Gastos y reembolso de kilometraje: todo lo que debes conocer

Seguro que muchos de tus empleados realizan desplazamientos profesionales en sus vehículos privados. En coche, en moto e incluso en bicicleta. Para visitar a un cliente, recoger un paquete o acudir a una reunión en otra oficina de tu empresa. 

Todos ellos pueden beneficiarse del reembolso de los gastos de kilometraje por parte de la empresa. Estos gastos se reembolsan según un baremo de kilómetros. Cuantos más kilómetros, más dietas por kilometraje le corresponderán. Por ello es fundamental que tu empresa tenga una política de gestión de gastos que funcione.  

Los gastos de kilometraje en resumen

Rápido, en dos líneas: las dietas por kilometraje cubren los gastos de utilización por un empleado de su vehículo propio para fines profesionales. Como empresario, debes reembolsar a tu empleado este gasto según un baremo establecido.

Lo que se incluye como gastos de kilometraje 

El reembolso del kilometraje sólo cubre los desplazamientos profesionales fuera de la empresa. Además, todos los empleados tienen derecho a este reembolso, independientemente de su edad, puesto o departamento.

Todos los vehículos personales están incluidos en el cálculo de las dietas por kilometraje, ya sean coches o motos. También da igual su fuente de energía (combustión, hidrógeno o híbrido, eléctrico, etc.). Eso sí, en España todavía quedan fuera de estos gastos las bicicletas, cuyo reembolso de gastos ya es obligatorio en países como Holanda o Francia. 

Los principales gastos de kilometraje que deben reembolsarse son estos: 

• La gasolina y combustible consumidos en los desplazamientos profesionales. 

• Gastos de reparación y mantenimiento. Aquí se incluyen no sólo las averías, sino también el desgaste de los neumáticos, la limpieza, el aceite y las piezas. 

• El del coste de las primas del seguro, que aumentan con los kilómetros.

• La amortización del vehículo. 

Como siempre que se trata de gastos reembolsables por la empresa, el empleado debe justificarlos. Por ello es fundamental insistir a los empleados que deben guardar todos los tickets, facturas y recibos. Así podrán enviar sus informes de gastos con los justificantes.

Todo lo que no es reembolsable como gastos de kilometraje

Ya hemos visto que la empresa sólo está obligada a reembolsar los gastos derivados de un desplazamiento profesional. Por lo tanto, no se tiene en cuenta el trayecto de casa a la empresa. Por supuesto, tampoco el coche puede pertenecer a la empresa, debe ser propio del empleado.

Los empleados que comparten coche no tienen derecho al reembolso de los gastos por kilometraje. Sólo el empleado propietario del vehículo tiene derecho a ello. Así que si varios compañeros comparten el coche, sólo podrán reclamar los trayectos que cada uno haya hecho con su propio vehículo, no como acompañante.

Los transportes en común como el tren o el avión, son gastos de viaje que deben reclamarse aparte. Otros gastos que no se consideran por ley como dietas reembolsables por kilometraje son los siguientes:

• Los peajes de las autopistas.

• Las multas de tráfico o aparcamiento.

• El coste del parking.

En cualquier caso, también estos últimos costes pueden reembolsarse. Muchos convenios de empresa los incluyen, sobre todo los peajes y el parking. O pueden declararse como gastos de viaje en el marco de un desplazamiento profesional. En cualquier caso, los empleados deben presentar su hoja de gastos con los tickets y facturas que los justifiquen.

¿Ingreso extra o compensación para el trabajador? ¿Y para la empresa?

El dinero que se recibe por el reembolso del kilometraje está libre de impuestos. Pero con un límite. El precio establecido por la Agencia Tributaria que las empresas deben pagar por kilómetro recorrido en España es de 0,26€. Hasta esta cantidad, los empleados que la reciben no deben declararla y puede considerarse una compensación.

Ahora bien, el precio por kilometraje no está regulado en España. Hay empresas que en sus convenios han establecido compensar a sus trabajadores con un precio menor o mayor. Sólo hay que tener en cuenta que si pagan por el kilometraje una cantidad mayor de esos 0,19€, los empleados deben declarar ese suplemento a Hacienda.

El sistema de reembolso o indemnización por kilometraje también tiene ventajas para el empresario. Tanto si se trata de una empresa como de un autónomo, estos gastos pueden deducirse de los impuestos. Eso sí, para obtener la rebaja fiscal hay que justificarlos con las facturas, recibos y tickets correspondientes. 

Cómo calcular el importe del reembolso de los gastos por kilometraje

Tanto si eres el dueño del negocio como un empleado, necesitarás conocer cómo calcular los gastos por kilometraje. La contabilidad debe tenerlos en cuenta. Y más ahora que el precio del combustible ha subido tanto. Para ello, lo primero es establecer la cantidad que debe pagarse por kilómetro, que debería quedar clara en la política de gastos y el convenio de la empresa. 

El precio del kilometraje en España en 2023

¿A cuánto se paga el kilometraje en 2023? Para determinar la cuantía de la dieta por kilometraje, la empresa puede utilizar el baremo de kilometraje elaborado por la administración fiscal. En España, ya hemos visto que Hacienda ha establecido el precio de 0,19 euros por kilómetro. 

Según el “Informe kilometraje 2023” de Tickelia, de media el precio del kilometraje se pagó a 0,24 € en 2022 en España. Pero las diferencias entre las empresas pueden ser importantes. El precio fijado depende de muchos factores, como el potencial económico, el número de desplazamientos laborales del personal, etc.

Lo principal es establecer una política de gastos adecuada. Después, también hay que reflejar en el convenio colectivo de empresa el precio de este reembolso. Por último, igual de importante es que la empresa revise anualmente el importe dependiendo de la evolución de los precios.

Calculando el reembolso que corresponde por kilometraje…

¡Veámoslo con un ejemplo! Uno de tus empleados, Manuel, ha realizado este mes varios desplazamientos con su vehículo propio para visitar a clientes. Concretamente ha realizado 700 kilómetros. Llega el final del mes y tus equipos contables deben reembolsar sus gastos de kilometraje. Por convenio colectivo, tu empresa paga 0,25€ por kilómetro.

Manuel va a recibir en su nómina del mes 175 euros más. De esa cantidad, tan sólo deberá declarar en sus impuestos 42 euros. Este es el resultado de los 0,06 céntimos de más que paga tu empresa por kilómetro respecto a la cantidad estipulada por Hacienda. Los otros 133 € son libres de impuestos.

Para la empresa, realmente pagar por encima de los 0,19 € no supone nada a nivel de impuestos. Eso sí, la contabilidad deberá reflejarlos en sus gastos. Y una vez más, los recibos y justificantes de esos gastos de kilometraje hay que entregarlos.  

Una mejor gestión de los gastos de kilometraje con Spendesk

Gestionar los gastos de kilometraje es una labor tediosa. Se trata de una tarea administrativa que lleva mucho tiempo. Los empleados deben recopilar y guardar todos los recibos y facturas. Después deben enviar la hoja de gastos a la contabilidad para poder ser reembolsados. 

¡Pero ahora hay herramientas modernas! Necesitas tener una política de gastos ágil, y para ello, Spendesk es ideal. Con su solución podrás desmaterializar todos los procesos. Además, permite asignar tarjetas de pago modernas y conectadas. 

¡Los empleados ya no tendrán que llevar consigo los recibos! Pueden subir las facturas y enviar automáticamente las hojas de pago al equipo contable. Spendesk tiene también una función de declaración de gastos que calcula automáticamente el importe del kilometraje. 

Un software de gestión de gastos empresariales como Spendesk es un verdadero activo para toda la empresa. ¡Ahorra tiempo y dinero! ¡No esperes para transformar el rendimiento de tu empresa con Spendesk!