Cómo almacenar cada recibo digital de los gastos de tu empresa

Publicado el 15 de septiembre de 2023

Desde siempre, emitir y archivar recibos en papel ha sido una de las partes más engorrosas de la gestión de una empresa. Son como el telégrafo y el fax: reliquias de una época pasada.

Por suerte, ya son cosa del pasado. En la actualidad, contar con recibos digitales es suficiente para cumplir los requisitos legales y fiscales de varios países de la Unión Europea. De hecho, el recibo digital será obligatorio en España.

A continuación, analizaremos la situación actual de los recibos digitales y las opciones que tienes si quieres empezar a almacenarlos en la nube.

¿Qué es un recibo digital?

Toda la vida las empresas han tenido la obligación legal de recopilar y almacenar copias físicas en papel de los recibos de los clientes, así como las tickets de los gastos pagados al personal. Esto solía ser una parte crucial de los registros de la empresa, sobre todo para cumplir los requisitos fiscales y planificar posibles auditorías.

Menos mal que esta situación está cambiando. La tendencia general es abandonar el papel y optar por la gestión y el almacenamiento digital de las facturas y recibos. Así que ya puedes despedirte de esos montones de papel.

El recibo digital será obligatorio en España

La Ley Crea y Crea se aprobó en septiembre de 2022. Una de las iniciativas de esa ley es la obligación de emplear recibos digitales en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos en nuestro país.

Se hará así para reducir la morosidad y para facilitar la administración de las empresas.

Se espera que entre en vigor en un año para las empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros, y en dos años para las demás empresas.

¿Qué opciones tienes para los recibos digitales?

Para empezar, podrías seguir (de momento) con el sistema de archivo que tienes. Quizá no sea tan pesado tener que copiar y guardar recibos en papel de todos los gastos de la empresa.

Pero la verdad es que es totalmente innecesario. Ahora que tantos países permiten el cambio a recibos y facturas digitales, sin duda querrás aprovechar la comodidad y eficacia de la gestión sin papel.

Ahora que todo el mundo cuenta con teléfonos inteligentes es más fácil que nunca sacar fotos de alta calidad de recibos físicos y convertirlos a PDF. Si prefieres ir por libre, puedes crear fácilmente tu propio sistema manual para almacenar recibos digitales, con filtros por clientes, periodos de tiempo y estado.

Sin embargo, una desventaja importante de este enfoque es que los recibos electrónicos pueden no cumplir los requisitos legales. Los archivos deben estar sellados con información sobre la fecha y el origen. Y el incumplimiento de estos requisitos de integridad podría acarrearte graves problemas más adelante.

Es más, hacerlo por ti mismo podría hacer complicado encontrar y categorizar los recibos. Dependiendo del tamaño y la naturaleza de tu empresa, tendrás cientos (si no miles) de facturas.

Necesitas una forma de encontrarlos con rapidez y precisión, y estar seguro de que no se te escapan.

Para tu tranquilidad, puedes analizar las herramientas de software disponibles para la gestión de facturas electrónicas.

Spendesk te ayuda a tener recibos digitales de manera rápida y sencilla

Spendesk ayuda a dejar atrás para siempre los recibos en papel. Las funciones de captura y almacenamiento electrónico de Spendesk te ayudan a ahorrar tiempo y evitar estrés, al tiempo que contribuyen a garantizar el cumplimiento de la ley.

¿Cómo funciona?

Los recibos electrónicos de Spendesk te permiten digitalizarlas y archivarlas de forma segura y cómoda, con los tres pasos siguientes:

Toma y sube una fotografía de tu recibo en papel
Spendesk automáticamente pondrá fecha y sellará legalmente tu recibo, convirtiéndolo en un PDF seguro para un almacenamiento seguro
A continuación, puedes recuperar rápida y fácilmente tus recibos electrónicos desde la bóveda encriptada de Spendesk

Spendesk se asocia con Universign y Amazon Glacier Vaults, garantizando el cumplimiento legal. Universign certifica la autenticidad de tus recibos, y Amazon almacena de forma segura tus documentos electrónicos con su sistema de archivo cifrado.

Esto garantiza un registro organizado de todos tus pagos y permite una referencia rápida y sencilla a la documentación original de los recibos para fines de auditoría y contabilidad.

Las ventajas de gestionar recibos digitales con Spendesk

Además de quitar el dolor de cabeza por tener avalanchas de papel, la función de digitalización automática de recibos de Spendesk ayuda a garantizar el cumplimiento de los requisitos fiscales y a preparar tu negocio para futuras auditorías.

Con Spendesk, los recibos pasan a ser un PDF, lo que significa menos desorden en tu lugar de trabajo y menores costes de almacenamiento. Además,se fechan, firman y sellan electrónicamente, lo que te ayuda a garantizar una posible auditoría clara, precisa y completa.

Spendesk protege tus recibos durante diez años, superando con creces los requisitos legales.

Apuesta desde ya por las recibos digitales

Ahora que un número cada vez mayor de países ha allanado el camino para pasar de los recibos en papel a los registros digitales, te sugerimos que te adaptes cuanto antes. Evita la molestia de gestionar recibos en papel y pásate a un sistema libre de papel.

Con Spendesk, los recibos son una cosa menos de la que preocuparse. Puedes estar tranquilo sabiendo que tus recibos se fechan, firman y sellan automáticamente, se almacenan de forma que se garantice la integridad y seguridad de la información, y se pueden recuperar rápida y fácilmente.

Gastos

Spendesk Team

Spendesk has one goal: to remove the hassle of spending at work.

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Business spending includes different types of spend:

Strategic spend is usually centralized and managed by C-level executives with dedicated spenders. It can be managed through invoices, wire transfers and purchase orders.
Discretionary and operational spend is also centralized, but spending is done by managers and employees during their daily professional lives. It includes card purchases, subscription payments, digital ads, events, office orders, and business travel.
Expenses, unlike strategic spend, represent a significant amount of small purchases that can be difficult to track. These include card payments, expense claims, team perks, and travel expenses.

Spend management is the process through which companies manage business spending. It takes into account the end-to-end process when someone needs to spend: getting purchase approvals, providing payment methods, submitting and processing invoices, submitting and reimbursing expense claims, chasing receipts and invoices for reconciliation, and assigning the right analytical codes, expense accounts, and VAT rates to all those expenses for bookkeeping.

Spend management tools become necessary when the number of employees increases and the need for clear processes, better visibility and control starts to grow for finance teams.

Employees need flexible, user-friendly tools, in order to spend easily and be empowered to do their job.

That’s when Spendesk can be a good fit.

Spendesk provides payment methods for modern businesses, and a powerful platform for finance teams to manage spending. This includes debit cards to replace old-fashioned company credit cards, virtual cards for online purchases, and automated expense reports for unexpected payments.

For employees
Employees no longer need to spend out-of-pocket. They request funds for a particular purchase, and can use their Spendesk card or virtual card to execute the payment.

If for any reason the employee can’t use their Spendesk card, they snap a picture of the receipt via the Spendesk mobile app and create an expense claim on the spot. This is sent directly to their manager for validation, and on to the finance team.

For finance teams
Each employee has their own Spendesk profile and debit expense card. So unlike the company credit card, you always know who’s spending company money.

The platform lets controllers create spending limits and pre-approvals. C-Level executives or managers will have a different level of pre-approved spend from other staff. Should a team member need to go over their pre-approved budget, they can make a request to their manager via the mobile app or the platform online.

When an expense is made with a Spendesk card, the employee simply snaps a picture of the receipt at the time of purchase. Which means no more lost receipts.

Finance teams can see real-time company spend and follow up on missing receipts or invoices by sending reminders to employees via the platform.

Reviewing expenses is also easier as finance teams can group expenses and assign them the right VAT rates and expense accounts before exporting everything easily to their accounting tools.

Spendesk streamlines the whole business spending process, making spend management intuitive, simple and efficient.