¿Qué son las tarjetas virtuales y por qué utilizarlas?

Descubre las ventajas de esta nueva tecnología y consigue las tarjetas virtuales ideales para tu empresa.

Así son las tarjetas de crédito virtuales

A diferencia de las tarjetas de crédito o débito típicas, las tarjetas bancarias virtuales se crean por internet para un uso único o recurrente. Por lo general, son de prepago con un saldo específico que determina el titular de la tarjeta.

Las tarjetas virtuales existen exclusivamente en línea. Esto permite acceder a ellas desde cualquier lugar, además de que reducen el riesgo de compras fraudulentas. Contienen los mismos detalles de las tarjetas físicas: número de tarjeta, fecha de vencimiento y el CVV.

Ten los gastos bajo control

Al comprar por internet usando los gastos de la empresa es obvio que aumenta el riesgo de sufrir fraudes en la tarjeta de crédito y problemas serios de seguridad. Sin embargo, usando tarjetas virtuales puedes visualizar todos los gastos, y llevar un control de ellos. 

En Spendesk dispones de tarjetas virtuales y una completa herramienta de gestión de gastos. Puedes establecer tus políticas de gasto y procesos para aprobar o no dichos gastos. Además, puedes automatizar la elaboración de informes de la contabilidad y hacer un seguimiento de cada transacción en tiempo real.

¿Cómo funcionan las tarjetas virtuales?

Los datos de las tarjetas bancarias físicas son estáticos; tanto el número, como la fecha de caducidad y el código de seguridad no varían. Sin embargo, las tarjetas de crédito virtuales generan nuevos datos cada vez que se realiza una compra.

Cada vez que compres por internet, deberás introducir la información de la tarjeta virtual que se genere para un único uso o recurrente. Los detalles de las compras se registrarán en el panel de control.

Las tarjetas virtuales que utilice tu empresa harán que los pagos online sean más sencillos y seguros, como por ejemplo:

• Suscripciones y renovaciones de software para la empresa (SaaS)

• Gastos de viajes de negocio, como alojamientos, alquiler de coches y cualquier desplazamiento

• Gastos como material de oficina, asistencia a eventos, etc.

Tarjetas recurrentes vs tarjetas de un solo uso

Existen dos modalidades principales de tarjetas de crédito virtuales:

• Las tarjetas de un único uso que sirven para pagos puntuales. Un ejemplo de esto serían las compras por Amazon. Este tipo de tarjetas virtuales solo se pueden usar una vez y automáticamente deja de funcionar.

• Las tarjetas recurrentes (o de suscripción) pueden utilizarse varias veces, pero solo para pagos en establecimientos autorizados por la empresa y por el importe especificado. Una vez superada la cantidad máxima, será imposible gastar más, a no ser que un administrador de la cuenta lo permita.

Muchas empresas recurren a más de 50 softwares de pago. Gestionar todas esas suscripciones con diferentes tarjetas de crédito puede llegar a ser una pesadilla. 

Con los pagos recurrentes hechos con tarjetas virtuales, puedes gestionar todas las suscripciones desde un solo lugar, con la libertad de pausar o eliminar una tarjeta en cualquier momento, mientras otras suscripciones continúan. 

Este sistema tan simple permite:

• Evitar pagar de más en programas que no se utilizan mucho.

• Facilitar el seguimiento de las suscripciones que están a punto de cancelarse o renovarse. 

Como no hay dos tarjetas recurrentes iguales, teniendo números de tarjeta y fechas de caducidad únicas, tienes todo bajo control y gozas de total seguridad.

Estas son las principales ventajas de las tarjetas de pago virtuales

A continuación, veamos por qué hay tantas empresas que eligen las tarjetas virtuales para los gastos empresariales.

Reducen el riesgo de fraude

Sirven para proteger a la empresa de los fraudes y los abusos tanto interna como externamente. Las tarjetas virtuales generan números de un solo uso, lo que hace que sea completamente imposible duplicar y piratear.

Además, un importante beneficio a nivel de seguridad es que las tarjetas cuentan con un saldo preestablecido, por lo que no usan el dinero de la cuenta bancaria.

Son fáciles de usar

Podrás olvidar la lentitud al solicitar tarjetas nuevas y configurarlas: cualquier departamento o empleado puede pedir una nueva en cuestión de segundos, y sin una formación especial.

Funcionan igual que las tarjetas tradicionales, así que se pueden usar para compras en Amazon, Google Ads, Facebook Ads y cualquier otro gasto que tengas por internet.

Te permiten ser más productivo

Ya no tendrás que preguntar quién tiene la tarjeta de la empresa o dónde se vio por última vez. Ahorrarás tiempo y dinero al no pasar la tarjeta de mano en mano y con largos procesos para aprobar los gastos. De esta manera, tanto el personal como los directivos pueden centrarse en sus propias tareas, que bastantes son.

Controla los gastos

Las transacciones por internet y en persona aparecen en tiempo real en el panel de control de gastos. Puedes limitar el saldo que los titulares de las tarjetas virtuales pueden gastar.

Ventajas para el departamento de contabilidad

Compartir los datos de las tarjetas de crédito de la empresa mediante mensajes de textos o correo electrónico es algo anticuado y sobre todo inseguro. Por eso, las tarjetas virtuales protegen a la empresa de filtraciones de datos y cargos no autorizados.

Los servicios de pagos virtuales permiten al departamento de contabilidad:

• Controlar los límites de gasto de cada departamento de la empresa sin necesidad de las microgestiones.

• Eliminar los tediosos cálculos a mano, pues cada pago se registra y rastrea automáticamente.

Al contar con mayor accesibilidad, seguridad y eficacia, no es de extrañar que cada vez más empresas dejen atrás las tarjetas de crédito físicas y se cambien a las tarjetas virtuales.

Los empleados también se benefician de las tarjetas virtuales

Ahora es más fácil que nunca darle al personal su propia tarjeta de empresa. Las tarjetas virtuales son mucho más fáciles y ágiles de usar que las físicas, incluso para los empleados.

Las empresas pueden elegir el proveedor de tarjetas que prefieran: Mastercard, Visa, American Express o Discover.

Los trabajadores pueden hacer las compras al instante y sin complicarse la vida a través de internet, gracias a tarjetas virtuales que han sido preaprobadas por los directivos o el equipo financiero.

Si tienes empleados que viajan por trabajo, puedes emitir a cada uno su propia tarjeta virtual y acceder a los recibos que se generan automáticamente utilizando una aplicación como Spendesk.

Hemos comprobado que las tarjetas de crédito y las tarjetas de débito virtuales dan a los empleados mayor libertad y responsabilidad de tomar sus propias decisiones sobre los gastos de la empresa. Esto aumenta la transparencia en las comunicaciones internas y en la forma en la que la empresa gestiona las finanzas.

¿Deseas cambiarte ya a las tarjetas virtuales?

Prueba hoy mismo las tarjetas virtuales y la solución todo en uno de gestión de gastos de Spendesk. Permite que los gastos (e incluso la vida) de los directivos, empleados y equipos financieros de tu empresa sean más fáciles, inteligentes y seguros.