Eingangsrechnung: Definition, Prüfung & Beispiele

Was sind Eingansgrechnungen vs. Ausgangsrechnungen?

Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen sind zwei Begriffe aus dem Rechnungswesen, die verschiedene Arten von Geschäftstransaktionen beschreiben. Während Eingangsrechnungen die Geldbeträge darstellen, die ein Unternehmen an Lieferanten oder Dienstleister zahlen muss (Accounts Payable), zeigen Ausgangsrechnungen die Beträge, die ein Unternehmen von seinen Kunden erwartet (Accounts Receivable).

Eingangsrechnung

Definition: Rechnungen, die ein Unternehmen von seinen Lieferanten oder Dienstleistern erhält

Zweck: Stellen Verbindlichkeit für das Unternehmen dar, da sie den Betrag festlegen, den das Unternehmen dem Lieferanten oder Dienstleister schuldet

Beispiele: Rechnungen für den Kauf von Rohstoffen, die Anschaffung von Büromaterial oder für in Anspruch genommene Dienstleistungen

Ausgangsrechnung

Definition: Rechnungen, die ein Unternehmen an seine Kunden ausstellt

Zweck: Repräsentieren eine Forderung des Unternehmens gegenüber dem Kunden, d.h., sie zeigen den Betrag an, den der Kunde dem Unternehmen schuldet

Beispiele: Rechnungen für verkaufte Produkte, erbrachte Dienstleistungen oder sonstige Leistungen, die ein Unternehmen seinem Kunden gegenüber erbracht hat

Eingangsrechnungen prüfen

Die Prüfung einer Eingangsrechnung ist aus zwei Gründen wichtig: Zum einen darf die Rechnung keine Formfehler enthalten, um später auch vom Finanzamt als gültiger Beleg akzeptiert zu werden. Zum anderen besteht immer die Gefahr, dass die aufgeführten Posten nicht korrekt und im Einklang mit den Vereinbarungen oder Bestellungen stehen.

Solche Diskrepanzen sollten direkt beim Rechnungseingang entdeckt werden. Ist eine Rechnung nämlich erst einmal bezahlt, ist es viel komplizierter, Fehler zu klären. Die folgenden Schritte können Ihnen dabei helfen, eine Eingangsrechnung systematisch zu prüfen:

Formelle Prüfung

In Deutschland muss jede Rechnung bestimmten Richtlinien entsprechen, die in § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG definiert sind.

Auf der klassischen Rechnung müssen die folgenden Informationen enthalten sein:

Vollständiger Namen und Anschrift des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers
Steuernummer und Umsatzsteuer-Id des Leistungserbringers
Ausstellungsdatum der Rechnung
Rechnungsnummer
Handelsübliche Bezeichnung für Menge und Art der gelieferten Produkte bzw. Umfang und Art der Leistungen
Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistungserbringung
Ggf. der Hinweis zu Steuerbefreiungen
Im Voraus vereinbarte Rabatte (Preisminderungen)
Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag

Beläuft sich der Rechnungsbetrag auf weniger als 250 €, gilt die Eingangsrechnung als Kleinbetragsrechnung und einige Pflichtangaben fallen weg. Übrig bleiben:

Vollständiger Name und Adresse des Leistungserbringers
Ausstellungsdatum
Handelsübliche Bezeichnung für Menge und Art der gelieferten Produkte bzw. Leistungen
Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe,
Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag

Hier finden Sie mehr Informationen zu den formellen Anforderungen an Rechnungen.

Inhaltliche Prüfung

Wenn die formellen Angaben korrekt sind, gilt es als nächstes, die aufgeführten Posten auf Richtigkeit zu prüfen, damit keine fehlerhaften Beträge überwiesen werden. Folgende Punkte sind dabei wichtig:

Bei Waren: Vergleich der in der Rechnung aufgeführten Mengen mit den gelieferten Mengen oder den Aufzeichnungen des Wareneingangs.
Bei Dienstleistungen: Überprüfung der angegebenen Stunden oder Einheiten mit den tatsächlich erbrachten Leistungen
Bei Bedarf Abgleich mit Lieferscheinen oder anderen Begleitdokumenten.
Vergleich der in der Rechnung angegebenen Preise mit den vereinbarten Preisen (z. B. aus Bestellungen, Verträgen oder Preislisten).
Kontrolle von Rabatten, Skonti oder anderen Nachlässen, ob sie korrekt angewendet wurden.
Überprüfung, ob die Multiplikation von Preis und Menge sowie die angewendete Umsatzsteuer (falls anwendbar) korrekt sind.

Bei Unstimmigkeiten oder Fragen sollten der Lieferant oder Dienstleister umgehend kontaktiert werden. Meist handelt es sich nicht um einen absichtlichen Fehler, sondern ein Versehen, das schnell aus der Welt geräumt werden kann.

Eingangsrechnungen buchen mit dem richtigen Buchungssatz

Der korrekte Buchungssatz für Eingangsrechnungen hängt von der Art der erhaltenen Leistung oder Ware und der Art der Buchführung des Unternehmens ab. Im Allgemeinen folgt der Buchungssatz für Eingangsrechnungen im Rahmen der doppelten Buchhaltung jedoch diesem Muster:

1) Erwerb von Waren auf Ziel (d.h. auf Rechnung):

Soll: Aufwandskonto (z. B. Wareneinkauf)
Haben: Verbindlichkeiten (z. B. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen)

2) Erwerb einer Anlage (z. B. Maschine):

Soll: Anlagekonto (z. B. Maschinen)
Haben: Verbindlichkeiten

3) Erhaltene Dienstleistung:

Soll: Aufwandskonto (z. B. Fremdleistungen, Mietkosten, Beratungskosten)
Haben: Verbindlichkeiten

Bei Eingangsrechnungen, in denen Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer ausgewiesen ist, müssen Sie auch die Vorsteuer buchen. Hierfür wird zusätzlich das Vorsteuerkonto verwendet:

4) Einkauf von Waren inklusive Mehrwertsteuer:

Soll: Wareneinkauf (Nettobetrag)
Soll: Vorsteuer (Mehrwertsteuerbetrag)
Haben: Verbindlichkeiten (Gesamtbetrag)

Wichtig: Die genaue Bezeichnung und Struktur der Konten kann je nach verwendetem Kontenrahmen (z. B. SKR03, SKR04 in Deutschland) variieren. Sie sollten sich immer an den für Ihr Unternehmen geltenden Kontenrahmen und an die Empfehlungen Ihres Buchhalters oder Steuerberaters halten.

Beispiel für einen Buchungssatz: Eingangsrechnung mit Umsatzsteuer und Skonto

Nehmen wir an, Ihr Unternehmen hat für eine Beratungsdienstleistung eine Eingangsrechnung über einen Gesamtbetrag von 1500 € ausgestellt bekommen. Inkludiert sind 19 % MwSt, für eine schnelle Zahlung gibt es 3 % Skonto.

Die Buchung sieht dann folgendermaßen aus:

Gesamtbetrag (brutto): 2.380
Mehrwertsteuer (19 %): 380 €
Nettobetrag (ohne MwSt): 2.000 €
Skontobetrag (3 % auf Nettobetrag): 2.000 € * 0,03 = 60 €

Beratungskosten (Nettobetrag)

Soll (€): 2.000

Vorsteuer (19% MwSt)

Soll (€): 380

Verbindlichkeiten aus L&L

Haben (€): 2.380

Wenn das Unternehmen das Skonto in Anspruch nimmt, ergibt sich folgender zusätzlicher Buchungssatz:

Verbindlichkeiten aus L&L

Soll (€): 2.380

Bank (reduzierter Zahlungsbetrag)

Haben (€): 2.320

Skontoertrag

Haben (€): 60

In diesem Fall reduziert sich die Zahlung an den Lieferanten um den Skontobetrag, und das Unternehmen erfasst das Skonto als Ertrag.

Den Eingangsrechnungsprozess optimieren

Was passiert in Ihrem Unternehmen, wenn eine Lieferantenrechnung eingeht? In den meisten Faällen sieht der Prozess zur Eingangsrechnungsverarbeitung ungefähr so aus:

Rechnungseingang → Rechnungsbearbeitung (Datenextraktion) → Rechnungsprüfung (Freigabe) → Zahlung → Archivierung

Dabei kann so einiges an manuellem Aufwand anfallen. Typische Prozessschritte, die viel Zeit kosten, sind zum Beispiel:

Rechnungen gehen nicht an eine zentrale Rechnungsadresse ein und müssen erst von einzelnen Angestellten zur Buchhaltung geschickt werden.
Die Rechnungsfreigabe erfordert häufig Rückfragen zur Klärung per E-Mail.
Es gibt kein System für Dunkelbuchungen (Rechnung werden automatisch mit vorliegenden Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen und komplett automatisch beglichen).

Verzögerungen können Skontoverluste, Mahnungen, unzufriedene Geschäftspartner und zusätzliche Gebühren nach sich ziehen. Daher ist eine effiziente Eingangsrechnungsverarbeitung für Unternehmen so wichtig.

Mit Spendesk lässt sich die Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisierten und optimieren. Die Vorteile sind vielfältig:

Zentrale Speicherung aller Rechnungen.
Automatisierte Datenerkennung mit Hilfe von OCR (Optical Character Recognition), die den Inhalt von Rechnungen erfasst.
Digitalisierte Prozesse für Freigabe, Bezahlung und Reporting – alles an einem Ort.
Automatische Übergabe an Buchhaltungsprogramme wie DATEV.

Fazit

Eingangsrechnungen spielen eine zentrale Rolle in der Buchhaltung und Finanzverwaltung von Unternehmen. Durch Ihre sorgfältige Prüfung – sowohl in formellen als auch in inhaltlichen Aspekten – können Fehler vermeiden und die Einhaltung von steuerlichen Vorschriften gewährleistet werden. Zudem ist die richtige Buchung dieser Rechnungen wichtig, um den Finanzstatus eines Unternehmens korrekt darzustellen.

Mit Spendesk können Unternehmen die Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren und automatisieren. Dies führt nicht nur zu einer erhöhten Effizienz, sondern vermeidet auch mögliche Fehler und spart wertvolle Zeit.