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El cierre anual es un momento crítico para los departamentos contables. Cada año, estos profesionales se dejan la piel para preparar las cuentas, los estados y los informes financieros.
Se calcula que se tarda de media 25 días en completar el cierre anual. Esta época también coincide con el cierre de fin de mes y los informes y presentaciones de fin de trimestre, lo que supone una carga de trabajo significativamente mayor.
Una de las maneras más sencillas de reducir el estrés y mejorar la productividad durante este periodo es preparar y seguir un flujo de trabajo establecido. En este artículo queremos ayudarte, y por eso te exponemos los pasos esenciales para un ciclo de cierre de ejercicio satisfactorio.
Qué es el cierre anual
El cierre del ejercicio (o cierre anual) es el proceso de revisar, conciliar y verificar que todas las transacciones financieras y aspectos de los libros contables de la empresa del pasado año fiscal cuadran. Esto implica calcular los gastos, ingresos, bienes, inversiones, patrimonio neto, etc.
El objetivo es preparar un estado financiero final para una posible auditoría externa, que se guardará en los registros financieros oficiales de la empresa.
El ejercicio fiscal se refiere a un periodo de 12 meses que suele seguir al año natural, de enero a diciembre.
Durante el cierre del ejercicio, los contables comprueban cuidadosamente si hay discrepancias entre los gastos de la empresa y los presupuestos, es decir, las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar. Si detectan alguna, deben ponerse en contacto con los empleados implicados para recabar la información o documentación que falte para resolver las discrepancias y ajustar el libro mayor en consecuencia.
En este proceso puede haber serias responsabilidades legales envueltas. Por eso será importante preparar un balance, una cuenta de pérdidas y ganancias y un estado preciso de los flujos de caja.
Dado que cada año tienes que presentar un informe anual a tiempo y sin errores, necesitas que este proceso sea lo más llevadero posible.
Por qué son tan complicados los cierres anuales
La preparación del cierre del año está cargada de desafíos. Los contables suelen depender de otros para reducir su pesada carga de trabajo. Estas son las dificultades más comunes que enfrentan a lo largo del año, y especialmente en la temporada del cierre anual:
Faltan recibos y facturas. Los empleados necesitan gastar para hacer crecer la empresa, pero hacer un seguimiento de los recibos en papel y las facturas de proveedores es todo un desafío. Si no está todo a mano, puede causar retrasos importantes en la conciliación de gastos y otras tareas.
Errores humanos. Cuando se procesan documentos complejos en grandes volúmenes, es inevitable que se produzcan errores. Por desgracia, incluso una simple entrada incorrecta o un documento extraviado pueden tener consecuencias costosas.
Introducción manual de datos. Introducir datos a mano en hojas de cálculo lleva mucho tiempo y es propenso a errores, pero también es uno de los métodos de contabilidad más comunes. Con un software de contabilidad, ahora hay formas mucho más precisas y eficientes de capturar e introducir datos en los libros contables.
Comunicación ineficaz. Con frecuencia, los contables tienen que perseguir a los empleados para pedirles documentación que falta o explicaciones sobre transacciones concretas. Esto suele dar lugar a cadenas de correo electrónico confusas, llenas de idas y venidas redundantes para completar lo que debería ser una tarea sencilla.
Cómo hacer un cierre anual sin morir en el intento
La buena noticia es que existe una solución sencilla y eficaz para que la contabilidad de fin de año sea menos estresante y más fácil para todos los implicados: planificar con antelación.
La forma más eficaz de reducir el tiempo de cierre es estar al tanto de las finanzas y la gestión de gastos durante todo el año fiscal. Así se garantiza que gran parte de la conciliación ya esté hecha, de modo que los contables pueden centrarse en revisar los libros de contabilidad, preparar informes financieros y establecer presupuestos y objetivos empresariales para el año siguiente.
Con tantas cosas en marcha, es fácil pasar por alto los detalles. Hemos recopilado una lista exhaustiva con todas las tareas importantes, para que no tengas que hacerlo. Agiliza el flujo de trabajo de tu sistema de contabilidad con la siguiente checklist.
Tu lista de comprobación para preparar el cierre anual
Estos son los 8 sencillos pasos que te permitirán cerrar los libros a tiempo. Marca cada uno sobre la marcha.
1. Prepara un calendario de cierre
Identifica las fechas importantes y las actividades que deben completarse en cada una de ellas. Algunos ejemplos son los plazos de presentación de los informes y procesamiento de datos y la fecha de cierre fiscal a nivel legal.
Elabora un calendario con las fechas previstas para evitar que se te pase algún plazo importante.
2. Reúne las facturas y recibos pendientes
Los necesitarás para cerrar las cuentas. Asegúrate de que los empleados entienden lo que hay que hacer y dales suficiente tiempo para presentar los documentos. Anticipa los retrasos.
Para acelerar este proceso, contrata un software de automatización que incluye la captura digital de los recibos para que los empleados puedan cargarlos desde una foto al instante.
3. Revisa las cuentas de los activos
Concilia todas las cuentas de tesorería y registra los asientos de ajuste. Compara las cuentas de inventario con las existencias físicas (si tienes) y revisa los gastos anticipados. Este paso determina el valor de todos los bienes que tu empresa posee actualmente.
4. Concilia todas las transacciones
Asegúrate de que las transacciones registradas coinciden con los extractos de las tarjetas de crédito, los extractos bancarios, las facturas y los recibos. Asegúrate de contabilizar cada céntimo para estar listo para la auditoría a final de año.
5. Cierra las cuentas a cobrar y a pagar
Compara las cantidades recibidas o pagadas con lo que se ha devengado. Es necesario asegurarse de que todos los registros de dinero que entra o sale de la empresa coinciden con lo que realmente ocurrió. Si hay un saldo pendiente, crea asientos de rectificación de los asientos originales.
6. Acumula las cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar que se adeuden al final del año deben añadirse como créditos en la cuenta de resultados y como débitos en el balance. De este modo, te aseguras de empezar el siguiente ejercicio con las finanzas correctas.
7. Acumula las cuentas a pagar
Cualquier deuda impagada debe figurar como pasivo o gasto devengado en el balance. Es crucial llevar un registro de todas las deudas de la empresa para gestionar las finanzas con eficacia.
8. Ajustar subvenciones y ayudas
Cuando proceda, contabiliza las subvenciones y otras ayudas recibidas durante el ejercicio, da igual que sean de procedencia pública o privada.
Adelántate a la contabilidad del año que viene
Con la checklist anterior, habrás empezado con buen pie. Y todo mejora con un software inteligente de gestión de gastos. Esto ayuda a los equipos financieros a cerrar más rápido, ahorrar tiempo durante todo el año y tomar mejores decisiones financieras.
Herramientas como Spendesk ofrecen a los equipos financieros un mayor control y visibilidad en tiempo real de los presupuestos de la empresa, los gastos de los empleados y la facturación. Todo dentro de una plataforma centralizada. Cuenta con funciones como la posibilidad de subir recibos a través de una foto con el móvil y aprobar pagos con un clic.
Resumiendo este artículo, el secreto para conseguir un mejor cierre anual es estar bien preparado, organizado y ser proactivo con las prácticas contables durante todo el año fiscal.
Para obtener más consejos sobre cómo optimizar los procesos financieros para el final del año y prepararse para el siguiente, haz clic en el siguiente enlace.
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