Verwalten und dokumentieren Sie Zahlungsausgänge in Echtzeit und vereinfachen Sie so Buchhaltungsprozesse wie Monatsabschluss, Gewinnermittlung und andere betriebswirtschaftliche Auswertungen.
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Volle Kontrolle
Erkennen Sie doppelte oder verdächtige Zahlungen automatisch, bevor diese im Online-Banking aufschlagen. So machen Sie Kreditkartenbetrug praktisch unmöglich.
Automatisierte Ausgabenerfassung
Erfassen Sie 98% aller Ausgaben automatisch und fristgerecht und vereinfachen Sie somit die Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), der Umsatzsteuervoranmeldung, der doppelten Buchführung, etc.
Digitaler Datenaustausch
Importieren Sie Ihre Zahlungsdaten über die DATEV-Schnittstelle oder per API bzw. Export in andere Buchhaltungsprogramme. So behält Ihr Finanzteam immer ganzheitlich den Überblick.
Mit unserer All-in-One-Software zum Ausgabenmanagement gewinnt Ihre Finanzbuchhaltung volle Transparenz über jede ausgehende Zahlung. Die Daten lassen sich zudem in Ihre Buchhaltungssoftware, Ihr ERP-System oder direkt zu DATEV exportieren.
Approval and policies
Team budgets
Invoice payment
Expense tracking
Virtual & physical cards
Spending reports
Pre-accounting automation
Erfassen Sie Ausgaben wie Spesen und Reisekosten GoBD-konform per App oder Online-Tool, analysieren Sie Ihre Zahlungsausgänge und übertragen Sie die Daten in andere Buchhaltungsprogramme, z.B Ihr digitales Kassenbuch. Spendesk-Nutzer sammeln 98% der Belege pünktlich ein.
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Die manuelle Überwachung von Zahlungsgenehmigungen kostet Finanzteams viel Zeit und Nerven. Unsere Software erfasst zu jeder Zahlung den verantwortlichen Mitarbeiter und den genehmigenden Manager. Ob Freiberufler-Rechnung oder Snack-Abo – Sie sehen, wer eine Zahlung genehmigt hat, ohne in Excel-Tabellen oder E-Mail-Verläufen wühlen zu müssen.
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Über die Benutzeroberfläche haben Sie direkten Zugriff auf alle Dokumente – mit Suchfunktion, sodass Sie auf der Suche nach einer bestimmten Rechnung nicht mehr endlos blättern müssen. Finden Sie kleine und große Geschäftsvorfälle wie Amazon-Zahlungen oder Software-Abos mit nur wenigen Klicks.
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Nicht identifizierte Zahlungen (Maverick-Ausgaben) sorgen regelmäßig für Verzögerungen in der Buchhaltung. In unserem Leistungsumfang ist eine Zahlungshistorie inkl. Betrag, Lieferant und Grund enthalten, auf die Sie jederzeit und von überall aus zugreifen können. Die Transaktionsinformationen werden digital, sicher und automatisch in unserer Cloud-Lösung gespeichert.
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Gerade Startups und Kleinunternehmer sind auf eine unkomplizierte Kommunikation mit dem Steuerberater angewiesen. Indem Daten über eine DATEV-Schnittstelle übermittelt werden, sparen Sie Zeit und bares Geld. Oft reduzieren sich sogar Honorare des Steuerberaters, da Leistungen auf Stundenbasis reduziert werden können.
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DATEV ist die Standardlösung in der digitalen Buchhaltung. Daher lässt unsere Software sich nativ mit DATEV integrieren. Und auch der Export zu anderen Tools in der Online-Buchhaltung ist nicht schwierig. Alle Zahlungsdaten können über eine CSV-, Excel- oder XML-Datei exportiert und in die Buchhaltungssoftware Ihrer Wahl importiert werden.
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DAS SAGEN UNSERE KUNDEN
Das schöne mit Spendesk ist, dass wir jedem Abo und jeder Ausgabe eine Person und ein Team zuordnen können. So wissen wir immer, wer der Eigentümer oder Verwalter der Lizenz ist. Wenn die Person das Unternehmen verlässt, haben wir im Rahmen unseres Offboardings einen klaren Prozess und können das Abo auf einen neuen Eigentümer umschreiben.
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Christoph Nicola, CFO bei Finiata
View some of the most common questions and answers related to spend management software and solutions.
Most importantly, it gives complete visibility to budget managers and finance teams throughout their teams' travel and other expenses. You know immediately once a claim is created - and why - without needing to wait until the end of the month to process it.
Spend management is the perfect fit in any business where company spending feels out of control, or where finance teams waste too much time collecting receipts and entering spend data.
Spend management solutions make optimization of these key finance challenges easy. They provide a process right out of the box, and are tailored to your company's needs. So you get custom expense policies and workflows without having to build them yourself.
Especially for companies without strong change management procedures, an easy-to-use tool like this is hugely beneficial.
Spend management solutions are a combination of payment methods and smart software. Payment methods include smart cards, virtual cards, invoices, and expense reimbursements. Every transaction made with these is tracked, along with the person who made it, the approving manager, and the receipt.
At any moment, the financial controller can see all the spending done by every business team, identify missing documents, and stay in complete control of all company spending.
Manual, paper expense reports are like using an abacus in a world full of computers. Great expense management systems remove the need for paper expense reports altogether. Instead, employees can claim a reimbursement with a few taps of their mobile device.
Digital expense reports are faster to create, free from errors, and save teams from the hassle of data entry.
Built-in approval workflows also cut down on long email trails. Finance teams can see that a manager has validated each expense, and can proceed to processing the reimbursement right away.
Most importantly, budget managers and finance leaders can see their team's claims in real time. This makes project management easy, and puts the right people in control of the expense management process.
Supplier relationships are precious, and good supplier management is a huge bonus. To start, Spendesk's invoice processing tools make paying suppliers far simpler. Rather than a complex paper trail, employees simply upload their invoices, which are then matched against the purchase order and the goods delivered. This is all done digitally, with no tedious back and forth. Which means suppliers get paid on time, and always in the correct amounts.
Good spend data also shows you exactly what's been spent with each supplier, and when the next payment cycle is due. More visibility and accountability always leads to better supply chain management.
Maverick or "ghost" spend is a common issue for many businesses. These are charges on the company credit card or bank account that aren't easily attributable to a person or team. This is common with shared corporate cards - the finance team receives a statement each month, but doesn't know which individual made each payment.
Closely tracking spend is critical for finance teams so they can build accurate budgets and ensure there's no fraud. And maverick spend makes this far more difficult, as finance teams go on fishing expeditions to find out who spent what.
To learn more about spend management, here are a few great suggestions:
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Sparen Sie Zeit. Erfassen Sie jeden Beleg.
Budgeting software 
Expense report software