Laufende Kosten

Unter laufende Kosten fallen all die Ausgaben, die regelmäßig im Unternehmen anfallen – also alles außer einmaligen Ausgaben. Laufende Kosten werden gerade von Selbstständigen und Startups oft unterschätzt und haben schon so manchem unternehmerischen Vorhaben das Genick gebrochen.

Wenn etablierte Unternehmen ihre laufenden Kosten nicht richtig kalkulieren, entstehen Finanzierungslücken und die Liquidität des Unternehmens kann nicht mehr gewährleistet werden. Neben der richtigen Planung ist auch die Verfolgung von laufenden Kosten wichtig für den Unternehmenserfolg.

Beispiele für laufende Kosten im Unternehmen

Laufende Kosten unterteilen sich in Fixkosten und variable Kosten. Während Fixkosten kurzfristig nicht zu beeinflussen sind, lassen variable Kosten sich entsprechend der Unternehmenssituation (also des Umsatzes bzw. Cashflows) leichter anpassen.

Beispiele für fixe laufende Kosten sind:

Büromiete
Nebenkosten wie Stromkosten, Heizkosten und Hausnebenkosten(Müllabfuhr, Straßenreinigung, etc.)
Personalkosten für Festangestellte
Versicherungen, inkl. Arbeitgeberanteile von Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträgen, ggf. Beitragszahlungen an die Berufsgenossenschaft

Hosting- und Serverkosten
Kosten für Tools, die zum Betrieb des Kerngeschäfts notwendig sind (wie Google Analytics, das CRM-Tool oder ERP-Systeme)
Materialkosten
Zinsen und Kreditrückzahlungen

Nebenkosten (wie Strom und Internet)

Beispiele für variable laufende Kosten sind:

Ausgaben für Freiberufler
Ausgaben für Marketing und Werbung
Unternehmensinvestitionen und Spenden

Software-Abonnements, wenn sie nicht essentiell für den Geschäftsbetrieb sind

Vergünstigungen für das Team („Team-Benefits“) wie Fitnessstudio-Mitgliedschaften

Das sind keine laufenden Kosten

Genau wie im Privatleben auch wird das meiste Geld in Unternehmen für immer wiederkehrende Ausgaben eingeplant. Die Liste der Unternehemensausgaben, die nicht als laufende Kosten gelten, ist demnach recht kurz. Sie umfasst:

Gründungskosten
Einmalige Anschaffungen wie die Einbauküche für das Büro
Investitionskosten und einmalige Spenden

Laufende Kosten in der Kostenplanung berücksichtigen

Bei der Umsatz- und Kostenplanung werden voraussichtliche Einnahmen einer Geschäftsperiode den voraussichtlichen Ausgaben gegenübergestellt. Bei der Existenzgründung ist die Kostenplanung besonders wichtig und gehört als Teil des Finanzplans in den ersten Businessplan. Neben den Gründungskosten werden die laufenden Kosten aufsummiert. Aus der Differenz zu den geplanten Einnahmen ergibt sich der Kapitalbedarf eines neuen Unternehmens. Dementsprechend müssen Förderungen beantragt oder Investoren gefunden werden.

Doch auch für etablierte Unternehmen ist die Kostenplanung ein wichtiges Instrument in der Budget- und Finanzplanung. Sie sorgt dafür, dass Ausgaben im richtigen Umfang eingeplant werden können und so die Liquidität des Unternehmens gesichert wird. Dabei ist es übrigens nicht nur problematisch, wenn die realen laufenden Kosten über den geplanten liegen. Auch eine übermäßig großzügige Kostenplanung schadet Ihrem Unternehmen. Sie führt dazu, dass eingeplantes Geld an anderer Stelle fehlt – und sei es nur als fehlendes Anlagekapital.

Also: Wenn Sie sich an die Erstellung eines Kostenplans begeben, planen Sie Puffer und Risiken mit ein. Übermäßige Vorsicht kann Ihrem Unternehmen jedoch ebenso schaden wie Nachlässigkeit.

Laufende Kosten nachverfolgen und auswerten

Die Planung laufender Kosten ist nur der erste Schritt. Als nächstes müssen diese in Budgetvorgaben übersetzt und deren Einhaltung wiederum kontrolliert werden.

Über 40% der Unternehmen wissen nicht genau, wie ihre Gelder verwendet werden – das ergab der State of Spend Management Survey von Spendesk und YouGov aus dem Jahr 2020. Gerade in turbulenten Zeiten, in denen die Umsatzsituation eines Unternehmens großen Schwankungen unterliegt, wird Cashflow-Management so zum Albtraum. Während der Coronapandemie beispielsweise war das Cashflow-Management laut einer Umfrage das größte Problem der befragten CFOs.

Beim Ausgabenmanagement geht es weniger darum, laufende Kosten zu reduzieren. Vielmehr ergeben erlauben Echtzeit-Daten zu realen Ausgaben Rückschlüsse auf Planungsgenauigkeit und eine frühzeitige Reaktion auf Abweichungen.

4 Maßnahmen für den Überblick über laufende Kosten

Natürlich können Sie Ihre laufenden Kosten in einer Excel-Tabelle verwalten… theoretisch. Besser aber sind Echtzeitdaten, die ganz automatisch über ein Tool zum Ausgabenmanagement erfasst werden. Eine automatisierte Lösung basiert auf folgenden Maßnahmen:

Verwendung geeigneter Zahlungsmittel
Wenn Mitarbeitende Firmengelder ausgeben – zum Beispiel für Software-Abos oder Freelancer – brauchen sie Zugang zu geeigneten Zahlungsmitteln. Klassische Spesenabrechungen und geteilte Kreditkarten führen schnell zu Problemen, denn Zahlungen gehen bei ersteren zeitlich verzögert ein und lassen sich bei letzteren nicht klar einer Person zuordnen.
Daher empfehlen wir…
- physische Firmenkarten mit individuell anpassbaren Limits für jeden Mitarbeiter,
- virtuelle Kreditkarten für Online-Zahlungen
- und eine digitale Rechnungseingangsverwaltung, über die Mitarbeiter Rechnungen direkt online einreichen können.
Zugang zu einer zentralen Plattform
Finanzteam und Manager können alle laufenden Zahlungen Ihrer Teams über Dashboards einsehen. Auch offene Zahlungen (also nicht bezahlte Rechnungen und ausstehende Abo-Zahlungen) werden hier berücksichtigt. Das bedeutet, dass Entscheidungsträger Budgetüberschreitungen frühzeitig erkennen und vorsorgen können.
Laufende Zahlungen für Leistungen, die nicht mehr benötigt werden, fallen dabei ebenfalls schnell ins Auge.
Möglichkeit zur einfachen Belegerfassung
Je einfacher Mitarbeitende Rechnungen und Belege erfassen können, desto weniger Zeit muss Ihr Finanzteam darauf verwenden, diesen hinterherzulaufen. Mit Spendesk können Mitarbeitende Ausgaben sogar von unterwegs per App erfassen. So wissen Finanzabteilung und Manager immer genau, wo gerade Kosten entstehen.
Freigabe von laufenden Zahlungen über Genehmigungsworkflows
Lösungen wie Spendesk erlauben es, Ausgaben über einen Genehmigungsworkflow freizugeben. Das ist ganz besonders bei laufenden Abozahlungen wichtig, die ansonsten über Monate oder Jahre einen signifikanten Kostenpunkt ausmachen können, der völlig unter dem Radar fliegt, weil die einzelnen Zahlungen vergleichsweise gering ausfallen.

Fazit

Die Planung und Verfolgung laufender Kosten entscheidet mitunter über den Unternehmenserfolg. Nicht nur für Neugründungen spielt die Kostenplanung eine wichtige Rolle. Auch etablierte Unternehmen müssen Ihren Cashflow immer im Blick behalten, um Finanzierungslücken zu vermeiden. Damit Ihnen die laufenden Kosten nicht über den Kopf wachsen, sollten Sie diese in Echtzeit und automatisch über eine Lösung zum Ausgabenmanagement verfolgen.

Lernen Sie hier unsere Software zum Ausgabenmanagement kennen.