Guía completa para la gestión de gastos de viaje de empresa

Los gastos de viajes corporativos forman parte importante de las operaciones y el crecimiento de las empresas de cualquier tamaño. Pero ¿cómo saben las empresas qué gastar y qué no? La respuesta se encuentra en sus políticas de gastos de viaje.

Quienes carecen de ella, les resulta abrumador hacer un seguimiento de los gastos de los empleados. Esto es porque permitir que cualquiera gaste bajo su propia responsabilidad sin reglas establecidas, no es muy prudente.

Los gastos comerciales, sin un control responsable, pueden salirse del presupuesto y afectar a los fondos de empresa destinados a otros pagos importantes. 

Con el objetivo de administrar los costes de viajes de negocios de manera más efectiva, la dirección de la empresa puede crear pautas comunes que se apliquen a todos los gastos de los empleados. De esta forma, todos en la empresa sabrán seguir el protocolo fácilmente cuando viajen por motivos laborales.

En este artículo te explicamos por qué es importante la gestión de los gastos de viajes, y algunos desafíos típicos que puedes encontrar. También te daremos los consejos, las herramientas y los recursos clave que puedes utilizar para crear una política correcta para los viajes del personal sin derrochar dinero.

Qué es la gestión de gastos de viaje, y qué incluye

La gestión de los gastos de viaje consiste en documentar y procesar los gastos comerciales de la empresa para deducir los impuestos correspondientes. Dichos gastos deducibles dependen del país en el que se encuentre la empresa.

Así, el principal beneficio al gestionar correctamente los gastos de viaje es el ahorro en el pago de impuestos. Pero, por supuesto, las compras deben estar relacionadas con el negocio.

Será importante, entonces, informar todos los gastos deducibles.

Algunos gastos típicos en viajes de negocios que tendrán tus empleados son los siguientes:

• Alojamiento, como hoteles y apartamentos.

• Transporte: billetes de avión, tren, autobús, coche de alquiler, gasolina, peajes, aparcamiento…

• Entretenimiento, como comidas y cenas en restaurantes, entradas a  eventos, etc.

• Gastos en dietas: cuotas específicas para comida, alojamiento, kilometraje.

• Gastos profesionales, tales como portátiles, contratos de telefonía móvil, suscripciones a apps...

Muchas veces, los propios empleados pagan estos gastos, y luego presentan a la empresa las facturas y tickets para recibir un reembolso. 

Si la empresa recibe una inspección, deberá proporcionar pruebas (como recibos de compra y extractos bancarios) para demostrar que cada gasto en los viajes ha sido esencial para su desarrollo comercial.

Por qué la gestión de los gastos de viaje puede ser un desafío

Tanto la conciliación bancaria como las notas de gastos suelen ser tareas tediosas y pesadas, tanto para los empleados como para quienes llevan las finanzas en la empresa. Por eso, es necesario desarrollar procesos de gastos entendibles; si no, sería muy complicado realizar un seguimiento del papeleo.

Los procesos ineficientes y obsoletos de gestión de gastos de viaje dificultan que los equipos gasten cuando lo necesiten. 

Estos son varios problemas comunes que puedes encontrar:

• Un acceso limitado a los fondos: compartir una misma tarjeta de crédito corporativa, que pasa de un empleado a otro, plantea ciertos problemas. Es fácil que se pierda si es una tarjeta física, lo que pondría en serios problemas a quienes necesitan hacer un pago inmediato.

• Un alto riesgo de seguridad: los métodos de pago genéricos no asignan los pagos a un único comprador. Y es complicado detectar gastos fraudulentos cuando no se pueden rastrear. De esta manera la empresa se vuelve vulnerable si las tarjetas caen en las manos equivocadas.

• No tener visibilidad de quién realiza los gastos: cuando no se puede saber quién gasta los fondos de la empresa, mantener un presupuesto saludable y un flujo de caja equilibrado se convierte en todo un desafío.

• Lentitud a la hora de conceder reembolsos: enviar los informes de gastos y aprobarlos manualmente requiere de numerosos correos electrónicos. Los reembolsos pueden tardar semanas o meses en emitirse, eso si no se pierden entre tanto mensaje. Este proceso se vuelve obsoleto y se pierde mucho tiempo.

• Llevar la contabilidad sin orden: cuando algunas compras del personal en sus viajes son aprobadas y otras no, hace que el cierre financiero sea un momento aún más estresante, pues hay que comprobar cada compra manualmente.

6 claves para mejorar la gestión de los gastos de viaje

Aunque es verdad que existen desafíos comunes en la gestión del dinero que gasten tus empleados al desplazarse, cada negocio es un mundo. 

Pero si tienes una buena política de gastos de viaje y sigues las prácticas que te exponemos a continuación, tus procesos en este ámbito van a ser más efectivos y eficientes.

1. Utilizar una plantilla para crear la política de los gastos de viaje

Ponerte a redactar las políticas de la empresa no es nada divertido. Te aconsejamos que uses una plantilla para diseñar la política de gastos de viaje para hacerles la vida más fácil a tu equipo de finanzas y a tus empleados. Aquí tienes una plantilla que hemos creado para ayudarte. Tan solo tienes que completarla con los detalles de tu empresa y adaptarla a tus necesidades.

2. Redacta una política de gastos de viaje lo más sencillo posible

Para qué engañarnos: los documentos legales son aburridos. Y hay que admitir que la mayoría de tus empleados no leerán por completo tu política de gastos, a no ser que busquen algo específico.

¿La solución? Que la redacción sea simple y fácil de hojear. Evita usar tecnicismos y los párrafos largos y sin coherencia. Usa un formato que haga agradable la lectura con estos elementos:

• Tabla de contenido

• Viñetas, representaciones gráficas y tablas para resaltar la información visualmente

• Títulos claros y detalles en negrita para destacar los puntos clave

Con estos consejos, tu política no dejará lugar a malinterpretaciones y ayuda a que los empleados la sigan.

3. Aplica las mismas reglas para todos

Lo mejor es aplicar las mismas reglas en cuanto a los gastos para todos los empleados. Si se les permite a los gerentes más flexibilidad y una cuota para gastar mucho mayor que los demás, se generan envidias y críticas indeseables.

4. Centraliza la gestión de gastos de viaje con herramientas integrales

Muchas empresas utilizan diferentes herramientas para gestionar sus procesos y gastos de viajes. Pero es fácil que se pierda demasiado tiempo saltando de una aplicación a otra para completar una sola tarea.

Te aconsejamos elegir soluciones con funciones completas e integraciones complementarias. Por ejemplo, puedes usar una plataforma de gestión de viajes que permita a tus empleados reservar su propio alojamiento y transporte de una selección de proveedores preaprobados — como TravelPerk.

Después, combínalo con una herramienta de gestión de gastos que trae automáticamente los datos directamente desde la plataforma de gestión de viajes. Así, tendrás en un solo lugar los recibos que has subido, los informes de gastos, las aprobaciones y los reembolsos.

5. Olvídate del papel

Todo tu equipo debería poder acceder a tu política de gastos en cualquier momento y lugar. Y eso no se podría conseguir si solo está en papel.

Si integras tu política de gastos de viaje directamente en tus herramientas de gestión de viajes y de gastos, tus empleados podrán gastar con confianza sin tener que consultar las reglas cada dos compras.

Esto hace que los viajes de negocios no sean estresantes para tus empleados, y tu equipo de contabilidad y finanzas tendrán los gastos bajo control.

6. Actualiza tu política regularmente

A medida que tu negocio crece y evoluciona, los comportamientos de los gastos de viajes de los empleados también cambiarán. Por lo tanto, tu política de gastos debe adaptarse a las nuevas necesidades de la empresa. 

Herramientas y procesos para una gestión impecable de los gastos de viaje

La base para una gestión correcta de los costes de viajar por negocios es tener una política adecuada, respaldada por software integral.

Usar los mejores procesos de gastos de viaje evita por completo los reembolsos que tanto tiempo consumen, pues evitan que los empleados tengan que gastar dinero de su bolsillo. Te presentamos algunas herramientas y procesos para tus equipos financieros:

1. Aumenta la visibilidad con datos de gastos en tiempo real

Las soluciones de gestión de gastos como Spendesk utilizan funciones potentes de automatización para crear su política de gastos directamente cuando hace falta. Lo más interesante es que los equipos de finanzas pueden rastrear todos los gastos a tiempo real, aprobar solicitudes de compra, asignar y ajustar límites de gastos individuales, emitir reembolsos y más facilidades, todo desde una misma plataforma. 

Cada gasto se registra de inmediato y se guarda con los datos del comprador. Así, podrás saber qué se gasta, quién lo gasta y por qué en todo momento.

Si usas por completo nuestro software, podrás preparar presupuestos realistas y administrar el flujo de efectivo con precisión. Toda esta información te permitirá diseñar mejores políticas de gastos de viaje.

2. Tarjetas de crédito virtuales de empresa para reservar viajes

Las tarjetas virtuales son un método de pago muy cómodo y seguro para las compras online. Se pueden generar instantáneamente como una tarjeta de pago única o de uso recurrente, con límites de gasto personalizables para tu máxima seguridad.

Con las tarjetas virtuales, los empleados no tienen que molestarse en pagar por adelantado ni de su bolsillo los gastos de viaje. Pueden trabajar de manera más autónoma y ahorrando tiempo, tanto ellos como tu equipo financiero.

3. Tarjetas físicas para los empleados que viajan

Para el personal que viaja con frecuencia, tener su propia tarjeta de débito personalizada será la opción más eficiente. A dichas tarjetas se les pueden asignar presupuestos predefinidos, tanto para compras presenciales como por internet.

Si ellos necesitan más fondos, podrían solicitar fácilmente una recarga en línea, que los gerentes pueden aprobar o rechazar con un clic. Incluso estos últimos podrían establecer reglas de gasto específicas, como permitir retiradas de efectivo y a qué hora del día o día de la semana se puede usar la tarjeta.

Todo esto se puede administrar desde una app del móvil, donde los usuarios pueden consultar el saldo de su tarjeta, solicitar más fondos y realizar un seguimiento de los pagos en tiempo real.

4. Captura de recibo móvil

Capturar los recibos a través del móvil permite a tus empleados tomar una foto de la factura inmediatamente después de la compra, registrando el pago al instante. La tecnología OCR extrae los datos de la imagen para enviar los detalles importantes a la plataforma. También puedes configurar notificaciones automáticas para quienes les falte subir sus recibos. 

Ya no habrá que estar detrás del personal al cierre del mes o del trimestre.

Aprovecha las ventajas de la gestión automatizada de los gastos de viaje

Las políticas de gastos de viaje entendibles simplifican y agilizan los procesos de informe y reembolso de gastos, tanto para los empleados como para los equipos financieros.

Al automatizar la gestión, tus equipos financieros obtienen una mayor visibilidad y control sobre los gastos de la empresa. Incluso empodera a tus empleados para que tomen las mejores decisiones al gastar el dinero de la empresa.

La plataforma de gestión de gastos 7 en 1 de Spendesk es muy completa al integrar tu política de gastos directamente en sus procesos de gastos diarios. Pruébalo aquí.