¿Qué es una orden de compra y qué debes tener en cuenta?

La orden de compra es una herramienta importante de las cuentas por pagar de una empresa. Aportan formalidad y claridad a un proceso que, sin ellas, podría resultar caótico.

Pero, al igual que muchos procesos de gastos, una cosa es lo que se quiere hacer y otra muy distinta, lo que se llega a hacer.

Y es que las órdenes de compra deberían conseguir mayor claridad y visibilidad a las transacciones comerciales. Sin embargo, suelen suponer más papeleo, confusión y largos seguimientos por correo electrónico.

En este artículo analizaremos brevemente por qué sucede eso. Y luego te mostraremos cómo la automatización y contar con buena tecnología eliminan esos problemas casi al instante.

Pero empecemos por lo básico.

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra (OC) es un documento creado por un comprador que muestra lo que quiere adquirir de un proveedor. Es decir, es una lista de bienes o servicios que una empresa quiere comprar. Toda orden de compra debe incluir una descripción clara, la cantidad, el precio, las condiciones de pago y los detalles de entrega necesarios.

En la mayoría de los casos, cuando el proveedor acepta una orden de compra, esta pasa a ser legalmente vinculante. Las dos partes han llegado a un acuerdo y el proveedor ahora está obligado a entregar la mercancía. 

Para las empresas con un buen proceso de gestión de compras o gastos, la orden de compra permite a los empleados realizar una solicitud interna de lo que necesitan. Podrían indicar qué equipos informáticos, software o servicios de agencias desean, encontrar al proveedor perfecto, y su jefe puede revisar y aprobar la solicitud con toda la información importante.

De este modo, queda constancia de la solicitud para toda persona que deba verla, incluidos los directivos y el equipo financiero.

Diferentes tipos de orden de compra

Existen cuatro categorías principales de órdenes de compra que conviene tener en cuenta:

• Orden de compra estándar. Se utiliza sobre todo para transacciones puntuales. Contiene toda la información necesaria, incluidos los detalles de pago y entrega. Las empresas los crean siempre que van a comprar bienes en un único pedido.

• Orden de compra planificada. Son similares a las anteriores, pero las planificadas no suelen utilizarse para pedidos puntuales. En vez de eso, establecen el alcance total de una transacción, con pagos y entregas a plazos. Por ejemplo, puedes pedir 100 ordenadores nuevos en los próximos 6 meses, pero emitirás pedidos específicos de 10 en 10 según sea necesario.

• Orden de compra abierta. No es tan preciso. Las empresas pueden solicitar a un proveedor una cantidad indeterminada de un bien o servicio concreto, durante un periodo de tiempo desconocido. Se trata de un acuerdo para comprar al proveedor, pero con los detalles por determinar. 

• Orden de compra por contrato. Consiste básicamente en un acuerdo para crear una relación comercial entre las dos partes. Establecen los detalles del proveedor y, a menudo, los requisitos de pago o entrega. A continuación, la empresa emitirá un pedido estándar para realizar las compras reales. 

En este post nos centraremos en las órdenes de compra estándar. 

Diferencias entre una orden de compra y una factura

Las órdenes de compra y las facturas son dos etapas diferentes de un mismo proceso. La primera es una solicitud del comprador donde establece qué bienes y servicios quiere obtener. Y la segunda es una relación de los bienes y servicios realmente prestados, emitida por el vendedor para poder pagar.

• Orden de compra (comprador): Solicitud enviada a un proveedor, en la que se detalla exactamente lo que se espera recibir.

• Factura (vendedor): Lista de bienes o servicios entregados, con la suma que debe pagar el comprador.

Cuando se hacen bien las cosas en los procesos de compra, estos dos documentos van de la mano. Así, si el equipo financiero (o el jefe de compras) no está seguro de si una factura está justificada y es legítima, puede consultar la orden de compra original. De esta manera debería poder ver rápidamente si los bienes y servicios entregados coinciden con lo que se pidió.

Por qué es tan importante la orden de compra en los equipos de una empresa

El objetivo principal de una orden de compra es crear un acuerdo entre el comprador y el vendedor. Pero antes incluso de llegar al proveedor, dicho documento cumple una valiosa función dentro de la empresa que va a comprar.

Así es cómo sería una transacción típica sin una orden de compra:

• Un equipo necesita comprar algo para ser más eficaz en su trabajo; la suscripción a un software, por ejemplo.

• Un miembro del equipo solicita ese software y su jefe aprueba la compra.

• El empleado crea una cuenta y empieza a utilizar el software.

• Al mes siguiente llega una factura. El empleado no puede pagarla, así que la envía al departamento financiero. Esta es la primera vez que tienen constancia de ese programa.

• Para obtener toda la información que necesita el equipo financiero, se crea una cadena de correos electrónicos. En ella participan el empleado, su jefe (que recuerda vagamente haber aprobado la compra) y el equipo financiero.

• Lo que debería ser una transacción relativamente sencilla ahora se convierte en una gran carga de trabajo administrativo para todas las partes. 

Si esta transacción hubiera comenzado con una orden de compra, el equipo financiero tendría un registro completo de quién hizo el pedido y por qué. Tan solo tendrían que comprobar que la factura coincide con la orden de compra y podrían pagarlo sin quebraderos de cabeza.

Cómo es el proceso de una orden de compra

El proceso de una orden de compra estándar contiene varios pasos que no pueden omitirse:

1. Un miembro de un equipo necesita cierto recurso y crea un pedido de compra.

2. Se identifica al mejor proveedor. Esto puede incluir una solicitud de presupuesto.

3. Un responsable de presupuestos aprueba la compra.

4. La orden de compra se envía al proveedor para que pueda cumplimentar el pedido.

5. La empresa recibe los bienes o servicios solicitados.

6. El proveedor envía una factura. La empresa la analiza para asegurarse de que coincide con lo que se ha pedido.

7. Se aprueba la factura y se paga al proveedor. 

8. La factura y la orden de compra se guardan en los registros de la empresa, y un gestor introduce el pago en la contabilidad. 

Estos pasos son importantes, pero eso no significa que todos deban realizarse manualmente o incluso por una persona. Vamos a ver ahora los puntos clave de este proceso que pueden acelerarse y automatizarse.

Conciliación a tres bandas

Las empresas necesitan verificar que todas las facturas recibidas son válidas. Para ello, es necesario realizar una “conciliación a tres bandas”, que busca la coherencia entre:

• La orden de compra

• Los bienes y servicios entregados

• La factura

Si las tres coinciden, se puede pagar al proveedor sin problemas.

Upgrade: Automatización de la orden de compra

Como pasa con la mayoría de los procesos de la empresa, las órdenes de compra son una gran herramienta siempre que se utilicen correctamente. Pero podrían convertirse en una carga administrativa para los miembros de un equipo, que ya de por sí están bastante ocupados. 

Automatizar los pedidos de compra te permite eliminar la mayor parte de la carga administrativa. Y en realidad es tan sencillo como encontrar las herramientas adecuadas.

Cómo funciona la automatización de las órdenes de compra

La automatización se ha diseñado con la idea de que algunas tareas las hacen más rápido los programas. En vez de rellenar manualmente informes de compra en papel, escanearlos o introducir los datos a mano y luego enviarlos por correo electrónico a los responsables, se pueden digitalizar y centralizar desde el principio:

• Digitalizar: Los empleados archivan las órdenes de compra directamente desde el software. Toda la información requerida (proveedor, precio, plazo, motivo del gasto) es digital por defecto. Por tanto, no hay que introducir datos y hay muy poco margen de error.

• Centralizar: Todos las órdenes están en la misma plataforma. Los equipos financieros pueden acceder a ellos siempre que lo necesiten.

Las ventajas de gestionar las órdenes de compra de esta forma son innumerables, y en breve mencionaremos algunas de ellas. Pero primero, mira cómo se vería ahora el proceso estándar que describimos antes:

1. Un miembro del equipo necesita cierto recurso y crea una orden de compra digital.

2. Identifica al proveedor ideal e introduce sus datos en el sistema. Si se trata de un proveedor habitual, la información ya se encuentra ahí. 

3. Un responsable de presupuestos recibe una notificación automática y puede aprobar la compra desde cualquier lugar. Incluso desde la aplicación móvil.

4. La orden de compra se envía al proveedor para que pueda preparar el pedido.

5. La empresa recibe los bienes o servicios solicitados.

6. La empresa recibe una factura. El software la empareja con la orden de compra correspondiente y se asegura de que todos los detalles clave coinciden.

7. El equipo financiero echa un vistazo rápido, ve que todo coincide y aprueba la factura.

8. El pago se programa automáticamente, la factura y la orden de compra se archivan en la nube y todos los datos pasan directamente a las herramientas de contabilidad de la empresa.

La verdad es que son los mismos puntos de contacto y controles de seguridad importantes. Pero ya no tienen que hacerse a mano.

Y la mayor diferencia: se acabaron las largas conversaciones por correo electrónico. El proceso es ágil, ameno y encaja con todos los implicados.

Ventajas de las herramientas de automatización de las órdenes de compra

¿Qué puedes esperar al pasar de una orden de compra en papel a un proceso digitalizado y automatizado?

Visibilidad en tiempo real de los gastos previstos

Uno de los problemas del proceso estándar de las órdenes de compra es que los equipos financieros no suelen intervenir hasta el final, en la fase de la conciliación a tres bandas. Hasta que no se recibe la factura, es probable que no tengan ni idea de que la empresa se ha comprometido a gastar una determinada cantidad con ese proveedor.

Las órdenes de compra digitales cambian esta situación. Los equipos financieros pueden ver todos los pedidos desde que se crean. Además, pueden verlos junto con otros gastos reales y futuros (como el pago de suscripciones). Como resultado, pueden gestionar los presupuestos de los equipos en tiempo real y asegurarse de que no haya problemas con el flujo de caja.

Un proceso más claro para los empleados

La mayoría de los empleados no entienden cómo funcionan las órdenes de compra. Y es que no forma parte de sus funciones. Por eso, para crear una con éxito, necesitan que alguien los forme y oriente. Y si encima lo hacen en papel, hay muchas posibilidades de que se equivoquen.

Un software de orden de compra guía a los empleados paso a paso, así no cometen errores. Se limitan a seguir las instrucciones, y el sistema no les dejará enviar la orden si falta información o es errónea.

Más visibilidad para los equipos financieros

Como mencionamos antes, las órdenes de compra crean un gran historial de pedidos para la empresa. Los equipos financieros pueden ver exactamente qué se ha solicitado y por qué es necesario. Pero esto depende de que cada orden de compra se envíe a tiempo y sea fácil de encontrar.

Si están centralizadas en una plataforma, esto es mucho más sencillo. Así, los gerentes y los equipos financieros no pierden tiempo encontrándolas. Son accesibles desde que se crean y desde cualquier lugar.

Una fuente de información veraz

La otra ventaja de tener todas las órdenes de compra en un solo lugar es que esta plataforma se convierte en la máxima autoridad en materia de gastos de la empresa. Y cuando esa plataforma también está conectada a las tarjetas de la empresa y a las reclamaciones de gastos (un sistema de gestión de gastos todo en uno), los equipos financieros siempre disponen de todos los datos que les haga falta.

Se ahorra tiempo y se cometen menos errores

La ventaja más obvia de la automatización es el ahorro de tiempo. Tu software se encarga de la mayor parte del trabajo de “procesamiento” por ti, para que puedas encargarte de otras operaciones.

Además, también reduce los errores humanos.

Teniendo en cuenta todas estas grandes ventajas, puede que te preguntes: “¿Qué herramienta de automatización de órdenes de compra debería utilizar?”.

Spendesk: la automatización completa de cuentas por pagar (incluye las órdenes de compra)

Obviamente te recomendamos que le eches un ojo a Spendesk, que te ayuda a gestionar las cuentas por pagar además del resto de gastos de tu empresa.

Spendesk incluye órdenes de compra para ayudar a los empleados a realizar solicitudes más claras y permitir que los equipos financieros realicen una conciliación tripartita antes de aprobar el pago:

La punta del iceberg de un sistema que centraliza la gestión de todos los gastos

A veces se pasa por alto que las facturas no son más que otra forma de pago, básicamente igual que las tarjetas de crédito y las reclamaciones de gastos de los empleados. Todo esto existe porque alguien de un equipo necesita gastar dinero de la empresa para hacer su trabajo. La única diferencia es cómo se les da acceso al dinero.

Entonces, ¿por qué no gestionarlo todo en una misma plataforma? Spendesk te permite realizar un seguimiento conjunto de los pagos con tarjeta, los gastos de los empleados y las facturas. Siempre sabrás exactamente cuánto dinero de la empresa se ha asignado y gastado, y los equipos financieros dispondrán de esa única fuente de datos que tanto necesitan.

Y, lo que es más importante, los demás equipos solo tienen que recordar una herramienta, un inicio de sesión y un programa. Esto facilita la gestión de los gastos de la empresa, como debe ser.