Eigenbeleg: Definition, Arten & Erstellung

Was ist ein Eigenbeleg?

Eigenbelege (auch: Ersatzbeleg) werden im Gegensatz zu externen Belegen unterschieden, da sie von einem Unternehmen selbst erstellt werden. Sie dienen dazu, interne Geschäftsvorfälle zu dokumentieren oder Belege und Rechnungen zu ersetzen, die verloren gegangen sind.

Kurz gesagt: Wenn kein offizieller Beleg vorhanden ist, kann ein Eigenbeleg erstellt werden.

Ein Ersatzbeleg taucht meist unter den 2 folgenden Umständen auf:

1. Als Notlösung für eine verlorene Rechnung oder Quittung

2. Als Nachweis für einen Geschäftsvorfall, der keine externen Wirtschaftsbeteiligten involviert (z. B. interne Leistungsverrechnung).

Welche Angaben gehören in einen Ersatzbeleg?

Ein Eigenbeleg muss dieselben Angaben enthalten wie ein Fremdbeleg, d.h.:

• Name

• Vollständige Anschrift des Zahlungsempfängers

• Art der Aufwendung

• Gesamtpreis oder der Einzelpreis pro Einheit

• Datum

• Grund (z. B. Trinkgeld, Parkautomat, verlorener Beleg)

• Unterschrift

Eigenbelege können sowohl handschriftlich als auch digital erstellt werden. Es gilt dieselbe Aufbewahrungsfrist wie für den originalen Buchungsbeleg, den der Eigenbeleg ersetzt.

💡 Wichtig: Das Finanzamt akzeptiert nur glaubhafte und plausible Beträge. Zum Beispiel ist es üblich, dass ein Geschäftsessen mit Parkgebühren und Trinkgeldern einhergeht.

Wenn ein Beleg verloren gegangen ist

Niemand ist perfekt – und so kann es vorkommen, dass eine Rechnung oder ein Beleg verloren geht, insbesondere wenn Belege nicht digitalisiert wurden. Sollte dies passieren, ist es ratsam, zunächst beim Zahlungsempfänger einen Ersatzbeleg anzufordern.

Falls das nicht möglich ist, kann ein Eigenbeleg als steuerlich geltend gemachter Ersatz herangezogen werden. Taucht die Zahlung auf einem Kontoauszug auf, kann dieser als Nebenbeleg hinzugefügt werden, um die Nachvollziehbarkeit gegenüber dem Finanzamt zu erhöhen.

💡 Wichtig: Ein Eigenbeleg kann zwar die Betriebsausgabe nachweisen, doch der Vorsteuerabzug entfällt, da eine steuerlich gültige Rechnung fehlt. Nach §14 und §15 UStG ist ein Ersatzbeleg kein ordnungsgemäßer offizieller Beleg und wird vom Finanzamt nicht für den Vorsteuerabzug akzeptiert.

Eigenbelege für betriebliche Ausgaben im Alltag

Manche betrieblichen Ausgaben können nicht mit einer Rechnung oder Quittung belegt werden, beispielsweise Zahlungen an Münzautomaten, Trinkgelder oder Kopien im Copyshop. Da der Zahlungsempfänger in solchen Fällen oft keinen Beleg ausstellt, muss ein Ersatzbeleg geschrieben werden.

Falls solche Ausgaben in einer Spesenabrechnung steuerlich geltend gemacht werden, sollte der Eigenbeleg dieselben Angaben wie ein Fremdbeleg vorweisen (s. Abschnitt oben).

Eigenbelege für interne Leistungsverrechnungen

Auch in der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung gilt: Buchung ohne Beleg ist nicht zulässig. Da keine externen Akteure beteiligt sind, gibt es keine Fremdbelege, sondern nur interne Belege bzw. Eigenbelege.

Beispiele hierfür sind:

• Lohnlisten

• Abschreibungen (Verderb, Diebstahl)

• Stornobuchungen und Umbuchungen

• Privatentnahmen und Privateinlagen

• Durchschriften von Ausgangsrechnungen oder Lieferscheinen

Anforderungen an einen Eigenbeleg

Damit ein Eigenbeleg vom Finanzamt akzeptiert wird, müssen bestimmte Vorgaben erfüllt sein:

• Alle wichtigen Angaben enthalten (siehe oben)

• Glaubhaft und nachvollziehbar sein

• Ordentlich dokumentiert und aufbewahrt werden

Eine Eigenbeleg Vorlage kann helfen, alle notwendigen Angaben korrekt zu erfassen. Hier können Sie eine kostenlose Eigenbeleg Vorlage herunterladen.

💡 Hinweis: Für Beträge über 150 Euro wird das Finanzamt besonders kritisch prüfen, ob der Eigenbeleg gerechtfertigt ist.

Belege sofort digitalisieren und Notbelege vermeiden

Ob als Ersatz oder Notlösung interne Belege sind oft mit Nachteilen verbunden: kein Vorsteuerabzug, mögliche Nachfragen durch das Finanzamt und ein vermeidbarer Zeitaufwand, z.B. durch die Suche nach dem Original.

Es liegt also im Interesse eines Unternehmens, Eigenbelege soweit wie möglich zu vermeiden. Wie das geht? Je einfacher Sie es Ihren Mitarbeitenden machen, Belege umgehend und von überall einzureichen, desto seltener gehen sie verloren. Hier kommen Lösungen zur Belegverwaltung ins Spiel.

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