Cómo elegir las tarjetas corporativas perfectas para tus empleados

Un gran número de empresas decide usar tarjetas corporativas para gestionar sus gastos. Lo hacen para que sus empleados puedan pagar los gastos relacionados con su trabajo, como billetes de tren o avión, tickets de restaurantes, noches de hotel, material de oficina, etc. 

Pero ¿de verdad las tarjetas de crédito de la empresa son la mejor forma de pago para el personal?

Para los empleados podría ser así: es muy fácil y cómodo pagar con ellas. 

Sin embargo, las tarjetas de empresa pueden generar ciertos problemas, dan más trabajo para gestionarlas e incluso sus usuarios podrían ser víctimas de fraude.

En este artículo veremos los pros y los contras del uso de tarjetas corporativas. Y al final te presentaremos otra opción que podría ser más adecuada para tu empresa. Tal vez no hayas oído hablar de ella. 

¿Qué son las tarjetas corporativas?

Lo cierto es que las tarjetas corporativas no son más que tarjetas de crédito o débito, simplemente que se utilizan para los gastos de un negocio y está vinculada a la cuenta de una empresa.

Los titulares de cada tarjeta pueden usarla para pagos online o en tiendas, normalmente con un pin. La única diferencia con las tarjetas personales es que para las corporativas se suele solicitar factura por motivos fiscales.

En realidad, las tarjetas corporativas surgieron para ayudar a los empleados que tienen muchos gastos empresariales. Así, en vez de presentar interminables informes de gastos para recibir un reembolso, se les concede este tipo de tarjeta con dinero de la empresa.

Pero, como veremos enseguida, esto puede ser tanto bueno como malo para las empresas.

¿Cómo funcionan las tarjetas corporativas?

En principio, utilizar tarjetas de crédito a nombre de la empresa parece una buena solución para los directores financieros y demás directivos a la hora de gestionar los gastos. 

Para los empleados, es algo simple de usar, pues están acostumbrados a sus tarjetas personales. Y otra ventaja es que, al ser tarjetas de crédito, los gastos no se cargan en el momento.

El titular de la tarjeta, el director financiero de la empresa y el encargado de los presupuestos pueden acceder a un extracto mensual de los gastos de la tarjeta. De esta manera, la empresa puede controlar quién gasta, cuánto gasta y en qué, pero solo posteriormente.

Los pagos con tarjeta también pueden limitarse a determinados proveedores mediante un acuerdo entre el banco y la empresa. Esta puede ser una buena forma de controlar los gastos.

Una última ventaja es que los bancos ofrecen una serie de servicios adicionales, como seguros de viaje, cobertura para el alquiler de vehículos, apoyo jurídico, asistencia médica o incluso reembolsos inmediatos en caso de transacciones fraudulentas.

Todas estas características hacen que las tarjetas corporativas parezcan una buena opción a simple vista. Sin embargo, no son el medio de pago más beneficioso o ágil que existe en la actualidad. Aunque los bancos ofrecen una serie de funciones útiles, las tarjetas de crédito presentan unos pasos de verificación limitados. Además, controlar el gasto de la empresa puede convertirse en todo un reto.

Los límites de las tarjetas corporativas para empleados

Como ya te hemos comentado, existen algunas desventajas importantes al apostar por las tarjetas corporativas como el principal método de pago. Veamos algunos ejemplos.

Pocas tarjetas disponibles

El problema más evidente es que no todos los empleados tienen una tarjeta corporativa. Y es que normalmente solo unos pocos tienen acceso a una. Puede que esto genere un mal ambiente entre los trabajadores y que quienes no tienen una tarjeta sientan que no son dignos de confianza. 

A veces el personal tiene que gastar su propio dinero y presentar facturas e informes de gastos para recibir un reembolso (en Spendesk consideramos que esto es inaceptable). En otras ocasiones, la otra opción que tienen es buscar una tarjeta disponible, que nadie use en ese momento. Como vemos, un solo pago puede implicar idas y venidas, algo que molesta a ambas partes y ralentiza la empresa.

Falta de visibilidad en los gastos

Los equipos financieros necesitan saber adónde va el dinero de la empresa. Y, además de un extracto mensual, no disponen de una forma sencilla de supervisar el uso de las tarjetas de crédito.

Lo ideal sería poder supervisar en tiempo real los gastos de la empresa. De este modo, si ocurre algo inesperado, sospechoso o preocupante, se puede reaccionar inmediatamente. Pero como las tarjetas de crédito no fueron diseñadas para las empresas, esto no es tan fácil. Lo que significa que…

No hay un control real de los gastos

Poder ver a tiempo real las transacciones de las tarjetas corporativas es un elemento muy importante para controlar eficazmente los gastos. El departamento de contabilidad también debe ser capaz de aumentar y reducir los límites de gasto cuando sea necesario, analizar los tipos de costes que surgen y crear informes rápidos para compartirlos con los directivos.

Pero controlar los gastos de los empleados no tiene por qué convertirse en un conflicto. Se trata de dar a los empleados sistemas de pago innovadores que les permita trabajar adecuadamente, pero manteniendo el control de las finanzas (ahora nos centraremos más en esto).

Demasiado papeleo

Cada tarjeta corporativa conlleva tanto papeleo que llevar un registro de los recibos puede convertirse en una pesadilla.

No solo es tedioso para el empleado que tiene que convertirse en contable cada mes, sino también para los del equipo financiero, que tienen que ir de un lado a otro recogiendo recibos y justificantes. Y eso si los empleados lo tienen a mano.

Es verdad que existen herramientas para liberarte de algunas de estas molestias. Pero el resultado sigue siendo que el departamento financiero y la dirección pierden tiempo averiguando quién ha gastado cada mes, comprobando que las compras están autorizadas y haciendo un seguimiento al resto de la información que necesitan. 

Riesgo importante de fraude

El fraude en tarjetas de crédito supone miles de millones de dólares y libras solo en el Reino Unido y Estados Unidos. La forma más común de estafa se conoce como pagos “sin tarjeta”, en el que los datos de la tarjeta han sido robados y utilizados de forma maliciosa.

Así que pedirles a los empleados que cuiden bien las tarjetas corporativas no es suficiente para evitar los robos. Y es que los delincuentes ni siquiera necesitan la tarjeta física para llevarse los fondos de la empresa.

Las compras por internet son cada vez más habituales, es por eso que los datos de las tarjetas pueden acabar estando accesibles en la red. 

Procesos engorrosos

Otro gran inconveniente son las plataformas web para gestionar las tarjetas corporativas. Suelen ser engorrosas y difíciles de usar, y su integración con el software de contabilidad de tu empresa es limitada. En muchos casos, ciertos procesos, como variar los límites de las tarjetas, no pueden hacerse a través de internet.

Esto significa que alguien tiene que llamar al banco cada vez que hay que aumentar o reducir un límite de gasto. Esto es poco práctico y lleva mucho tiempo, pues los bancos pueden tardar en responder y a veces no se puede tramitar las solicitudes al momento.

Y, para colmo, si recibes los extractos de las tarjetas corporativas en PDF no puedes exportar los pagos al programa de contabilidad. Esto dificulta el análisis de las cuentas y complica la gestión de los gastos empresariales.

Una opción mucho mejor: las tarjetas de gastos corporativos para empleados

Las tarjetas corporativas tienen algunas ventajas. Pero no son la mejor opción para empresas que quieren hacer las cosas de manera diferente, ni para pymes en rápido crecimiento. Este tipo de negocios busca herramientas que combinen flexibilidad, seguridad y automatización.

Por ejemplo, quieren herramientas como las tarjetas de gastos prepagadas. 

Estas pueden emitirse a todos los empleados y departamentos que las necesiten. Pero en vez de gestionar estas tarjetas a través del banco, tú mismo podrás controlar los fondos de cada tarjeta. Eso permite revisar los gastos en cualquier momento del mes.

Si en la empresa en la que trabajas hay comerciales que tienen que viajar, podrías asignarles una dieta fija con el gasto disponible y que se actualiza cada día. Por otro lado, si el departamento de marketing tiene un presupuesto para publicidad, podrías fijar un límite semanal o mensual según lo que necesiten.

Las tarjetas prepago también ofrecen aprobaciones inmediatas, es decir, los empleados pueden solicitar en el momento en que lo necesiten autorización para ciertos gastos. Esto les proporciona flexibilidad y comodidad, y a la vez, genera seguridad y tranquilidad para el equipo directivo.

Algunos pagos hasta pueden aprobarse previamente. Si sabes que un trabajador tiene un gasto periódico, puedes aprobarlo por adelantado y restringir el resto de los pagos.

Y si algún departamento necesita ampliar su límite, lo único que tienen que hacer es pedir autorización a su jefe o al departamento financiero. Esto ahorra tiempo de llamar al banco.

Quizás el beneficio más importante: todos los empleados pueden tener una tarjeta, pues no son arriesgadas como las tarjetas corporativas, que están vinculadas a una cuenta bancaria. Y es que utilizan fondos que la empresa recarga. No pueden gastar por encima del presupuesto, y los equipos financieros siempre saben exactamente lo que  se ha gastado en tiempo real.

También están las tarjetas corporativas virtuales

Si te pareció que las tarjetas prepago tienen muchos beneficios, todavía falta hablar de las tarjetas de crédito virtuales. Estas permiten al personal realizar pagos en línea sin necesidad de una tarjeta física.

Cuando un empleado debe realizar un pago por internet, genera un número de tarjeta único para él, sin tener que pasar una misma tarjeta por toda la oficina.

Con las tarjetas corporativas virtuales, los pagos recurrentes pueden automatizarse; algo menos de lo que preocuparse cada mes. Además, los recibos se registran automáticamente y se concilian con las categorías de gastos, lo que facilita y agiliza la gestión.

Estas tarjetas virtuales también aportan seguridad. Como se crean para cada pago, los datos de la tarjeta son intransferibles. Esto reduce a cero la posibilidad de fraude al pagar.

Pero incluso si una tarjeta virtual se ve expuesta a un riesgo (o excede su límite) solo se interrumpe un pago. Si tienes docenas de suscripciones mensuales, no sufrirás la agonía que supone la cancelación por completo de una tarjeta de crédito, solo de un pago.

Libérate del plástico de la empresa

Vamos a reconocer algo: sí, es cierto, las tarjetas de crédito para empresas siguen siendo una opción popular para las startups y los negocios en crecimiento. Pero cuando se trata de gestionar los gastos de oficina y de los empleados con comodidad y seguridad, existen opciones mucho mejores.

Una de ellas es la que te brindamos desde Spendesk. ¿Por qué? Porque combinamos métodos de pago flexibles y seguros integrados en un software de gestión de gastos.

Puedes probarlo gratis. Te invitamos a echarle un vistazo. Quizá te sorprendas.