La conciliación bancaria: qué es, cómo funciona y cómo automatizarla

La conciliación bancaria es el proceso en el que se comparan los extractos de cuentas bancarias y tarjetas de crédito con tus registros contables internos. El objetivo es asegurar que tus propios registros coinciden con estos extractos, identificar y corregir las discrepancias y, en definitiva, que las cuentas de la empresa sean exactas.

Todos los meses, trimestres y años, las empresas deben asegurarse de que los pagos registrados se han realizado (es decir, que el dinero ha salido de la cuenta) y de que cada transacción del extracto bancario coincide con una compra realizada por un miembro del equipo.

Cómo funciona la conciliación bancaria

Tradicionalmente, la conciliación bancarias ha sido un proceso bastante manual. Tu contable o interventor recibe cada mes un extracto de la cuenta bancaria en papel o PDF y confirma que cada pago realizado se ha registrado (y aprobado) internamente con exactitud.

La forma más sencilla de explicar este proceso es en dos partes: registros internos y externos.

Procesos internos

Nos centraremos únicamente en lo que ocurre después de que se realice un pago. De hecho, necesitas una política de gastos de empresa claramente definida para determinar quién puede pagar y en qué condiciones. Guardar un buen control va a ayudar mucho a tu equipo financiero.

Cuando se produce el pago, hay que registrarlo. Te presentamos varias maneras para hacerlo:

• El empleado que gasta el dinero o el responsable financiero introduce el pago y todos los detalles pertinentes en una hoja de cálculo. Obviamente, esto es muy manual, pero para las pequeñas empresas con gastos limitados suele ser suficiente.

• Se puede utilizar un programa que recopila los recibos para crear registros financieros a partir de las facturas. Esto es rápido y eficaz, pero no funciona cuando los empleados se olvidan de presentar los recibos o no se recoge ningún recibo.

• Otra opción es apostar por un software de gestión de gastos que conecte los métodos de pagos directamente con el software de informes financieros. En el momento en el que se realiza un pago, se crea un registro que incluye el pagador, el aprobador, el recibo y el motivo del gasto. En breve profundizaremos en este tema.

Recursos externos

El segundo paso del proceso consiste en comparar la documentación creada anteriormente con los registros bancarios. Como ya hemos indicado, esto puede ser (teóricamente) tan sencillo como colocar los dos conjuntos de datos uno al lado del otro y validar que cada uno coincide con el otro.

Esto incluye comprobar el importe gastado, el proveedor (no siempre está claro a partir de los datos de la tarjeta de crédito), la fecha (las fechas de procesamiento pueden ser diferentes de las fechas de pago) y cualquier otra información importante para sus registros.

Pero nada es tan sencillo como esperamos, especialmente para los equipos financieros. La conciliación puede tardar mucho más de lo esperado, debido sobre todo a algunos problemas clave.

Retos en el proceso de la conciliación de pagos

Para alcanzar una buena salud financiera, es esencial disponer de un proceso de conciliación de pagos adecuado. No es solo un aspecto importante de la contabilidad de una empresa, sino que una conciliación atrasada o demasiado complicada dificulta tomar buenas decisiones sobre el flujo de caja.

¿Cuáles son algunos problemas en la conciliación bancaria?

Distintos métodos de pago

Hay un problema importante en la forma en que la mayoría de las empresas pagan por bienes y servicios. A menudo se comparten varias tarjetas de empresa entre el equipo, se realizan pagos a través de transferencias bancarias y se les pide a los empleados que presenten notas de gastos. Ahí van tres métodos de pago diferentes con sus propios procesos, calendarios y formatos de declaración.

Esto suele dar lugar a procesos de conciliación individuales para cada método de pago, lo que añade tiempo y complejidad al final de mes. 

Acceso limitado a los datos

Otro problema de tener varios métodos de pago es que se dificulta poder acceder a todos los datos. Por ejemplo, es posible que recibas un extracto de la tarjeta de crédito al final de cada mes. Pero puede que tu equipo no envíe informes de gastos hasta el final del trimestre. Y si tienes tarjetas de crédito de distintos bancos, es probable que cada uno tenga su propio calendario.

Cuando el equipo financiero se sienta a conciliar los pagos de un periodo determinado, tal vez no disponga de toda la información que necesita. O, lo que es igual de importante, puede que tengan que modificar grandes cantidades de datos solo para iniciar el proceso.

Tener registros poco claros

En un mundo perfecto, el equipo financiero solo debería evaluar los registros uno junto a otro y validar lo que encuentra. Pero en cuanto detectan problemas, empieza el verdadero trabajo. Supongamos que un pago aparece en el extracto de la tarjeta de crédito, pero no en los registros financieros internos. El equipo financiero tiene que "encontrar" el pago que falta, un ejercicio de detective que podría llevarles a examinar toda la empresa.

Este problema suele surgir cuando las tarjetas de crédito de la empresa son compartidas. Aunque técnicamente una persona puede ser la "propietaria" de cada tarjeta, si toda la empresa la utiliza no se sabe realmente quién hizo cada pago ni por qué. Esto se aplica tanto a las compras en tiendas como a las suscripciones de software. A menudo, las empresas tienen cientos de herramientas sin un propietario claro y poca explicación de por qué se eligieron.

Escasa ayuda de los demás

Por mucho que quieras a tus compañeros de equipo, no todo el mundo es diligente y concienzudo con el dinero de la empresa. Los seres humanos siempre cometen errores, y tú tienes que confiar en otras personas que no conocen del todo o no respetan el proceso.

Los principales problemas en este sentido son la falta de información o la información inadecuada sobre las transacciones de pago, las órdenes de compra poco claras o las compras que no se han registrado.

No es culpa de nadie, pero apoyarse en personal ajeno al departamento financiero para obtener detalles importantes suele generar más trabajo (y muchas conversaciones).

Y la solución más sencilla a todos estos problemas es una buena automatización.

Cómo automatizar la conciliación bancaria

Como hemos mencionado, el software de gestión de gastos es la mejor herramienta para conciliar pagos. Spendesk, concretamente, te ayuda a que tu trabajo sea más eficaz y garantiza la salud financiera.

El proceso es sencillo:

• Un miembro del equipo solicita fondos para una compra. Un gerente lo aprueba y los fondos se hacen disponibles al instante. (Los pagos también pueden preaprobarse cuando proceda).

• El empleado realiza una transacción en persona, en línea (para compras de comercio electrónico o reservas de viajes) o crea una suscripción de software. Paga utilizando tarjetas de crédito o débito seguras, una nota de gastos o herramientas de automatización de facturas (cuentas por pagar) proporcionadas por Spendesk.

• Inmediatamente carga el recibo a través de la aplicación móvil o de escritorio.

• El equipo financiero tiene un registro digital por defecto y puede comprobar rápidamente cualquier pago que no esté claro.

• Gracias a las integraciones con software de contabilidad y ERP, el libro mayor se actualiza y todos los registros financieros están siempre al día.

Como los métodos de pago (tarjetas, gastos y facturas) están incluidos en la plataforma, no es necesario esperar a recibir un extracto bancario o de la tarjeta de crédito. Ya dispones de un registro en tiempo real de todos los pagos, y la conciliación de cuentas se automatiza en la primera fecha de pago.

Agiliza el proceso de conciliación de pagos

Para que conciliar los pagos en tu empresa sea más rápido, la clave es lograr una mejor integración entre los métodos de pago y el software de contabilidad, y que tu equipo financiero controle todo el proceso de gastos.

Tanto si realizas un seguimiento de los débitos directos, las cuentas a pagar (pagos de facturas), los desembolsos en efectivo, las suscripciones o los pagos únicos en todo el mundo, necesitas verlo todo en tiempo real.

Spendesk controla todos tus gastos no relacionados con nóminas desde una plataforma central, conectada mediante API a herramientas de contabilidad como QuickBooks, Xero, Netsuite o Datev. Y como cada pago está categorizado y completo por defecto, ahorrará días cada mes en la conciliación bancaria.

En eso consiste la gestión de gastos: eficiencia operativa, control y visibilidad del gasto.