen wie automatische Datenauslese und direkte Integration in Buchhaltungssysteme, wie DATEV.