Cómo dominar la gestión de las facturas de tu empresa

La gestión de facturas se ha convertido oficialmente en una verdadera pesadilla. Según una investigación, “el 82 % de los departamentos financieros se sienten abrumados por el elevado número de facturas que deben procesar a diario y la variedad de formatos en que se reciben” (Wax Digital).

A pesar de sus buenas intenciones, las empresas han ido encadenando procesos de facturación que hacen la vida de todos un poco más difícil cada vez. Y es que nunca se diseñaron como soluciones a largo plazo. Era lo mejor para un momento concreto. 

Pero entonces se estancaron.

Es hora de dar un paso más allá que simplemente introducir manualmente datos y duplicar la gestión. Todos los aspectos de la gestión de facturas que ralentizan tu empresa tienen solución. Y en este artículo intentaremos aportar claridad.

¿Qué es la gestión de facturas?

La gestión de facturas es el método por el que las empresas realizan el seguimiento y el pago de las facturas a los proveedores. Es simple: este proceso consiste en recibir la factura de un tercero, validarla como legítima, pagar al proveedor y anotar el pago en los registros de la empresa.

La verdad es que no parece tan complicado. Pero el problema es que intervienen varias personas y hay muchas probabilidades de cometer errores.

Por un lado, las facturas suelen enviarse al usuario del producto o servicio, y no siempre es alguien del departamento de finanzas. Si surge algún problema con la factura, esta vuelve al usuario y luego al proveedor para que la modifique. Así pasa de mano en mano.

Pero incluso si la factura llega a contabilidad sin problemas, todavía haría falta introducir los datos en una hoja de cálculo o en un programa de procesamiento de facturas, obtener la validación de un director o consejero delegado para que apruebe el gasto, realizar el pago (a través del banco) e introducir de nuevo todos estos datos de nuevo en los libros contables.

Este es el procedimiento operativo típico para la mayoría de las empresas en crecimiento. Sin embargo, veremos que hay formas más rápidas y precisas de gestionar las facturas. Y cuantas más haya, más importante será tener un buen proceso.

Hablemos un poco sobre las cuentas por pagar.

Facturas y cuentas por pagar

Para las empresas grandes y consolidadas, suelen incluir la gestión de facturas en el proceso de las cuentas por pagar. Estas sirven para asegurarse de que se paga a los proveedores y de que tienes los bienes y servicios para que la empresa siga funcionando.

Como mencionamos antes, el personal encargado de las cuentas por pagar trabaja con otros empleados para garantizar que disponen de lo que necesitan. Esto puede incluir materias primas, software y también contratar servicios de autónomos y consultores. Todo ello va acompañado de facturas que hay que pagar.

El departamento de contabilidad trabaja para mejorar las relaciones con los proveedores, buscar descuentos y encontrar las mejores empresas con las que asociarse. 

Pasan mucho tiempo introduciendo datos y corrigiendo errores cometidos por otras personas en el proceso. Pero si no se dispone de un gestor o equipo especializado en las cuentas por pagar, se encargaría el director de la oficina o los expertos en finanzas. Y eso que ya bastante trabajo tienen.

Por lo general, este es el caso de la mayoría de las empresas pequeñas y en crecimiento. Siguen teniendo un montón de facturas que procesar, sin disponer de un equipo exclusivo para gestionarlas exclusivamente.

Ya sea que pertenezcas a una empresa grande o pequeña, es posible que sigas teniendo el mismo problema: procesos anticuados. Pero todo puede cambiar: la gestión de facturas ha avanzado mucho.

Cómo ha cambiado el proceso de gestión de facturas

Gracias a la digitalización, ya no hay que pasar documentos de persona en persona. Ahora podemos comunicarnos fácilmente a través del correo electrónico y Slack en vez de enviar cartas.

Sucede lo mismo con las facturas. Es posible que sigas recibiendo alguna por correo postal, pero en la actualidad se utilizan mucho en archivos adjuntos a correos electrónicos. O en el caso de los programas informáticos y las suscripciones online, seguro que las encuentras ahí mismo, en las plataformas.

Pero todo esto de por sí no ha quitado trabajo a la hora de gestionar las facturas. Algunas empresas las imprimen, las vuelven a introducir en Excel y luego las archivan físicamente. ¡Demasiado trabajo!

Otras empresas las reenvían por email a la persona responsable, pero con el problema que conlleva el manejo manual de datos para actualizar los registros financieros.

Cómo debería ser el proceso de gestión de facturas en 2023

¿Te gustaría que la gestión de facturas de tu empresa sea más llevadera? Te proponemos eliminar dos cosas:

• La introducción manual de datos, que siempre lleva mucho tiempo y puede dar lugar a muchos errores; y

• La doble gestión y el exceso de comunicación. Todos esos correos electrónicos para enviar facturas de un sitio a otro son más molestos de lo que la mayoría de nosotros pensamos.

La clave para lograrlo es: la automatización de facturas. En lugar de enviar un PDF a toda la empresa para su validación, el punto de contacto (el usuario del servicio, como hemos visto antes) puede simplemente introducir los datos en una herramienta o plataforma en el momento en que los recibe.

Así sería el proceso:

1. El punto de contacto recibe una factura de un proveedor por correo electrónico (o incluso por correo postal).

2. Introduce los datos en el sistema para gestionar las facturas de la empresa. Algunos sistemas incluso leen la factura y extraen los datos automáticamente.

3. El gestor contable recibe una notificación automática y puede aprobar o denegar el pago en el mismo sistema.

4. El responsable financiero (o el empleado que lleva las cuentas a pagar) recibe la notificación y puede pagar la factura.

5. Estos datos se exportan automáticamente a la herramienta de contabilidad de la empresa.

Solo hay que introducir una vez los datos (o ninguna, si la herramienta puede extraerlos) y no hay que preocuparse de los correos electrónicos internos.

Algunas herramientas incluso permiten al proveedor introducir sus propios datos de facturación directamente en el software. No tienen que molestarse en crear y adjuntar un archivo PDF, solo tienen que enviarle los datos sin procesar. 

Olvídate de la pesada gestión de facturas

No siempre es fácil mejorar los malos procesos. Una vez arraigados en la empresa, puede parecer más sencillo seguir como hasta ahora.

Pero, al igual que ocurre con la gestión de gastos en general, arreglar la estructura de procesamiento de facturas es tan sencillo como adquirir un nuevo software. Hemos diseñado Spendesk, entre otros beneficios, para simplificar la gestión de las facturas de los proveedores.

Es más barato y eficiente que seguir con el proceso actual.

La única pregunta que podemos hacerte es: ¿cuándo te gustaría empezar?