Los objetivos financieros clave para empresas inteligentes

Los equipos de finanzas comienzan cada año cerrando el anterior. El proceso de cierre es complicado y, a menudo, tedioso. Y una vez que está listo, hay que ponerse a planificar el siguiente año: otro gran proyecto entre manos.

Apenas has tenido tiempo para pensar, mucho menos para establecer objetivos.

Pues es hora de ponerse algunas metas. Hemos hablado con innumerables equipos financieros y CFO que están cambiando la forma en la que gestionan los negocios. Y, por supuesto, queríamos saber qué objetivos tienen ahora.

Estos son los 5 objetivos prioritarios de los equipos de finanzas que quieren trabajar de forma más inteligente y eficiente.

Primer objetivo: Moderar el riesgo financiero

Para los expertos en finanzas de muchas empresas, este es el objetivo número 1. Y es tu responsabilidad de que se realice un gasto responsable por parte de todos, que los miembros de tu equipo cooperen y mantener segura a la empresa.

Todo esto no ocurre por arte de magia. Necesitas seguir estos dos consejos:

Crear procesos fáciles de seguir

¿Te has dado cuenta alguna vez de que otros departamentos de la empresa no tienen el mismo cuidado con el dinero de la empresa que tú? No es porque les dé igual. Simplemente, no conocen los procedimientos adecuados y les resulta complicado encontrar la información que necesitan.

Desde el departamento de finanzas se prefieren reglas bien definidas, mientras que el resto de empleados quiere mayor facilidad al cumplir con sus labores.

Por eso es bueno crear procesos de gastos que sean con sentido, simples y que se ajusten a la política de la empresa de forma sistemática. Las herramientas de gestión de gastos son así. Cuando un miembro del equipo necesita gastar, inicia sesión en la plataforma y sigue los pasos. Tú creas la política de gastos, los límites y las aprobaciones en el sistema, por lo que otros ni siquiera necesitan conocer las reglas. La plataforma hace el trabajo por ti.

Añadir las aprobaciones del equipo directivo en los programas de finanzas

Hay empleados que tienen la autorización para gastar en nombre de la empresa, ya sea comprando por internet o fuera de la oficina. En estos casos, ¿verdad que sería una gran ventaja tener la posibilidad de aprobar sus gastos?

Pero, como sabrás, normalmente no es así. No es tan fácil controlar los gastos con anticipación.

Los métodos de pago convencionales (tarjetas de crédito y declarar los gastos a posteriori) no están pensados para crear aprobaciones de gasto. Una vez que un empleado tiene la tarjeta en sus manos, tú confías que va a ser honesto y que va a seguir los valores de la empresa manteniendo el gasto bajo control. Para los gastos igual: debes esperar a que sigan las reglas establecidas, pero solo lo comprobarás a fin de mes.

Así que por eso te recomendamos utilizar herramientas de finanzas, sobre todo para los métodos de gasto empresarial, y que tengan las aprobaciones integradas. Además, una buena herramienta te permite retener fondos de las tarjetas de tus empleados, hasta que un gerente dé luz verde. De esta forma se pueden mantener los presupuestos bien controlados.

Y todo esto no tiene por qué quitar libertad a tus empleados.

Segundo objetivo: Reducir los desacuerdos sobre el dinero que gasta el personal

Lo contrario del control es la libertad. En el mundo de los negocios sucede lo mismo. Cuanto más se controlen los gastos, mayores serán los obstáculos que tendrán los trabajadores para gastar el dinero de la empresa.

Esto se hace evidente al ver cómo algunas corporaciones protegen la tarjeta de la empresa. Si alguien necesita pagar por internet, por ejemplo, para contratar una nueva suscripción a un programa informático, tendrá que ir personalmente al departamento financiero o al director ejecutivo para conseguir la tarjeta. Haciéndolo así, el dueño de la tarjeta puede asegurarse de que el gasto sea aprobado.

Pero ¿y si el titular de la tarjeta no está en la oficina? ¿O si está tan ocupado que ni se molesta en averiguar qué uso se le dará al dinero? ¿Y qué pasa si el empleado que necesita la tarjeta está fuera de la oficina? 

Todo este proceso de aprobación de gastos tan manual ralentiza el trabajo del personal. 

Los empleados quieren tener autonomía y que confíen en ellos. Y cuando se sienten libres para tomar decisiones sobre cuándo usar la tarjeta, hacer un mejor trabajo. Pero, obviamente, no se puede dar a todo el mundo acceso completo a la cuenta bancaria ni a las tarjetas de crédito de la empresa.

Se necesita una forma de permitir que los empleados puedan hacer compras sin contratiempos, pero con la capacidad de poder establecer límites e incluso detener transacciones no deseadas. 

Tercer objetivo: Tener mayor visibilidad de los gastos de los empleados

Lo cierto es que este objetivo es muy importante para los equipos financieros: para que se mantengan al día y no se asusten al ver solo gastos a fin de mes.

¿Tienes un método para saber a tiempo completo cuánto dinero gasta cada equipo?

La respuesta suele ser “no”. Y, como mucho, “más o menos”. Pero en ocasiones, cuando finalmente sabes lo que han gastado los equipos comerciales, ya es demasiado tarde para tomar acción.

El trabajo del departamento de finanzas es vital para que un negocio sea rentable. Deben saber si los gastos están dentro del presupuesto, y monitorizar los gastos de la empresa en todo momento.

Cuarto objetivo: Ahorrar tiempo y recopilar datos financieros precisos

Sería estupendo no tener que introducir los mismos datos vez tras vez al usar una herramienta de finanzas. Y también, poder registrarlos con mayor precisión, sin tener que verificarlos tantas veces. 

Para ello, te hace falta la automatización, como por ejemplo:

Reclamaciones de gastos

No somos fanáticos de los informes de gastos. Pero si los usas, es mejor simplificarlos. En vez de que tus empleados tengan que rellenar un Excel, enviarlo a su gerente para comprobarlo y luego enviarlo a Finanzas (quien tiene que introducir manualmente todos los detalles), ¿verdad que digitalizarlo todo haría la vida más fácil?

Herramientas de última generación, como Spendesk, permiten al usuario registrar su petición de gasto directamente en el sistema. Esto incluye el motivo del gasto, el jefe que lo aprueba e incluso la factura.

Los que trabajan en el departamento financiero simplemente exportan esos datos a sus programas de contabilidad, sin tener que meter datos de forma manual. Esto permite ahorrar hasta 5 días de trabajo al mes y cobrar el 95 % de los recibos a tiempo.

Cierre de fin de mes

El final de cada mes es un momento completo para los equipos de finanzas. Deben recoger los datos de sitios diferentes, conciliarlos con las cuentas bancarias y asegurarse de que los libros contables estén correctos. Y eso cada mes.

El problema aquí es almacenar los datos en diferentes lugares. También es importante tener los documentos importantes accesibles, como las declaraciones de impuestos que deben digitalizarse y luego comparar con los pagos en el libro mayor.

Ahí es donde entra la automatización. Si los gastos se digitalizan desde el principio, ya nadie más debería enviar en papel las anotaciones de gastos, los recibos y los estados de tarjetas de crédito.

Pero herramientas como Spendesk pueden ir más allá. Gracias a la tecnología OCR, Spendesk lee las facturas al instante y podrás confirmar que coinciden con las notas de gastos o las tarjetas. 

Sin duda, la automatización te ayudará a tener una contabilidad mucho más precisa y al día.

Quinto objetivo: Tener sistemas financieros homogéneos

Si cada proceso en la empresa funciona de manera diferente, todos deben aprender cada proceso. Y, como ya vimos, si los procesos confunden a la gente, terminarán olvidándose. Así que intenta implementar sistemas que funcionen igual para conseguir diversos resultados.

Hablemos sobre los gastos de tu empresa. Puede que tengas un proceso para los pagos de suscripciones en línea (tarjetas de empresa compartidas), otro proceso para compras fuera de la oficina (hojas de gasto) y otro más para enviar facturas a proveedores (por correo electrónico).

Y se complica más si tienes procesos diferentes para las distintas oficinas en diversos países. Imagina si en cada sitio hacen las cosas a su manera…

Es por eso que te recomendamos que registres todos tus gastos operativos en una plataforma de gestión de gastos como Spendesk. Los empleados necesitan tan solo un proceso para pagar con tarjetas corporativas, crear notas de gastos y enviar facturas. 

Spendesk te ayuda a tener menos errores y así los equipos de finanzas tienen un fuente confiable donde revisarlo todo.

El enfoque que te ofrecemos es escalable. De esta forma, si tienes varias entidades por todo el mundo y necesitas aumentar tu plantilla, todos tendrán el mismo proceso de gastos. Lo único que deberán hacer es iniciar sesión.