Qué son los costes directos e indirectos y cómo diferenciarlos

Salarios, material, viajes… En la contabilidad no sólo se registran los beneficios, sino también los gastos. Y resulta que éstos suelen ser muchos. Para tener una mejor visibilidad sobre ellos, pueden dividirse en costes directos e indirectos. Es bueno conocer qué los diferencian porque con su identificación y análisis sabrás el beneficio real de tu empresa.

Costes directos y costes indirectos: definición y diferencias

La mayoría de los gastos de una empresa se dividen en dos categorías: costes directos o indirectos. Básicamente, los directos están relacionados con el producto o servicio que ofrece la empresa. Los indirectos son todos los demás. 

¿Cuáles son los costes directos de tu empresa?

Una definición simple de coste directo: son los gastos necesarios para la fabricación del producto o servicio del negocio. Inciden directamente en la producción y la fijación de su precio. Se trata de materias primas, los salarios, transporte, el alojamiento web, piezas, hardware, etc.

Por tanto, estos gastos son necesarios y obligados. Imposible no tenerlos en cuenta en tu contabilidad. Su análisis permite fijar el precio del producto o servicio que se vende. Pero los costes directos no solo pueden asignarse al producto acabado, sino también a un departamento o un cliente. Si tienen gastos fijos, permiten valorar adecuadamente el resultado de un producto o departamento concreto.

Los costes directos son imputables a un único elemento contable. Por ejemplo, un cliente, un producto, un servicio o una acción concreta. Así que aquí es fácil identificar para qué resultado se incurrió en el coste y por qué se incurrió en él.

¿Qué son los gastos indirectos?

Los costes indirectos son aquellos que no pueden imputarse al coste del servicio o producto del negocio. Es decir, la compra de bienes y servicios que no están directamente integrados en él. Incluyen, por ejemplo, el mantenimiento, el mobiliario y los equipos informáticos, maquinaria… 

También son gastos necesarios para la empresa, aunque no incidan directamente en el producto. Son costes que mantienen la empresa en funcionamiento "entre bastidores". Respaldan las operaciones diarias, los procesos de equipo y los flujos de trabajo dentro de la empresa.

Los costes indirectos no son obligatoriamente muchos. Una empresa podría existir sin parte de ellos. Pero no lo pasaría muy bien. Sin bienes y servicios esenciales que ayuden a los empleados y propietarios a realizar su trabajo con eficacia, una empresa tendría dificultades para crecer. Las herramientas de marketing o contabilidad son un buen ejemplo.

Los costes variables y fijos, una última clasificación

Es corriente también clasificar los costes en variables o fijos. Los costes fijos se refieren a gastos cuyo importe se mantiene estable en un período de tiempo. Es decir, el alquiler y las nóminas, entre otros. Por su parte, están los costes variables, como compras inesperadas, horas extra y gastos salidos de otros imprevistos. 

Normalmente, los costes directos son variables, mientras que los indirectos suelen ser fijos o periódicos. Pero en realidad, tanto los costes directos como los indirectos pueden ser fijos o variables. Lo importante es diferenciar los gastos entre sí. Segmentándolos, se puede desde identificar gastos superfluos o innecesarios, a seguir incrementando aquellos que nos provea de un ROI interesante. 

Ejemplos de costes directos e indirectos para verlo más claro

Desde las materias primas hasta los salarios de empleados y el alquiler de oficinas, como costes directos. Por su parte, herramientas de software, campañas de marketing, viajes o inversiones, son costes indirectos. Veamos un ejemplo de una empresa que vende botellas de agua.

Los gastos directos para establecer el precio de una botella

Los costes directos incluyen todos los materiales y servicios que conforman la botella y repercute en su precio:

• La compra de las materias primas, como el plástico, las etiquetas o el cartón para el embalado.

• El alquiler del almacén de producción y estocaje. 

• El gasto de personal, la mano de obra de los empleados que trabajan en su producción.

• Impuestos y tasas fijas sobre el producto y su venta, como las comisiones de usar un TPV.  

• El transporte de las materias primas y las botellas a la fábrica y al vendedor. 

Los costes indirectos a los que no podrás escapar

Como costes indirectos se cuentan el resto de gastos inherentes a la actividad empresarial. Benefician a toda la organización y no sólo a la botella de agua:

• La publicidad, el marketing o el sitio web que la empresa hace para darse a conocer.

• Gastos por intereses de préstamos bancarios que la empresa pidió para iniciar su actividad. 

• Inversiones para mejorar las instalaciones.

• Gastos de viaje que los responsables han realizado para, por ejemplo, encontrar inversores.

• Compra de software para los departamentos de contabilidad y control de calidad. 

La digitalización para controlar fácilmente la gestión de los costes

Para maximizar la eficiencia operativa, hoy existen herramientas de automatización muy útiles. Por ejemplo, Spendesk agiliza los procesos de aprovisionamiento directo e indirecto dentro de la misma plataforma. Su software ofrece una visibilidad completa de cada factura, pago con tarjeta e informe de gastos, independientemente de dónde o quién lo realice.

Los equipos de gasto directo también se benefician de la automatización y digitalización de los procesos. Los equipos financieros pueden optimizar las asignaciones presupuestarias y los comportamientos de mayor gasto. Y a nivel de contabilidad, bajan los tiempos de gestión y el riesgo de error humano.

En resumen, todo negocio tiene costes directos e indirectos. Los softwares de gestión del gasto como Spendesk permiten seguir todas las compras de la empresa en tiempo real. Esto se traduce en más visibilidad y control sobre los costes y, al final, permite identificar nuevas oportunidades de ahorro de costes y crecimiento empresarial. ¡Pruebe Spendesk ahora mismo!