5 medidas básicas para adaptar tu contabilidad a la factura electrónica

El 29 de septiembre de 2022 se publicó en el BOE la nueva Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas. Este reglamento, conocido como Ley Crea y Crece, impone la facturación electrónica a todas las empresas y autónomos. Sus objetivos principales: reducir la morosidad y digitalizar la economía. 

Qué es y qué ventajas tiene la factura electrónica

Independientemente del tipo de negocio que tengas, la facturación es inevitable. Pagar, cobrar y guardar las facturas son tareas básicas. La digitalización facilita y agiliza todo el proceso. 

La definición y cómo hacer una factura electrónica

La factura electrónica o digital sustituye legal y fiscalmente a la factura en papel. Básicamente, se trata de un archivo de datos basado en Internet. Este archivo puede ser escaneado y procesado automáticamente por un programa informático. 

Una factura electrónica se considera un documento original válido si se cumplen las 3 condiciones siguientes:

• Formato de la factura: se requiere un formato digital estructurado (EDIFACT, XML, PDF, X12...).

• Transmisión electrónica: se requiere una transmisión telemática. Debe partir de un ordenador y ser recogida por otro ordenador.

• Legibilidad, integridad y autenticidad: el documento no puede ser modificado, lo que garantiza su integridad y autenticidad.

Para garantizar la implantación de la nueva Ley, la Administración dará acceso a una plataforma básica desde la que crear las facturas. Todas las empresas, incluidas pymes y autónomos, podrán acceder a ella. Además, la tramitación podrá realizarse también a través de cualquiera de las plataformas privadas existentes.

Digitalizar las facturas no es un capricho. Sus ventajas son muchas, de ahí que España haya decidido hacerlas obligatorias. Tomemos el ejemplo de la herramienta de Spendesk para ver todas las ventajas:

• Procesos administrativos más eficaces. Los documentos se gestionan de forma directa y automática. Esta automatización reduce mucho el número de errores causados por la facturación manual.

• Menor coste y más rapidez. El coste de emisión, envío y recepción de facturas se reduce drásticamente. Y como son procesos automáticos, se aceleran los tiempos de respuesta y en los pagos.

• Seguridad en las comunicaciones. La gestión de estos documentos a través de redes privadas o mediante protocolos dedicados garantiza una transmisión segura y confidencial.

• Integridad del documento. La emisión de facturas con un certificado digital o firma electrónica garantizan la integridad del contenido y la autenticidad.

• Integración con los sistemas de gestión. La factura se registra automáticamente y sin intervención humana en el sistema de gestión interno de la empresa.

¿Cuándo serán obligatorias las facturas electrónicas?

Una vez aprobada, la Ley está ahora en la fase de su desarrollo reglamentario. La norma definitiva debe publicarse antes de mitad del año 2023. A partir de entonces, las empresas dispondrán de uno o dos años de transición según su facturación anual. Este es el calendario de aplicación obligatorio:

• a partir del verano de 2024, las grandes empresas con más de 8 millones de euros de facturación anual;

• a partir del verano de 2025,  el resto de empresas y autónomos.

Lógicamente, las grandes estructuras puedan implementar rápidamente los cambios necesarios para cumplir. Por su parte, el Gobierno da más tiempo a las pequeñas empresas para las que supondrá un mayor esfuerzo. También ha publicado unas ayudas para facilitar su digitalización, el llamado Programa Digital Toolkit.

1 - Equiparse con un programa de facturación electrónica

No sólo hay clientes, sino también proveedores. El volumen de facturas suele ser enorme. Por eso, es necesario adquirir una solución informática adaptada a tus necesidades. Te ayudarán no solo a emitir tus facturas electrónicas, sino también a procesar las de proveedores y prestadores de servicios. 

Las facturas digitales están compuestas de datos estructurados que sólo pueden leerlos programas informáticos. Un software de gestión de facturas electrónicas es así obligatorio para la comunicación con las aplicaciones informáticas utilizadas por otras empresas o administraciones públicas. 

2 - Familiarizarse con la plataforma pública de factura electrónica

Desde 2015 es obligatoria la facturación digital en la contratación pública. Actualmente, la tramitación de cualquier factura con una Administración Pública hay que hacerla a través de FACe, el Punto General de Entradas de Facturas Electrónicas. Familiariza tu contabilidad con esta plataforma.

Ten en cuenta también que hay otras plataformas y empresas de servicios de facturación electrónica. El Gobierno ofrece un directorio verificado de proveedores a través de su página de FACe.

3 - Proteger los datos de facturación electrónica

La digitalización de los procesos convierte la seguridad en una cuestión primordial. Toda transacción, hoja de gasto, compra, reembolso, crea unos datos que hay que proteger. Disponer de un entorno optimizado para el uso diario y seguro es la primera barrera para evitar el fraude en las facturas.

Sólo en 2021, se estima que la ciberdelincuencia costó a las empresas de todo el mundo más de 6 billones de euros. En España no paran de crecer los ciberataques y otras transacciones electrónicas fraudulentas. Por tanto, formar a los equipos sobre vigilancia es cada vez más esencial para el éxito de la transformación de la actividad hacia las herramientas digitales.

Existen métodos y herramientas para reforzar la seguridad. Spendesk, por ejemplo, está equipado de un algoritmo de detección del fraude. Además, el acceso a la plataforma está altamente protegido. También el Gobierno dispone de una plataforma de autentificación de la firma y certificados digitales. 

4 - Realizar una auditoría de conformidad 

La transición a la facturación electrónica puede tener lugar en diferentes momentos. También el grado de complejidad de la implantación depende del tamaño de la organización. Por eso, vigila que tus equipos financieros están preparados y completan toda la información necesaria.

Una auditoría de conformidad ayudará a controlar que el proceso se hace bien, incluida su conservación. En particular, es importante garantizar la presencia de la información obligatoria en la facturación electrónica:

• el número de la factura;

• la fecha de la expedición (y si es distinta, también la fecha de la operación);

• el nombre o denominación social tanto del emisor como del receptor de la factura;

• el NIF o número de identificación fiscal;

• la dirección de tu empresa y la del cliente o proveedor;

• la naturaleza de la transacción (bienes, servicios o ambos);

• el importe total sin IVA;

• el tipo impositivo que se aplica, así como la cuota tributaria.

5 - Implantar procesos y herramientas de reporting

El reporting es la elaboración de informes sobre la empresa gracias a herramientas informáticas. Y ello a partir de cualquier dato disponible y en cualquier departamento. La facturación electrónica es una oportunidad para dotarse o seguir beneficiándose de estas herramientas de análisis avanzadas. 

La digitalización contable mejora la calidad de tus informes y al mismo tiempo combina cumplimiento y optimización. Efectivamente, todas las transacciones sujetas al IVA deben declararse telemáticamente a las autoridades financieras. Por lo tanto, asegúrate que tu software ERP es capaz de emitir informes compatibles con las expectativas de Hacienda.

Además, la declaración electrónica es una medida clave en línea con la intención de reducir el fraude del IVA. Esta es una de las razones para cambiar a la facturación digital.

Spendesk te ayuda a digitalizar tu facturación

Aprender un nuevo sistema de facturación puede parecer desalentador. Spendesk trabaja activamente para proporcionar el entorno adecuado para la transición a una facturación digital totalmente sin papel. No hay duda, procesar, pagar y almacenar las facturas electrónicamente evita la introducción manual de datos y los errores. Las herramientas de Spendesk permiten una extracción de datos segura y fiable.

Con la automatización de las facturas de los proveedores, las empresas pueden facilitar el trabajo de los equipos financieros. La solución de gestión de facturas electrónicas de Spendesk optimiza y simplifica todos los procesos de tu contabilidad. Se posiciona así como un aliado que apoya no solo la transición digital, sino también la adaptación financiera de las empresas. 

La facturación electrónica es ya una realidad. Y una obligación. La gestión de las facturas es más fácil con un sistema de facturación eficiente y con las herramientas adecuadas para ayudar con el proceso. ¡No conviertas la facturación en una tarea pesada y prueba ya Spendesk!