Conoce todo sobre las cuentas de gastos para rentabilizar tu empresa

¿Te has dado cuenta que cada vez tienes más gastos? ¿Y los ingresos llegan? Llevar una buena contabilidad es fundamental para conocer la salud de tu empresa. Por ello, debes tener claro cuáles son las cuentas de gastos y analizarlas habitualmente. Si sabes cuánto entra y cuánto sale, podrás gestionar mejor tu negocio y obtendrás mayores beneficios.

¿Qué es una cuenta de gastos?

Empecemos por la unidad: ¿qué es un gasto? ¿Fácil, no? Es una salida de dinero (o activos) que sirve como pago hacia otra persona o empresa. Es básicamente el dinero que gastas para continuar y hacer crecer tu negocio. 

Las cuentas de gastos en contabilidad son los registros de todas las operaciones de la empresa. Incluye todos los gastos pero también ingresos. Cómo son muchos, se gestionan durante un período contable determinado (un mes, trimestre o año). Luego se crean nuevas cuentas para cada nuevo periodo. Igualmente, suelen asignar números o nombres a cada operación.

Cuando se gastan fondos de la empresa, la cuenta aumenta. Cuando se ingresan fondos de fuera, la cuenta de gastos disminuye. El objetivo de estos cargos y abonos es terminar el periodo contable con una cuenta equilibrada. Las cuentas de gastos aparecen en la cuenta de resultados de la empresa. 

Los tipos de gastos principales de una empresa

Existen muchos tipos de gastos y costes asociados a la actividad de tu empresa. Clasificarlos facilitará su gestión por el departamento de contabilidad. De hecho, es una necesidad. Y dependiendo de esta clasificación, habrá unas u otras categorías en tus cuentas de gastos. 

El coste de todo negocio: gastos esenciales y discrecionales

Los gastos esenciales son básicos para que la empresa funcione. Tu empresa los va a tener sí o sí por el hecho de existir y ofrecer un servicio o producto. Además, aumentarán a medida que tu empresa crezca. Son gastos relacionados con la actividad ordinaria, entre otros:

• el gasto de personal y los salarios;

• impuestos, como el IVA;

• gastos de alquiler;

• compras y facturas de materia prima;

• maquinaria y/o material informático.

A diferencia de los anteriores, los gastos discrecionales son opcionales. También tienden a ser más variables entre periodos contables. Una empresa podría producir y vender productos sin ellos. Sin embargo, están íntimamente ligados al funcionamiento de la empresa. Si se quiere crecer, hay que contar con ellos:

• viajes de empresa;

• marketing y publicidad;

• inversiones;

• formación y ventajas para los empleados;

• mejoras del espacio de trabajo.

Gastos operativos vs gastos no operativos y financieros

Los gastos operativos o de explotación coinciden con los gastos esenciales: personal, impuestos… Pero no son exactamente lo mismo. También pueden incluir gastos discrecionales, si están relacionados con operaciones esenciales. Por ejemplo, la publicidad es básica para la mayoría de empresas. Sin ella no encuentran nuevos clientes. Incluso podemos incluir aquí partidas como reembolsos, informes de gastos y material de oficina. 

Los gastos no operativos y financieros son los que se derivan de la propia actividad de la empresa. Es decir, dependen de su situación financiera y de sus proyectos. También de sus ventas. Entre estos gastos no operativos podemos incluir: 

• costes de reestructuración;

• gastos por intereses de préstamos bancarios;

• gastos de cambio de divisas;

• las pérdidas relacionadas con el pasivo;

• compras y ventas de bienes inmuebles.

Una clasificación final de 4 tipos de gastos

Por último, otra clasificación de los gastos para tu cuenta de resultados. Esta es quizás la más habitual y más detallada. También la más fácil para las pequeñas y medianas empresas, pues se basa en el producto o servicio.

• Gastos directos. Inciden directamente en la producción y la fijación del precio del producto o servicio, como el material, la mano de obra o el transporte.

• Gastos indirectos. Son gastos necesarios para la empresa, aunque no deben incidir directamente en el producto. Por ejemplo, el mantenimiento del material, la publicidad o el uso de expertos externos.

• Gastos fijos. Se refieren a gastos cuyo importe se mantiene estable en un período de tiempo. Es decir, el alquiler y las nóminas, entre otros.

• Gastos variables, como compras inesperadas, horas extra y gastos salidos de otros imprevistos. 

Una contabilidad basada en las cuentas de gastos

Hemos visto que las cuentas de gastos son registros contables de cada gasto de la empresa. ¿Pero cómo se hacen y se contabilizan? 

¿Cuándo contabilizar los gastos?

Facturas y gastos pueden aparecer en cualquier momento. Y contabilizarlas en un tiempo u otro puede tener incidencia en la cuenta de resultados. En la contabilidad basada en facturas, los gastos se contabilizan por fecha de factura. Esta fecha puede ser diferente de la fecha en que se realiza el pago. Así, por ejemplo, tu empresa puede pagar un ordenador un mes después de recibir la factura.

Pero aún persiste otro sistema. La contabilidad de caja. En este caso, los gastos se contabilizan en la fecha en que realmente se gasta el dinero. Si pagas la electricidad cada seis meses, los importes se contabilizan en enero y julio, los meses en los que realmente se realizaron los pagos.

Una nomenclatura para clasificar cada gasto

En España existe un Plan General de Contabilidad. Este plan establece una codificación (60x…), en diez grupos, de cada gasto. El objetivo es asignar este código en las cuentas de gasto para facilitar su identificación. Las autoridades pueden así analizar mejor los datos de tu empresa. Pero tú también saldrás beneficiado. Estas son las cuentas contables que propone:

60X - Compras, trabajos realizados, devoluciones y descuentos.

61X - Variación de existencias o mercaderías.

62X - Servicios exteriores: gastos en I+D, arrendamiento, transporte, etc.

63X - Tributos, impuestos y tasas.

64X - Gastos de personal: sueldos, indemnizaciones, seguridad social y retribuciones.

65X - Otros gastos de gestión.

66X - Gastos financieros: intereses, pérdidas y diferencias en el tipo de cambio.

67X - Pérdidas procedentes de activos no corrientes y gastos excepcionales.

68X - Dotaciones para amortizaciones.

69X - Pérdidas por deterioro y otras dotaciones.

Automatizar las cuentas de gastos para gestionarlas mejor

Llevar la cuenta de estos gastos puede ser una tarea difícil y tediosa. Pero es una parte necesaria de la gestión financiera de tu empresa. Afortunadamente, hoy en día existen plataformas digitales de contabilidad como Spendesk para facilitar la tarea.     

Todo son ventajas con la digitalización del proceso. Empezando por el ahorro de tiempo. Además, en el caso de Spendesk, su software de contabilidad incluye una funcionalidad de machine learning. ¡Podrás predecir la cuenta de gastos y el IVA en tiempo real! Todo es personalizable: añade o elimina cuentas, o cambia los nombres existentes. 

Los gastos de una empresa son muchos y difíciles de gestionar. Facilita la tarea de la contabilidad automatizando el proceso de las cuentas de gastos. Podrás controlar, y transformar, la salud financiera de tu empresa. ¡No lo dudes y prueba Spendesk!