El procedimiento presupuestario que tu empresa debería seguir

El proceso presupuestario puede ser algo bastante tedioso. Surgen preguntas, problemas y hay que mantener la comunicación con otros equipos. Como resultado, es fácil que los presupuestos se dejen para última hora, o que incluso se dejen de lado por completo.

Y por otro lado se encuentran los presupuestos demasiado detallados, francamente puntillosos. Esos que apuntan cualquier mínimo gasto en una red de hojas de cálculo que la mayoría de los usuarios no pueden entender. Sin duda es mejor que no tener ningún presupuesto, pero también puede crear muchos problemas.

Sea cual sea tu opción, este artículo te ayudará. Vamos a exponer los aspectos esenciales del procedimiento presupuestario empresarial.

Este post también incluye las mejores prácticas y principios para asegurarte de que lo estás haciendo bien, independientemente de lo simple o complejo que acabe siendo tu presupuesto.

Porque tu empresa debe tener un presupuesto. Pero de ti depende que sea eficaz, que merezca la pena o que simplemente llegue a ser una gran pérdida de tiempo.

El procedimiento presupuestario

Contar con procesos y sistemas para trabajar los presupuestos permite a una organización planificarlos y prepararlos para un periodo determinado. Implica revisar los presupuestos anteriores, identificar y prever los ingresos para el próximo periodo y asignar cantidades para gastar en los distintos costes de una empresa.

Para que todo salga bien, se necesita la aportación de la alta dirección, el equipo financiero y los gestores presupuestarios de toda la empresa.

Piensa en tu presupuesto como la puesta en marcha de tu plan de negocio. Has fijado las prioridades y objetivos de la empresa para el año siguiente, y el presupuesto asigna recursos financieros para alcanzarlos.

La importancia del presupuesto empresarial

Los beneficios de la elaboración de presupuestos son bastante obvios, pues si la empresa se queda sin dinero, el negocio no puede sobrevivir. Por eso es esencial contar con un plan de tesorería bien definido que todos los equipos puedan seguir.

Pero más allá de simplemente garantizar el sostenimiento de la empresa, hay varias razones de peso para pensar en tu proceso presupuestario:

• Ayuda a fijar objetivos y expectativas precisos. El presupuesto fija objetivos de gastos e ingresos, lo que ayuda a otros equipos a adaptar su trabajo para alcanzarlos.

• Es vital para la financiación. Si vas a pedir más dinero a una empresa de capital riesgo o a un banco, querrán saber cómo te lo vas a gastar. También querrán ver que has elaborado y respetado presupuestos anteriormente.

• Establece tus prioridades de forma tangible. Es probable que tus equipos fijen hasta cierto punto sus propios plazos y calendarios. El presupuesto les da unas directrices globales al respecto, e implicarles en el proceso de presupuestación hace que esto sea posible antes.

• Evita conversaciones difíciles. Cada persona siempre tendrá ideas y campañas interesantes que quiera poner en marcha. Aunque esto debe fomentarse, el presupuesto proporciona los límites para mantener las expectativas bajo control.

• Conecta a los equipos financieros con el resto de la empresa. Se trata de un proceso integrado que requiere aportaciones de toda la empresa. Finanzas conocerá mejor las prioridades de los demás equipos y podrá ofrecerles una orientación estructurada.

Evidentemente, la mayor ventaja es que los presupuestos dan a las empresas más control y visibilidad sobre el gasto.

Los 8 pasos clave del proceso presupuestario

Probablemente no exista una única manera correcta de elaborar un presupuesto empresarial. Pero para guiarte en el proceso, aquí tienes ocho pasos importantes que debes seguir:

1. Revisar el periodo anterior.

2. Calcular los ingresos existentes.

3. Establecer los gastos fijos.

4. Enumerar los gastos variables.

5. Prever los gastos adicionales.

6. Examinar el flujo de caja.

7. Tomar decisiones empresariales.

8. Comunicarlo con claridad.

Veamos cada uno de estos pasos en detalle.

1. Revisar el periodo anterior

El punto de partida debe ser siempre revisar la información disponible. Y en este caso, la mejor prueba de cómo debe ser tu nuevo presupuesto es el anterior.

Algunas preguntas a tener en cuenta:

• ¿Gastaste más o menos de lo previsto?

• ¿Eran correctas tus hipótesis sobre el sector y tu propio crecimiento?

• ¿Hubo obstáculos o déficits inesperados?

• ¿Fue fácil aplicar el presupuesto? ¿Lo siguieron los miembros del equipo?

Haz esto para toda la empresa, y también anima a los gestores de presupuestos (si los tienes) a hacer lo mismo para sus propios ámbitos.

También es fundamental en este paso consultar a otros jefes de equipo. Como veremos, los mejores presupuestos son los que se elaboran en colaboración, y es necesario saber lo bien que funcionó el presupuesto anterior para todos los afectados.

2. Calcular los ingresos existentes

El punto de partida más obvio para cualquier ejercicio presupuestario es calcular cuánto tienes que gastar. Por supuesto, se deberá tener en cuenta la existencia de otros costes, pero hablaremos de ellos a continuación.

A nivel de empresa, hay que identificar los flujos de ingresos. ¿Cuánto dinero gana en bruto? Enumera los principales productos, los precios y los volúmenes previstos para cada uno de ellos el año que viene. Naturalmente, esto implica algunas estimaciones y no será perfecto.

En el caso de las startups que aún no son rentables (o que no tienen clientes de pago), tendrás que recurrir al capital de los inversores o a la deuda de las empresas de riesgo. Así que, en esta fase, tienes que determinar la "tasa de consumo" con la que te sientes cómodo, es decir, qué parte de la inversión total eres capaz de comprometer en cada periodo de tiempo.

3. Establecer los gastos fijos

Los gastos fijos, a menudo denominados "gastos generales", son aquellos sobre los que tienes poco control. Lo más importante es que no dependen de las ventas: el éxito o fracaso de la empresa no influye en la cantidad que pagas.

Los costes fijos pueden incluir:

• Alquiler o hipoteca de la oficina

• Alojamiento web y servidores

• Sueldos de los empleados

• Seguros

• Intereses de préstamos

• Servicios públicos (como electricidad e Internet)

Suponiendo que sepas el número de empleados para el año, y que tengas el espacio de oficina y el seguro resueltos, puedes planificar fácilmente estos costes. Como parte de este proceso, merece la pena comprender la terminología clave de las nóminas para no dejarse llevar por ideas erróneas o por la falta de experiencia, especialmente a la hora de evaluar los costes de personal.

4. Enumerar los gastos variables

Los gastos variables suelen considerarse gastos opcionales. A diferencia de los costes fijos, son más fluidos y se puede jugar con ellos.

Algunos ejemplos de gastos de este tipo son:

• Marketing y publicidad

• Inversiones y donaciones de empresas

• Suscripciones a programas informáticos, sobre todo si no son fundamentales para el funcionamiento de la empresa

• Viajes y reuniones con clientes

• Beneficios para el equipo

• Decoración y renovación de oficinas

• Tabletas, portátiles, teléfonos móviles y otro hardware de la empresa

Que sean gastos opcionales no significa que sean innecesarios. Una empresa no crecerá sin marketing, y las gratificaciones para el equipo pueden ser un factor clave para mantener contentos a los empleados durante más tiempo.

Pero a la hora de elaborar un presupuesto empresarial, estos costes deben justificarse de forma más crítica. Y cuando se corre el riesgo de salirse del presupuesto, los costes variables suelen ser los primeros en recortarse.

5. Prever los gastos adicionales

¿Hay gastos extraordinarios en el horizonte? Puede tratarse de una fusión o adquisición importante, la ayuda de un consultor para preparar una auditoría o incluso un acontecimiento especial o una fiesta poco frecuente.

Si es posible, trata de consignar estos gastos irregulares por separado en el presupuesto. Es cierto que debes tenerlos en cuenta en tus gastos, pero no serán una pieza clave en los próximos años.

También podrías considerar un "fondo para días lluviosos". Dado que la única certeza es la incertidumbre, merece la pena tener reservada una parte de tu presupuesto por si surgen imprevistos y necesitas una red de seguridad.

6. Examinar el flujo de caja

Aquí empieza el análisis del presupuesto. Ahora deberías tener un registro claro de los ingresos y gastos previstos y, con suerte, incluso del periodo anterior.

¿Se ha gastado según lo previsto? ¿Has tenido unos ingresos constantes a lo largo del último año, o puedes detectar algún cambio temporal?

El flujo de caja se refiere a la relación entre el dinero que entra y el que sale. Quieres saber que estás gastando el dinero que has presupuestado, y que las caídas de ingresos pueden actualizar tus gastos para igualarlas.

Busca indicadores claros de que ciertas partes de tu presupuesto pueden necesitar atención adicional. Debes conocer los aspectos concretos de tu empresa que más influyen en el presupuesto y estar preparado para hacer los ajustes necesarios.

7. Tomar decisiones empresariales

Naturalmente, ahora tienes que utilizar todo el análisis y la preparación que has realizado. Y eso significa elaborar un plan de gastos claro para el futuro. Google Sheets tiene una estupenda plantilla de presupuesto anual, y The Balance tiene esta otra muy sencilla.

Descarga estas plantillas gratuitas de presupuestos de marketing.

Por supuesto, la parte más difícil de todo el proceso es decidir qué proyectos o prioridades recibirán financiación y cuáles no. Esto puede ser estresante, por lo que hemos incluido a continuación algunas buenas prácticas que pueden ser de ayuda. Lo más importante es mantener una actitud consultiva en todo momento: recaba opiniones y confía en la experiencia de los miembros de tu equipo para que te guíen.

Es casi seguro que habrá actualizaciones y cambios a lo largo del año, por lo que es importante basarse en los datos que tienes hoy y no estancarte demasiado.

8. Comunicarlo con claridad

El último paso es compartir el presupuesto con los equipos y asegurarte de que saben lo que se les pide. Lo más probable es que dependas de muchos jefes de equipo para gestionar sus propios gastos, y necesitan disponer de las herramientas y expectativas para hacerlo bien.

¿Saben todos los implicados cuánto pueden gastar y en qué? ¿Saben también cómo informar de sus gastos sobre la marcha?

Si no puedes responder "sí" a estas dos preguntas, lo más probable es que tengas dificultades para controlar y medir adecuadamente la eficacia de tu presupuesto.

Y luego está el mensaje. Para muchos gobiernos, el "día del presupuesto" es el día más importante del año. Por algo los líderes políticos se toman tan en serio el mensaje. Y aunque no es necesario exagerar, también tiene sentido que la comunicación sea correcta.

El procedimiento presupuestario va de la mano de la gestión de los gastos

Llegados a este punto, ya conoces los entresijos para conseguir un proceso presupuestario eficaz. El siguiente paso es utilizarlo realmente para una gestión más eficaz de los gastos de la empresa. Piensa en lo siguiente:

• ¿Cómo controlarás fácilmente el destino de cada pago?

• ¿Tienen los miembros del equipo que actualizar manualmente una hoja de cálculo para realizar el seguimiento?

• ¿Quién tiene la aprobación para pagos específicos, y comprenden los equipos estas normas?

Lo más probable es que las respuestas no estén del todo claras. Y muchas empresas dependen de procesos manuales y empleados diligentes para controlar los gastos.

En vez de eso, busca buenas herramientas de gestión de gastos. Estas aplican tus presupuestos a tus métodos de gasto. Así, puedes tener tarjetas de débito con límites que se ajusten al presupuesto, y flujos de trabajo que mantengan al gestor presupuestario adecuado controlando cada pago.

Y lo que es más importante, cada pago queda registrado, por lo que no es necesario mantener actualizadas las hojas de Excel. Se trata de gastos de empresa para equipos financieros que necesitan control sin ser prepotentes.

En resumen, es un gasto de empresa más inteligente.