El proceso de cierre de mes: cómo hacer más eficiente la contabilidad

La contabilidad es un trabajo que nunca termina. Que si preparando la declaración de la renta, que si presentando datos para los informes financieros, que si realizando el cierre de mes… no queda tiempo ni para respirar. 

En 2017, la duración media del proceso de cierre de un mes era de más de 8 días.

Lamentablemente, el tiempo invertido en el cierre de fin de mes es tiempo que se pierde en crecer más. Ya de por sí tienes una lista interminable de tareas, y encima cerrar un mes te roba la atención de todo aquello que te genera más dinero. 

Contar con un buen proceso de cierre de mes mejora tu rendimiento y reduce los errores. Vamos a ver cómo puedes desarrollar un mejor proceso en este aspecto y los pasos exactos que debes dar. 

Qué es el cierre de fin de mes

El cierre de fin de mes es la recopilación de la información de contabilidad financiera, la revisión y la conciliación de los registros de cada mes. Se trata de un requisito de información fiscal para las empresas, y las ayuda a mantener registros precisos durante todo el año.

El cierre más importante se produce al final del ejercicio financiero. Pero es importante hacer un seguimiento financiero cada día, cada semana y cada mes.

Por eso, la mayoría de los equipos financieros también cierran los libros contables cada mes, lo que les permite comprobar las transacciones, los diarios y los informes con mayor regularidad. También implica contrastar ingresos y gastos con los registros físicos, comprobando recibos, facturas y otros documentos.

Dependiendo de la rapidez del equipo contable, este proceso de cierre de mes puede llevar entre 5 y 10 días. Es una parte importante del sistema financiero de tu empresa, ya que la contabilidad de fin de mes…

• Ayuda a visualizar fácilmente la información financiera.

• Mantiene los registros preparados en caso de auditoría.

• Ayuda a prevenir futuros errores contables.

• Te prepara para presentar los impuestos de forma más sencilla y fácil.

Poder ver dónde entra y dónde sale el dinero cada mes te permite hacerte una idea más clara del gasto global de la empresa. El cierre de mes pone de relieve dónde no es necesario gastar y te ayuda a optimizar todos los gastos.

Para conseguir un proceso de cierre de mes más ágil es necesario cometer menos errores en todo el procedimiento contable. Así que merece la pena hacerlo bien.

6 pasos importantes para que la contabilidad de fin de mes salga perfecta

No existe una lista de comprobación perfecta para el cierre de mes, ya que cada empresa es un mundo. Algunas venden productos, así que tendrán que realizar un inventario. Otras se centran en servicios, o tienen pocos ingresos y tienen que preocuparse de vender más.

En general, hay 6 pasos clave en el proceso contable de fin de mes para las startups y las pymes:

1. Cuentas por cobrar.

2. Cuentas a pagar.

3. Conciliación de cuentas.

4. Bienes inmovilizados.

5. Estados de cuentas.

6. Planificación.

Cuentas por cobrar

Empieza registrando todos los ingresos recibidos a lo largo del mes, ya sea en efectivo, facturas, préstamos u otros ingresos. Este paso también implica verificar que se han recibido las cantidades correctas de los clientes y que se están reclamando las facturas impagadas.

Tu equipo financiero debe realizar un asiento en el libro diario para registrar cada una de estas transacciones (si estuviera obligado).

Cuentas a pagar

En contraposición a los ingresos, las cuentas por pagar son el dinero que se gasta cada mes en compras y facturas. Tendrás que hacer un seguimiento de cuánto se ha gastado y en qué productos o servicios, incluso a través de informes de gastos, pagos de facturas y tarjetas de la empresa.

Conciliación de cuentas

Este paso del cierre mensual consiste en cuadrar y verificar cada transacción con la del banco, proveedor o empresa correspondiente. Es lo que se conoce como devengo.

Bienes inmovilizados

Las piezas más grandes de maquinaria, tecnología y otros activos a veces se traducen en efectivo en el libro mayor. Esto se debe al proceso de amortización y devaluación, que significa que el valor de dichos bienes disminuye con el tiempo. Como estos bienes son caros, se permite repartir el coste de la amortización en forma de gastos a medida que pasan los años.

Registrar los cambios en el valor de los bienes inmovilizados (incluidas las reparaciones o la amortización) es importante para mantener los libros de contabilidad correctos y evitar saltos repentinos en beneficios o pérdidas.

Estados financieros

Ahora es el momento de organizar los estados financieros de cierre mensual, como el balance, las pérdidas y ganancias, los ingresos y gastos. 

Los informes y estados financieros son muy importantes para proporcionar una visión precisa de los datos financieros de la empresa e informar sobre estrategias futuras.

Planificación

Por último, es hora de pensar en el mes que tenemos por delante y crear un plan financiero empresarial para abordar los principales riesgos. Si algo ha sido especialmente manual este mes, por ejemplo, podría ser el momento de pensar en crear un proceso de automatización. El 88 % de las empresas que hacen esto pueden completar el proceso de cierre de mes en 6 días, frente a solo el 40 % de las que no lo hacen.

5 consejos para mejorar el cierre de mes

Llevar lo mejor posible la contabilidad mes a mes no solo te da una visión certera del estado financiero de tu empresa, además evitarás futuros errores. Racionalizar el proceso te prepara mejor en caso de auditoría y para cuando llegue la temporada de impuestos. 

Esta es la manera de conseguir un cierre de mes más eficiente:

1. Utiliza plantillas y listas de comprobación. 

2. Unifica todas las transacciones en un solo lugar. 

3. Haz copias de seguridad de los datos. 

4. Implementa los límites de la empresa. 

5. Automatiza los sistemas.  

Utiliza plantillas y checklists

Contar con plantillas y checklists para cada paso del proceso puede parecer algo engorroso, pero puede ahorrarte días enteros en tu proceso de cierre de mes. 

La principal ventaja es que simplifican las operaciones. Está demostrado que crear un procedimiento operativo estándar mejora la velocidad y precisión del proceso de cierre del mes. 

Una empresa de software logró reducir el cierre de mes de 3 semanas a solo 3 días gracias a las checklists. 

Unifica todas las transacciones en un solo lugar

Un software de gestión de gastos con varias cuentas de usuario permite a tu equipo de contabilidad verificar todas las transacciones de la empresa. 

También puedes trabajar con etiquetas para categorizar y hacer visibles los gastos con mayor facilidad. 

Copias de seguridad

¿Te imaginas perder el acceso a todos tus datos, informes y análisis? Da miedo solo pensarlo. Pero es algo que podría ocurrir. Por eso, anticípate y haz copias de seguridad utilizando un sistema fiable en la nube que sea seguro. 

Comunica las fechas límite de la empresa

Las fechas límite son fechas concretas a final de mes que todos los empleados deben conocer y respetar. Significan el final del periodo contable en curso, y las transacciones posteriores se trasladarán al mes siguiente.

Automatiza la gestión de gastos

¿Cuál sería el mejor consejo que pudiéramos darte para respirar tranquilo al final del mes?

¡Automatiza tus sistemas!

¿Sabías que puedes delegar la responsabilidad de recibir las facturas de gastos de tus empleados, en vez de perseguirlos cada mes?

Spendesk es una potente herramienta que te permite conciliar los pagos automáticamente, integrar las tarjetas de débito de tus empleados y aprobar los gastos que soliciten. Nuestros clientes aseguran que gracias a Spendesk ahorran aproximadamente 4 días de trabajo al final de cada mes. 

En conclusión, el proceso de cierre de mes cuesta tiempo y energías que se podrían emplear para otras decisiones más estratégicas. Tú tienes el poder de mejorar la satisfacción en el lugar de trabajo, ahorrar más y obtener mayores beneficios. ¡Soluciona el proceso de cierre hoy mismo!