Cómo crear una política de gastos de empresa

Toda empresa se enfrenta a gastos de diversa índole. Ahora bien, ¿cómo saber quién puede gastar en nombre de la empresa? ¿Cuánto se permite por empleado? ¿Quién aprueba los gastos? Por estos y otros casos es muy necesario crear una política de gastos. 

¿Estás listo para crear una política de gestión de gastos para tu empresa? ¿Aún no lo tienes claro? No hay problema. Estás en el lugar adecuado.

Estamos convencidos de que contar con una política de gastos formal y por escrito es vital para cualquier empresa. El objetivo es ayudarte a elaborar una política que funcione para todos los miembros de la empresa y que no te lleve semanas de trabajo. Debería ser algo sencillo.

Podrás hacerlo en un momento. Si quieres más detalles, hemos elaborado una pequeña guía útil para ayudarte. Puedes descargarlo aquí gratis:

Profundiza en muchos de los mismos conceptos que vamos a ver ahora. Básicamente, es una actualización de este post.

Ahora, echemos un vistazo a algunas ideas que encontrarás en la guía.

¿Qué es una política de gastos de empresa?

Algunos creen que no sirve de mucho, pero contar con una política de gastos empresariales es esencial. En primer lugar, es de gran ayuda para el equipo directivo, ya que le permite determinar cómo deben gastar el dinero de la empresa los empleados.

En vez de buscar respuestas sobre la marcha -del tipo "no sé, preguntémosle al jefe"-, se fijan las normas antes de pensar siquiera en gastar. Además, les da una guía clara a los empleados siempre que la necesiten. Así no tendrán que molestar al director general o al equipo financiero cada vez que necesiten hacer un pago.

Como explican los expertos de Abacus, "contar con políticas de gastos es la mejor forma de tener previsiones y reducir las ambigüedades para los empleados. La realidad es que el motivo más común por el que el personal no cumple con la política de gastos de su empresa es por la falta de comprensión de la política, además de la poca paciencia para entenderla".

Como ocurre con la mayoría de los procesos, siempre es mejor tenerlo por escrito. Pero, ¿qué debe tener una buena política?

Te presentamos las claves para una buena política de gastos

Es muy importante adaptar la política de gastos a cada empresa. Pero hay algunos factores que siempre estarán presentes:

1. Crea categorías y presupuestos bien definidos. Los empleados necesitan saber cuánto está permitido gastar y en qué pueden gastar.

2. Sé justo. No debe tratar de forma diferente a los empleados. La política debe aplicarse en toda la empresa.

3. Hazlo simple. A casi nadie le apasionan los gastos (¡menos a Spendek!), y tu equipo no va a leer una novela para entender en qué gastar. Seguro te gustaría que puedan responder sus propias preguntas, así que haz que la política sea breve y agradable.

4. Actualízala constantemente. Así debería ser para la mayoría de los procesos de la empresa. Asegúrate de que alguien revise si los miembros del equipo lo están usando y cómo se puede mejorar.

5. Consulta la normativa vigente. Obviamente, lo más importante es cumplir con las leyes locales. Probablemente ya pensaste en esto, pero aquí te lo recordamos también.

Esas son solo algunas ideas útiles. Pero, ¿qué debe contener realmente tu política de gestión de gastos?

Qué incluir en una política de gastos empresariales

Profundicemos en el tema y respondamos esta pregunta: ¿qué debe contener una política de gastos?

Presupuestos para cada categoría de gastos

En primer lugar, se necesita detallar quién establece los presupuestos de cada equipo o tipo de gasto y quién los gestiona. Los empleados deben saber a quién acudir cuando no están seguros.

Y aún mejor es incluir en la política los presupuestos específicos para cada tipo de gasto: viajes, material de oficina, marketing y publicidad, etcétera.

Como los presupuestos varían según las temporadas y las necesidades, puede que esto no sea posible. En su lugar, trata de incluir normas y directrices generales para los presupuestos.

Pero el plan debe ser un documento vivo, y mantenerlo al día debe ser una norma. Así que, si puedes, incluye los presupuestos reales dentro de la propia póliza.

Un plan para las devoluciones

Hay que tener en cuenta dos cosas a la hora de pensar en los reembolsos:

1. Hay que devolver el dinero a los empleados. Esto es tanto un requisito legal como lo correcto.

2. Los empleados tienen cosas más importantes que hacer que presentar justificantes de gastos. La mayoría lo pospone o se olvida por completo de hacerlo. Y eso que es su dinero.

Hay que ser explícito sobre lo que tienen que hacer para reclamar gastos. ¿Cuál es el proceso, quién es el responsable y hay un límite de tiempo?

Todos estos factores deben estar claramente establecidos en la política, y los empleados deben saber que deben tomárselos en serio.

Métodos de pago adecuados

También es importante la forma en que los miembros del equipo pagan las cosas. En una empresa suele haber varias formas de pagar los gastos.

La política de gastos debe establecer procedimientos claros para:

• Pagos con las tarjeta de empresa: ¿Quién controla la tarjeta de empresa? ¿Y cómo registran los empleados un nuevo pago? Las tarjetas compartidas pueden resultar poco manejables, con usuarios de toda la organización realizando pagos tanto en tiendas como por Internet. Es vital que el proceso esté perfectamente definido.

• Pagos en línea: Considera el número de pagos de suscripción en vigor que tiene tu empresa. Cada nueva herramienta de marketing, ventas y administración tiene su propio ciclo de vida y fecha de vencimiento del pago. Una vez más, los miembros del equipo deben saber qué se requiere al realizar estos pagos.

• Anticipos de gastos a los empleados. En ocasiones, las empresas conceden anticipos a sus empleados para cubrir gastos futuros. Esto puede ser necesario cuando el importe es demasiado elevado como para esperar que un empleado lo cubra por sí mismo. Como esto es más raro, tu política debe explicar exactamente cómo funciona.

• Pagos del propio bolsillo del empleado. Ya hemos hablado de los reembolsos. La política también debe explicar cuándo y por qué los empleados pueden tener que utilizar su propio dinero para gastos de trabajo.

Recuerda que cada lugar de trabajo tiene su propia forma de gestionar los gastos. Por eso, es posible que incluso los empleados con más experiencia no hayan hecho antes las cosas a tu manera.

Asegúrate de que tu política les ayuda a gastar con facilidad sin dejar de cumplir tu forma de trabajar.

Plantillas de políticas de gastos

Si estás buscando una buena plantilla o ejemplo para usar, el equipo de Example.com ha reunido más de 20 políticas de gastos listas para usar.

¿Es mejor tener una política de gastos muy detallada, o abierta según la necesidad?

Con respecto a la última recomendación, merece la pena señalar que existen diferentes opiniones. Algunos sostienen que cuanto más detallada sea la política de gastos, mejor. Después de todo, esto no dejará ninguna duda en la mente de los miembros de su equipo. Y eso es bueno.

Pero, del mismo modo, cuantas más normas se incluyan -y con mayor profundidad-, menos probabilidades habrá de que los equipos las lean y las comprendan todas.

Algunas empresas optan por ir en otra dirección. En lugar de escribir todas y cada una de las normas, es mejor establecer principios generales y confiar en que los empleados tomen las decisiones correctas.

El ejemplo más famoso de este enfoque es Netflix. Su política de gastos solo consta de cinco palabras en inglés: "Actúa a favor de los intereses de Netflix".

Para la mayoría de las empresas, esto es bastante escalofriante. Y solo porque funcione para ellos, no significa que vaya a funcionar en cualquier otro sitio.

En realidad, tu política de gastos debe adaptarse a la empresa que has construido. Si contratas empleados de confianza y sensatos, quizás no necesites una política exhaustiva.

En Spendesk, nuestra política se basa en principios, no en normas. Tenemos un gran equipo lleno de personas concienzudas que quieren lo mejor para la empresa.

Pero también tenemos el lujo de utilizar nuestro propio producto. Esto nos permite establecer normas y límites más precisos, por lo que no tiene sentido escribirlos todos en un documento que nadie leerá.

En nuestra opinión, es el resultado perfecto.

¡Es hora de ponerse a trabajar y crear la política de gastos!

Crear una política de gastos no es la tarea más apasionante del mundo. Pero es necesaria, y sin duda te ayudará a evitar problemas importantes en el futuro.

Además, en realidad no es demasiado complicada. Solo hay que saber qué incluir y pensar un poco en los retos específicos a los que se enfrenta la empresa.

La buena noticia es que podemos ayudarte. Descarga esta guía gratuita para asegurarte de que tu política de gestión de gastos es todo lo que debe ser: