La guía definitiva para convertirse en un experto en hojas de gastos

¿Tu negocio está creciendo? Entonces seguro que la plantilla también. Al mismo tiempo, tus empleados, y tú mismo, tenéis que visitar a cada vez más clientes. Surge un nuevo problema: ¿cómo tratar mejor la cantidad de informes de gastos generados?

La gestión de las hojas de gastos puede ser una pesadilla si no dispones de un proceso ágil adaptado al tamaño y el crecimiento de tu empresa. Aprende aquí todo lo necesario para convertirte en un experto en la materia.

¿Qué es una hoja de gastos?

Una hoja de gastos es un documento que permite al empleado justificar un gasto realizado en el contexto profesional. Con él, obtiene el derecho a un reembolso por parte de su empleador. También se le conoce como informe o reporte de gastos.

Suele ser un formulario establecido por la empresa y que el empleado debe rellenar con una información esencial. Así, además de su nombre y departamento, para cada gasto hay que especificar al menos esto: 

• la fecha;

• el lugar;

• el motivo; 

• el importe.

¡Pero atención! Para su reembolso todas las hojas de gastos deben ir acompañadas de un justificante de pago. Es decir, un recibo, un ticket de venta o una factura con la mención "pagado". Es fundamental insistir a los empleados en reclamar el justificante de cada gasto.

¿Qué tipos de gastos pueden reembolsarse?

Cualquier desembolso que el empleado realice en el marco de su trabajo puede reclamarse. Los más habituales son los gastos relacionados con los desplazamientos o viajes de negocio. Pero el empresario puede estar obligado a cubrir otros. Por ejemplo, los ligados al teletrabajo o la compra de material.

Los gastos de viaje por un desplazamiento profesional

En un viaje profesional, los costes están cubiertos. El avión, el tren, el alquiler de coches, combustible, peajes y mantenimiento son gastos de viaje reembolsables. Si el empleado utiliza su propio coche, también recibirá dietas por kilometraje. Ahora bien, solo es obligatorio el reembolso si el desplazamiento es a más de 50 kilómetros del domicilio del trabajador. También  importa que el trayecto de ida no pueda realizarse en menos de una hora y media en transporte público.

Igual que el resto del viaje, los gastos de alojamiento también deben abonarse. Si el trabajador debe pasar la noche en un hotel, será reembolsado. Y esto incluso aunque se produzca de manera imprevista, por ejemplo, por perder un enlace de transporte. Simplemente tendrá que presentar los justificantes y las facturas que correspondan.

Los gastos de comida en viajes o reuniones

La empresa debe cubrir al 100% los gastos de comida. Como todo desembolso, también están sujetos a un informe de gastos detallado. Y ya sea para una simple comida con un cliente o por un viaje. 

Antes era habitual que la empresa estimase una cantidad fija como dietas de comida durante un viaje. El dinero era adelantado al empleado, que debía bastarse con esa cantidad: si se pasaba debía ponerlo de su bolsillo. Hoy esta práctica apenas se usa y el empleado puede reclamar el reembolso total en su reporte de gastos diarios.

Un nuevo gasto que puede reembolsarse: el teletrabajo

La pandemia del Covid ha institucionalizado el teletrabajo. Ahora son muchas las empresas que lo han adoptado. Incluso algunas obligan a sus empleados a teletrabajar ciertos días por semana o al mes.

Claro que para el trabajador esta organización supone un gasto: en electricidad, equipamiento… En este caso, la ley exige cubrir parte de los costos de teletrabajo del empleado. Entran aquí, por ejemplo, un porcentaje del alquiler o del precio del paquete de internet y la telefonía.

Otros gastos que pueden reclamarse: ropa, material…

Según la actividad de la empresa, los empleados pueden incurrir en otros gastos. Por ejemplo, en empresas de seguridad o de construcción, a veces tienen que comprar las herramientas y su propia ropa de trabajo, o el material de seguridad.

En otras compañías, se pueden necesitar suscripciones a herramientas saas o de marketing, equipos especiales…  Presentando el justificante y la factura en el informe de gastos, todas estas compras deben reembolsarse. 

¿Qué hay que tener en cuenta al tramitar los informes de gastos?

Empleador y empleado tienen unas obligaciones. Hay que guardar todas las facturas, los tickets y los comprobantes de compra. Sin ellos, la reclamación de los gastos no es posible. Y claro, el tiempo para ser reembolsado también es importante.

Sin el justificante del gasto, no hay reembolso

Los justificantes de gastos son una fuente de frustración para los empleados y las empresas. Son una carga para el trabajador, que debe recopilarlos, guardarlos y ordenarlos. Para los gestores, su tramitación es una tarea fastidiosa.

Pero la ley es muy clara: toda hoja o reporte de gastos injustificado no puede reembolsarse. De lo contrario, puede considerarse “pago en especie”. Con expedientes de gastos no justificados, el departamento de contabilidad no puede cerrar el balance.

Muchos empleados renuncian al reembolso de sus gastos: han perdido los justificantes. Eso sí, a veces es posible reclamar un duplicado de la factura al establecimiento. O también se puede hacer una declaración jurada de la pérdida de un recibo.

Plazos de reembolso diferentes

Según la ley, el reembolso de los gastos profesionales está sujeto al plazo de prescripción de cinco años. Por tanto, en teoría, cada empleado puede reclamar y ser reembolsado en este plazo máximo.

No obstante, el empleador puede imponer un plazo más corto. Sólo tiene una obligación: reflejarlo en el convenio colectivo o en su política de gestión de los gastos profesionales. 

Una vez presentados los justificantes, el plazo medio para obtener el reembolso es de un mes. En una empresa pequeña puede ser menor. En una grande, el paso por distintos departamentos y etapas hace que el tiempo sea mayor.

La recuperación del IVA en las hojas de gastos

El IVA sobre los informes de gastos es un "IVA deducible". Es decir, la empresa recupera el importe asociado a la mayoría de estos gastos. Por ejemplo, puede deducirlo del importe del IVA que paga en sus compras. 

Se puede recuperar en todo tipo de comidas y desplazamientos. No obstante, las noches de hotel que pueden recuperarse son las de los clientes y proveedores, pero no las de directivos y empleados.

Respecto a los vehículos, se recuperan los gastos de peajes y gasóleo (al 80% para un vehículo de pasajeros y al 100% para un vehículo comercial). Sin embargo, no es posible recuperar el IVA sobre otros combustibles o medios de transporte.

¿Cuáles son los inconvenientes de los reportes de gastos?

La gestión de las hojas de gastos supone un costo importante para las empresas. De un lado está el tiempo y el personal que necesita. De otro, los errores intencionados o no por parte de los empleados.

El fraude en las hojas de gastos

Compras fuera del horario laboral, kilometraje exagerado, facturas hinchadas de restaurantes... A veces los trabajadores inflan los informes o pasan gastos personales a la empresa para obtener un reembolso mayor. En España, en 2020, el 14% de las empresas se vieron afectadas. 

Hoy existen métodos eficaces para luchar contra este fraude. Principalmente, la digitalización en el control de gasto. Así, por ejemplo, la empresa puede optar por tarjetas de pago conectadas y virtuales. Para gastos fijos, las tarjetas de prepago físicas son una gran opción.

Un precio importante para las compañías y el empleado

Se estima que cada informe de gastos cuesta a la empresa una media de 27 euros. Su tiempo medio de gestión se estima en 30 días. Tramitar estos reportes impide al empleado realizar otras tareas más importantes. Y lo mismo le sucede al jefe y al contable, que deben dedicar mucho tiempo a validar los gastos y contabilizarlos.

Es una de las tareas menos gratificantes para el empleado. La consecuencia: se producen muchos errores manuales. A menudo faltan datos obligatorios. Incluso a veces las cantidades son erróneas, no se corresponden con las facturas. Se trata de una tarea tan tediosa, que los errores son comunes por falta de atención. 

¿Cómo optimizar la gestión de los informes de gastos?

La digitalización va a marcar la diferencia. Spendesk ofrece la posibilidad de desmaterializar los informes de gastos. Igualmente, permite asignar tarjetas de pago modernas y conectadas. ¡Los empleados ya no tendrán que llevar consigo los recibos ni compartir la tarjeta bancaria de la empresa!

Además, la plataforma permite el seguimiento de las transacciones en tiempo real. Los empleados son más autónomos y el departamento financiero tiene el control total de los gastos. Al contar con datos exactos y precisos, se podrán tomar las decisiones correctas.

Un software de gestión de gastos empresariales como Spendesk es un verdadero activo para toda la empresa. ¡Ahorra tiempo y dinero! ¡No esperes para transformar el rendimiento de tu empresa con Spendesk!