Todo lo que debes saber para gestionar mejor los gastos de empresa

Gestionar y organizar de forma eficaz los gastos es indispensable para cualquier empresa. Todavía más si tu empresa está creciendo. La aparición de nuevas necesidades conlleva inevitablemente la aparición de más costes.

¿Está tu empresa preparada para una gestión de gastos cada vez mayor? Spendesk tiene la solución para adaptarte a los cambios con total tranquilidad.

Acabar con el “prehistórico” proceso estándar de gestión de gastos

Tratar y validar montañas de recibos, facturas y hojas de gastos. Y verificar cientos de líneas en una plantilla de Excel. Todavía esta es la realidad de muchas empresas a la hora de gestionar sus gastos. ¡Un proceso muy anticuado y costoso! Con las nuevas herramientas y aplicaciones de gestión de gastos, es el momento de adoptar mejores prácticas.

Identificar y abandonar las malas prácticas de gestión

La dirección marca la política de gestión de los gastos de la empresa. El departamento de contabilidad debe seguirlo, así como el resto de empleados. Pero en la práctica, muchos trabajadores encuentran problemas que la dirección no es capaz de identificar. Por ejemplo, en los viajes de empresa, tienen que tener cuidado de no perder las facturas y recibos de los gastos.

Otra mala práctica generalizada es la centralización de todos los gastos. ¡La antigua caja a disposición de los empleados! Esto dificulta enormemente la autonomía y flexibilidad de los empleados. Se encuentran encerrados en procesos rígidos e ineficaces. Pasan mucho tiempo con los informes de gastos. El resultado: los costes de empresa por trabajador crecen exponencialmente. 

Establecer buenos hábitos y procesos bien definidos no hace que su empresa sea rígida. Al contrario, dan a los empleados más agilidad, seguridad y confianza.

La tarjeta bancaria: vital y peligrosa

La tarjeta bancaria es el medio de pago preferido por las empresas para gestionar sus gastos. Al año se realizan 700 millones de transacciones B2B en Europa. Pero también es una fuente de peligro y mala gestión. Por ejemplo, en muchos casos la tarjeta de empresa pasa de mano en mano. El riesgo de pérdida, robo o piratería es alto. Además, identificar al responsable de cada gasto es extremadamente complejo. Y hay otras malas prácticas que evitar:

• Compartir los datos de la tarjeta corporativa (por correo electrónico o, peor aún, en papel).

•  No establecer un proceso para recuperar los recibos de gastos.

• No establecer controles sobre los límites y condiciones de su uso.

• Tener una sola tarjeta bancaria para todas las compras del personal.

• Utilizar la tarjeta corporativa para contratar suscripciones de software.

• Confiar la tarjeta a un empleado que está de viaje de negocios. 

• Utilizar la tarjeta y prestarla a un compañero sin avisar a nadie.

Hoy hay soluciones fáciles para acabar con estos problemas. Spendesk ofrece tarjetas corporativas físicas y virtuales conectadas a una plataforma de gestión del gasto inteligente. Cada trabajador puede tener su propia tarjeta temporal. Por su parte, los jefes o los contables pueden acceder a los gastos incluso en tiempo real.

Una política de gastos eficaz para controlar los costes 

Establecer un mejor control de los gastos de empresa pasa inevitablemente por establecer una política de gastos. Al menos por tres razones principales. La primera, porque controlar los costes de funcionamiento permite tener una mayor visibilidad del presupuesto. Después, para poder llevar una contabilidad de costes. Y finalmente, para disponer de todas las facturas y evitar los desfases contables.

El primer paso: racionalizar la gestión 

Costes de explotación, costes de los trabajadores, viajes de empresa, comidas… Los gastos de empresa son muchos. Y de todo tipo: directos, indirectos, fijos y variables. Sin embargo, racionalizando su funcionamiento, toda empresa puede evitar despilfarros y aprovechar mejor sus recursos. 

Hay que aplicar medidas correctas para optimizar los procesos de gestión de gastos.

• Establecer un presupuesto por tipo de gasto. Fijar un presupuesto máximo para cada empleado en función de sus gastos, facilitará su control por la tesorería. 

• Desarrollar procesos reales de gestión. Tratar los gastos de la empresa requiere disciplina y rigor. Pero los procedimientos deben ser aplicables. Además, una vez definidos, deben ser respetados por todos. 

• Imponer una fecha límite para el reembolso. Se acabó estar enviando o recibiendo hojas de gastos continuamente. Establecer un período concreto al mes facilitará su gestión. 

• Proporcionar un método de pago adaptado a cada empleado. Por ejemplo, una tarjeta de pago virtual de un solo uso para las compras online, como un hotel o el billete de avión. Después, una tarjeta bancaria corporativa física para todos los gastos sobre el terreno.

• Cazar a los empleados defraudadores. Eliminando el informe de gastos con soluciones SaaS, estos gastos se verán reducidos. 

• Digitalizar la gestión de gastos. Todas las medidas se resumen en esta. Hoy ya es posible para todos los procesos: recuperación de facturas en tiempo real, solicitudes de compra, tarjetas virtuales…

Establecer y comunicar la política de gastos

Una buena política de gestión del gasto es aquella que permite el mejor uso posible de cada euro gastado. Tras racionalizarlos gastos, es momento de definirla claramente. Para ello, primero, conviene analizar todas las variables inherentes a la actividad de la empresa. Calcular los gastos fijos y variables previstos, así como las ganancias. Y claro, que el balance sea siempre positivo.

Define el nivel de lujo y el presupuesto que deseas asignar a cada partida de gasto. Por ejemplo, establece claramente qué categoría de hoteles pueden reservar tus empleados. Igual, las tarifas de viaje o las dietas de comida. Ten en cuenta también, eso sí, una parte variable para cubrir imprevistos.

Por último, es fundamental comunicar a todos los empleados la política de gastos de la empresa. De ello depende su eficacia y respeto. Tiene que tener un sitio destacado en los muros de la oficina o en la intranet. Y si es necesario, se le pueden añadir sanciones para castigar a los trabajadores que no la respeten o que intenten eludirla.

La automatización, una solución innovadora y adaptada

Ya lo hemos ido apuntando. Muchas soluciones permiten ahora gestionar todo el proceso de compra. Y esto desde la aprobación del gasto hasta el seguimiento contable de las facturas. Automatizando estas tareas, el control de los gastos de la empresa es mucho más fácil.

Spendesk ofrece una solución ideal. Desde su app de control de costes se puede, por ejemplo, establecer los umbrales de gasto y facilitar las autorizaciones. También permite enviar a contabilidad los justificantes o facturas digitalmente y de forma rápida. ¡Se pueden controlar los gastos en tiempo real!

Una tarjeta corporativa física y nominativa es la mejor solución para los viajes de empresa. Además, esta solución permite fijar límites de gasto para cada viaje, incluso por días y horas. Para las compras por internet, las tarjetas virtuales de un solo uso ofrecen seguridad y transparencia. Al final de cada mes se envía un extracto completo a la empresa, así como al titular de la tarjeta. Así se obtiene una imagen clara de los gastos de cada empleado. 

La gestión de los gastos no parece sencilla a primera vista. Sin embargo, la desmaterialización aporta más seguridad, flexibilidad y control sobre ellos. También hace crecer la productividad y autonomía de los empleados. ¡Todo son ventajas! Así que a qué esperas para estar a la vanguardia. Prueba Spendesk y su solución única para controlar y gestionar los gastos de tu empresa.