Proceso de tramitación de facturas de proveedores: ¡hazlo más eficaz!

Da igual el tamaño de tu negocio. Seguro que tienes muchas facturas de proveedores. El circuito que siguen estas facturas en la empresa es complejo, lento y sujeto a riesgos. Los formatos de factura se multiplican desde hace años y la facturación electrónica obligatoria está en camino.

¿Cómo puedes organizar el proceso de tratamiento de las facturas de proveedores para aumentar su eficacia? La solución es la desmaterialización del tratamiento. Vamos a ver el tema en profundidad. 

Tratamiento de las facturas de proveedores: fases y formatos

Las facturas de tus proveedores llegan de muchas formas y a través de distintos canales. En todos los casos, el proceso para tratarlas incluye siempre varias fases idénticas. Esto seguirá así incluso con las facturas digitales, que pronto serán obligatorias.

Las fases del tratamiento de las facturas entrantes

El procesamiento de toda factura procedente de un proveedor debe seguir un proceso. Y esto independientemente de la actividad de tu empresa. Podemos dividirlo en cinco fases, por este orden:

1. Recepción de los documentos contables del proveedor. Primero hay que gestionar la recepción de las facturas, ya lleguen en papel o por medio digital. Establece claramente quién recibe en tu empresa los documentos para evitar que se pierdan.

2. Registrar correctamente las facturas en la contabilidad general y de costes. Todas las facturas recibidas se registran en la contabilidad, en las fichas de proveedores. No importa si después se valida o no. Registrarlas al recibirlas permite seguir el flujo financiero. 

3. Comprobación y aprobación de las facturas de proveedores. Ahora hay que comprobar el contenido de cada documento contable para aprobar o no el pago. Las cantidades y tarifas facturadas se cotejan con los pedidos y albaranes. Si todo es correcto, se aprueba la orden de pago.

4. Pagar a tiempo las facturas. No queda otra, hay que pagar. La cadena de pago es un proceso específico de la contabilidad de proveedores. A veces el pago es automático, y otras veces la empresa establece un momento determinado, por ejemplo, al final del mes. 

5. Archivar las facturas de forma segura. El acto final es almacenar y archivar correctamente estos documentos contables. El Código de Comercio español, en su artículo 30, establece que se conserven durante 6 años. 

Hay muchos formatos de facturas y sólo uno será obligatorio: la factura electrónica

El tratamiento de las facturas entrantes varía en función de su tipo y formato. Todas las empresas se enfrentan actualmente a múltiples formatos de facturas de proveedores. Así, están las del tipo EDI o facturas digitales, en papel con o sin escaneado a la llegada, recibidas en PDF seguro o PDF ordinario…

Sin embargo, España aprobó el pasado septiembre de 2022 una nueva ley que establece un único formato válido. La llamada Ley Crea y Crece impone la facturación electrónica obligatoria a todas las empresas y autónomos a partir de 2024. La factura electrónica pronto será, por tanto, el único formato válido. 

La digitalización, clave en la eficacia del proceso de facturación de proveedores

Gestionar el flujo de proveedores es lento y tedioso. Pero ahora tu contabilidad puede organizarse de forma inteligente. La digitalización de las facturas supone un paso esencial para asegurar y facilitar las operaciones contables. Las ventajas de digitalizar el proceso de facturación son muchas.

Anticiparse a la obligación legal de 2024 y elegir bien el proveedor

El mundo ya es digital. Así que no esperes a la obligatoriedad de 2024. Al empezar a desmaterializar tus flujos de proveedores entrantes estás iniciando tu adaptación. Por ejemplo, estableciendo el escaneado de las facturas en papel estás organizándote. Cuando la facturación electrónica sea obligatoria, ya tendrás de una organización interna muy avanzada. 

Y como tienes tiempo, podrás elegir bien la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades y tu software ERP. Las aplicaciones SaaS permiten ya hoy gestionar fácilmente todo el proceso de tratamiento de las facturas entrantes. Lo hacen todo: de la recepción al archivo del documento, la contabilización, la aprobación y la generación del pago.

Reducir el riesgo de errores

Un proceso digitalizado es más seguro que el tratamiento manual de las facturas de proveedores. Desde la entrada hasta el pago, la gestión automatizada de las compras aporta seguridad. Permite esto:

• Evitar errores de entrada. El software lee automáticamente cada documento y lo compara con los pedidos y albaranes de recepción. También recupera el resto de la información, como el importe, el IVA, o las fechas. La ausencia de introducción manual reduce las fuentes de error.

• Identificar duplicados. La automatización permite comprobar que no hay duplicados a nivel del documento. Al evitar la doble contabilización de un documento, se reducen los errores de doble pago.

• Prevenir los pagos indebidos. Un error humano clásico en contabilidad es introducir una nota de crédito de un proveedor como una factura. La herramienta digital permite comprobar con precisión la naturaleza del documento y evitar estos errores.

Acabar con el fraude en las facturas de los proveedores

El Banco de España alertó el año pasado sobre las estafas de las facturas de los proveedores. El estafador se hace pasar por tu proveedor y te avisa sobre un cambio en los datos bancarios. Tiempo después, el verdadero departamento de contabilidad del proveedor se queja de que no le has pagado. El IBAN utilizado para realizar la transferencia no era el del proveedor, sino el del defraudador.

Reforzar la gestión del repositorio de proveedores es una de las soluciones. El software de automatización realiza conciliaciones entre las facturas y los datos del repositorio. La actualización y creación de terceros se somete a procedimientos rigurosos y seguros.

Limitar los riesgos fiscales

Las herramientas de automatización como Spendesk contribuyen a reducir los riesgos fiscales. Por un lado, ayudan a establecer una pista de auditoría fiable (PAF). Toda factura de un proveedor debe cumplir la normativa contable para para poder deducir el IVA. Además, en función del formato, se requiere esta PAF.

Por otro lado, permiten la identificación de las facturas de proveedores no conformes. Al analizar el documento, la herramienta comprueba que contiene los datos obligatorios. Si no es así, el documento se rechaza y el proveedor debe modificarlo. De este modo, se evitan sanciones por falta de información o información incorrecta en caso de auditoría fiscal.

Agilizar el proceso de tratamiento desde la llegada de la factura hasta el pago

Una de las ventajas fundamentales. La fluidez de las operaciones hace más eficaz el proceso de facturación a proveedores. Y ello lleva consigo varias mejoras organizativas para tu negocio: 

• Ahorrar tiempo y pagar las facturas dentro del plazo. Al no haber manipulación de papel, las facturas no se pierden y entran directamente en el flujo de procesamiento del pago. Se gana tiempo y se reduce el riesgo de sanciones por retraso en el pago.

• Reducir el coste de tramitación de cada documento contable. Menos tiempo de gestión, menos coste. De hecho, el coste de tramitación se divide por tres en comparación con los procesos no automatizados.

• Asegurar la cadena de proveedores para garantizar la producción de la empresa. A veces, un proveedor al que no se le paga a tiempo puede suspender, por ejemplo, futuras entregas de material. Por tanto, pagar en tiempo a los proveedores es de suma importancia.

Spendesk, la herramienta ideal para tramitar tus facturas de proveedores

Las herramientas de automatización de Spendesk proporcionan soluciones eficientes para el procesamiento de facturas de proveedores. La plataforma incluye funcionalidades esenciales para el éxito de la digitalización del proceso. 

Carga, almacenamiento y acceso rápido a todas tus facturas

Con Spendesk puedes rápidamente centralizar todas las facturas de tus proveedores. En unos pocos clics, los documentos se cargan en la plataforma y se almacenan. Una foto del documento es suficiente si el formato es todavía en papel, como un ticket o recibo.

La aplicación almacena todos los documentos. Los presupuestos, el pedido de compra y la factura con todos sus datos permanecen accesibles online. El responsable de aprobar la factura puede hacerlo con un solo clic, incluso desde el móvil. Además, el sistema gestiona automatizaciones como el envío de notificaciones a los aprobadores.

Un sistema de información accesible y completo para el equipo financiero

La solución de Spendesk facilita las tareas del departamento de contabilidad. Permiten disponer de toda la información en tiempo real e identificar inmediatamente en qué punto del proceso se encuentra la factura. También permite gestionar las anomalías y crear informes de gastos para controlar el progreso de las órdenes de pago, por ejemplo.

Cada etapa del proceso de tratamiento se muestra claramente. No es necesario ir a buscar información a otros departamentos. Tampoco molestar a los compañeros por teléfono o correo electrónico. Toda la documentación y acciones están disponibles en el portal de gestión de facturas.

Ya has visto. Ahora es posible procesar las facturas de los proveedores de forma fluida y eficaz. La automatización es la clave. Con herramientas modernas como Spendesk darás el salto a otra dimensión y de paso, tendrás todo preparado para la facturación electrónica obligatoria. ¿A qué esperas?