Approvisionnement

Responsabilités de la fonction approvisionnement

Bien sûr, l’organisation et la méthode d’approvisionnement dépendent de la taille et de l’activité de l’entreprise. Une société qui se limite à une boutique de vente physique ou un commerçant e-commerce qui débute ne dispose pas d’un service ad hoc pour la gestion des appros. Pour autant, dans tous les cas, les objectifs poursuivis restent les mêmes.

Sécuriser la réception des marchandises pour la chaîne de production

Le rôle fondamental de l’approvisionnement consiste à s’assurer de la livraison des produits aux dates prévues avec les fournisseurs. Il doit garantir la continuité de la production d’une usine ou de la chaîne commerciale, sans rupture de stock, afin d’honorer les commandes clients. Inversement, l’approvisionnement ne doit pas conduire à surstocker et à générer des coûts financiers excessifs. 

La gestion de l’approvisionnement ne comprend pas l’acte d’achat

L’approvisionnement et l’achat constituent deux actions distinctes. Parfois, ces deux fonctions sont regroupées dans le même service, mais dans tous les cas les responsabilités sont différentes. La définition de l’achat correspond au référencement des fournisseurs et à la négociation de commandes-cadres en volumes et tarifs. L’acte d’approvisionnement commence avec la commande de réappro selon les conditions de prix et caractéristiques techniques contractualisées par les acheteurs.

Vérifier le coût et la qualité des marchandises livrées par le fournisseur

L’autre fonction majeure de la chaîne d’approvisionnement, c’est le contrôle des réceptions des produits en stock. Les quantités comme la qualité des articles livrés par les fournisseurs se vérifient dès la livraison. L’approvisionnement comprend la gestion des réclamations auprès des fournisseurs le cas échéant. Dans le processus, la validation de la facture d’achat s’effectue en général par rapprochement automatique du bon de livraison et de la commande dans un logiciel ou ERP. En cas d’écart sur les quantités, c’est le service approvisionnement qui répond.

Les postes et métiers de la chaîne approvisionnement

L’organisation humaine de la fonction approvisionnement dépend bien sûr du type d’activité et de sa dimension. Voici les différents métiers que recouvre ce domaine, même si parfois une seule personne remplit toutes ces missions.

Responsable approvisionnement

• chapeaute tous les acteurs qui interviennent sur la chaîne approvisionnement dans les grandes sociétés ;

• définit la méthode de travail, les procédures de stockage, la stratégie ;

• communique avec la direction des achats, la production, le commerce, la comptabilité, le contrôle de gestion, etc. ;

• réfère à la direction générale et fait partie du codir ou comex.

Approvisionneur 

• passe les commandes aux fournisseurs référencés de son choix, selon les prévisions et le calcul des besoins ;

• vérifie la capacité à stocker les produits qui arrivent dans de bonnes conditions techniques ;

• contrôle ou fait contrôler les livraisons en qualité, quantité et coûts ;

• gère les litiges avec les fournisseurs ;

• s’assure de la réalité des stocks physiques ;

• évite les surstocks comme les ruptures d’approvisionnements.

Magasinier

• applique les procédures définies en interne pour vérifier les réceptions de marchandises dans le magasin ; 

• range les produits livrés aux emplacements prévus dans les entrepôts pour chaque code article ;

• saisit ou flashe les bons de livraison ainsi que les sorties de stocks dans le logiciel  ;

• participe aux inventaires des stocks physiques. 

Pourquoi l’approvisionnement est-il crucial dans les entreprises ?

La performance globale d’un business repose sur l’optimisation de plusieurs facteurs clés, commerciaux, industriels, financiers, logistiques, RH, etc. Investir dans un service structuré et professionnel pour la gestion des approvisionnements contribue à la bonne marche de l’entreprise.  

Participer à la performance de la supply chain

L’approvisionnement fait partie de la chaîne logistique de l’entreprise et donc de la supply chain. Cette fonction contribue à l’atteinte des objectifs globaux :

• pilotage des flux physiques de matières et marchandises achetées  ;

• planification des approvisionnements pour chaque produit, conformément aux prévisions de ventes.

Anticiper les risques de rupture d’approvisionnement

• piloter les stocks physiques avec précision et en respect des méthodes définies ;

• s’assurer de la sécurité des stocks et des sites d’entreposage ; 

• maintenir une veille auprès des fournisseurs et du marché pour identifier les difficultés potentielles ;

• alerter en cas de menace d’arrêt de livraison afin de chercher une alternative pour approvisionner la société. 

Garantir la concordance des produits livrés avec les cahiers des charges clients

• contrôler la réception des matières premières ou marchandises et leur conformité avec les cahiers des charges clients ;

• gérer les litiges, les refus clients et retours aux fournisseurs ;

• participer aux audits qualité commandités par les clients notamment.

Mots-clés utilisés par la chaîne approvisionnement

Voici les termes courants utilisés en matière d’approvisionnement.

Réception en stock des marchandises

C’est la fonction classique de l’approvisionnement, recevoir les produits commandés aux fournisseurs, aux bonnes dates, en quantité et en qualité prévues. La réception consiste à la fois à ranger les marchandises rationnellement et à vérifier la conformité physique avec le bon de livraison et la commande passée.

Gestion des stocks

Il s’agit principalement : 

• du bon maintien physique des produits réceptionnés en stock ; 

• de la sécurité des lieux d’entreposage ;

• du contrôle des quantités inventoriées avec l’inventaire théorique ;

• de la commande des articles qui manquent ou qui vont manquer ;

• de l’identification des stocks dormants ou à rotation lente.

Calcul des besoins en approvisionnement (CBN)

Pour savoir combien et quoi commander aux fournisseurs, le service approvisionnement doit se baser sur des prévisions. Les ERP comprennent en général une fonction appelée CBN ou calcul des besoins nets. Selon les projections commerciales, le système chiffre les matières et marchandises nécessaires pour produire puis livrer les clients. En confrontant ces données avec les stocks prévisionnels et les délais de livraison, vous obtenez les quantités à commander aux fournisseurs.

Entrepôt de stockage

C’est le lieu où l’approvisionneur fait stocker les produits livrés :

• locaux détenus en propre ;

• stocks déportés dans un entrepôt qui appartient à un client ;

• plateformes logistiques louées à des prestataires, etc. 

Inventaire permanent des produits

Le logiciel qui enregistre tous les flux de produits qui entrent et qui sortent du stock au fil de l’eau permet de disposer d’un inventaire théorique à date. On parle alors d’inventaire permanent (IP).