Tipos de gastos que las empresas deben controlar

Publicado el 3 de febrero de 2024

“Cuida de los pequeños gastos, un pequeño agujero hunde el barco” (Benjamin Franklin). Estas palabras mencionan una realidad: los gastos hacen mermar la capacidad de cualquiera; por supuesto, también de las empresas.

Para la creación, el crecimiento y la expansión de cualquier tipo de negocio —grande, mediano o pequeño— hay que incurrir en gastos.

En este artículo detallaremos los tipos de gastos a los que debe hacer frente toda empresa.

Gastos esenciales que tienen las empresas

Como sabrás, estos gastos no son nada opcionales:

impuestos
sueldos de los empleados
pagos de deudas (entre ellos, préstamos e hipotecas)
alquiler
facturas de servicios (como internet)
inventario (sobre todo para comercios minoristas y otros que venden productos físicos)
software que ayuda a mejorar tu negocio
maquinaria necesaria

Este tipo de gastos es importante, no puedes simplemente dejar de pagarlos. De lo contrario, tu negocio no podrá funcionar.

¿Y qué hay de los gastos opcionales?

Algunos gastos opcionales de empresas

¿Qué gastos opcionales podría tener tu empresa? Hemos creado una lista larga de este tipo de gastos. Intentaremos ser lo más completos posible, pero, obviamente, van a faltar algunos costes.

Aunque para algunos los siguientes gastos sean opcionales, para otros pueden ser gastos necesarios.

Marketing

El marketing es un buen ejemplo de un gasto opcional necesario, aunque para muchos, más que un gasto es una inversión, pues sin marketing no hay clientes.

Pero lo que hace que la mayor parte del marketing sea un gasto opcional más es lo variable que puede llegar a ser. Podrías estar cambiando de estrategias de un trimestre a otro. No está encerrado en una forma de operar, y podrías cambiar de táctica mañana si lo deseas.

Los gastos de marketing incluyen:

Publicidad (online y tradicional)
Eventos (asistir o poner exhibidores en ferias comerciales y organizar los tuyos propios)
Producción de vídeo
Contratar agencias y freelancers
Relaciones públicas (lo que incluye aparecer en la prensa)
Costes de diseño externo
Material publicitario (tarjetas de presentación, carteles y flyers)

Esa es solo una lista rápida. Entonces, ¿cómo saber a qué estrategias de marketing dedicar recursos? Según Tim Brown de Hook Agency, la clave es mirar a tus clientes actuales:

"Empieza por las cosas que han amortizado considerablemente tu empresa en el pasado analizando de dónde provienen tus mejores clientes actuales. A partir de ahí, apuesta por las estrategias que funcionan. Si eres nuevo en esto del marketing, fíjate en la competencia, pero sobre todo fíjate en dónde está la atención de tus clientes ideales. Encuentra los eventos, sitios web y redes sociales a los que dedican su tiempo e invierte primero tus esfuerzos en ellos".

Inversiones

Si tu negocio está en un buen momento y su crecimiento es estable, podría ser buena idea hacer algunas inversiones. Por supuesto, invertir no es un gasto esencial. De hecho, a la mayoría de las empresas nunca les llegan este tipo de oportunidades.

Las posibles inversiones incluyen:

Fusiones y adquisiciones
Bienes inmuebles
Inversiones
Investigación y desarrollo

En algunos casos, se invierte para impulsar el crecimiento. Se compran otras empresas para adquirir su modelo de negocio y aumentar la propia oferta.

Muchas empresas también realizan inversiones como lo harían en su vida normal. Utilizan el efectivo sobrante de la empresa para reunir acciones y, con suerte, obtener ganancias a largo plazo.

Otras invierten en I+D con la esperanza de fomentar la innovación en su sector. Esto puede significar la financiación de empresas emergentes externas, trabajos sin ánimo de lucro o la creación de equipos de investigación internos para abordar problemas concretos.

Suscripciones de empresa

Algunas suscripciones son esenciales: el hosting de tu tienda online o el software back-end con el que funciona tu producto.

Pero muchas suscripciones de la empresa son optativas. Por ejemplo:

Herramientas de comunicación (como Slack para la comunicación interna, o Mailchimp para la externa).
Herramientas de eficiencia y planificación (como Trello, Notion o Asana)
CRM de ventas y marketing
Herramientas corporativas (Microsoft Office, Adobe Creative Suite, etc.)
Extensiones para tu sitio web o producto digital (Intercom es un buen ejemplo)

Algunos de ellos no son opcionales. Los CRM de ventas y marketing son tan comunes que parece imposible vivir sin ellos.

Pero puedes crearlos tú mismo y, hasta cierto punto, las ventas y el marketing en sí son opcionales. Así que a pesar de sentir que no te gustaría prescindir de HubSpot, Salesforce y similares, no son absolutamente esenciales en la mayoría de los casos.

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Viajes

Cada vez más empresas consideran que los viajes son un ingrediente necesario para el crecimiento. Y aunque esto pueda ser cierto a menudo, los viajes siguen perteneciendo firmemente a la categoría de gastos de libre elección.

Muchas de las razones más habituales por las que los integrantes de los equipos de negocios viajan son:

Reuniones con clientes
Ferias y conferencias
Actos de presentación (especialmente para nuevas empresas)
Reuniones del consejo de administración (si se reúne en otro lugar)
Llamadas en frío
Visitas a almacenes, centros de producción y otras oficinas

Nada de esto es imprescindible para que la empresa sobreviva. Pero las empresas deben vigilar de cerca el gasto en viajes, ya que se les puede ir fácilmente de las manos.

Una buena gestión de los viajes corporativos es esencial para que una empresa funcione bien, aunque los viajes en sí no sean un gasto esencial.

Ventajas para el equipo

Para muchos directivos de empresas, estos son los gastos opcionales por excelencia. Poder ofrecer a tu equipo cafés, fiestas y excursiones es un lujo estupendo.

Entre las ventajas más comunes para el equipo se incluyen

Entretenimiento
Comida y bebida (el desayuno gratuito se está convirtiendo en un elemento básico)
Fiestas
Actividades y eventos de equipo
Juegos
Clases de gimnasia
Coches de empresa y transporte pagado

Y al igual que algunos de los otros gastos que hemos analizado, estos pueden no parecer "a discreción" en absoluto. Para atraer y retener a los mejores talentos, muchos centros de trabajo ofrecen condiciones generosas al personal.

Esto es cada vez más importante. Según algunos comentaristas, "la búsqueda de mejores beneficios en el lugar de trabajo está entre las tres razones principales por las que los empleados más jóvenes cambian de trabajo".

Así que, aunque estos costes definitivamente no entran dentro de lo "esencial", son una parte fundamental de la cultura del lugar de trabajo para muchas empresas.

Mejoras en la oficina

Junto con las ventajas para el equipo, es necesario ofrecer un entorno de trabajo cómodo. Las oficinas modernas pueden incluir de todo, desde acogedores sofás y eslóganes pintados hasta salas para tomar la siesta.

Poder arreglar la oficina es casi la definición de "hacer las cosas a tu aire". Si la empresa puede ahorrar unos cuantos euros extra, podrás hacer las mejoras que desees. Pero eso es solo si puedes mantener algo de dinero aparte.

Este tipo de gastos de oficina puede incluir

Pintura (incluidos logotipos de la empresa y mensajes motivadores)
Carteles y otro material impreso
Plantas de oficina (y los costes que conlleva su mantenimiento)
Mobiliario nuevo
Equipamiento de cocina (cafeteras, un frigorífico de lujo o un lavavajillas mejor)
Mejores sillas de oficina
Iluminación especial

Podríamos añadir muchas más cosas a esta lista, pero ya entiendes la idea.

Ahora que hemos repasado todos estos tipos de gasto optativo, nos queda por responder a una pregunta clave.

Cómo administrar los gastos opcionales

Dado que los gastos opcionales varían de un trimestre a otro, es fundamental contar con un sistema bien definido para gestionarlos. Cuando se está empezando, todos los pagos pasan por el fundador o el director general, y ellos saben más o menos adónde va el dinero.

Pero a medida que la empresa crece y se amplía, esto deja de ser factible.

Lo más importante es pensar en cómo se realizan los pagos opcionales:

Los gastos más estratégicos -salarios, materias primas y otros costes fijos- son predecibles. Se realizan el mismo día cada mes, a las mismas personas y de la misma manera. Una vez establecidos, funcionan prácticamente solos.

El gasto opcional es mucho más improvisado. Incluso si tus equipos gastan la misma cantidad total cada mes, es probable que lo hagan de diferentes maneras.

Un mes, el equipo de marketing contrata a una agencia digital para crear un micro-site. Esto absorbe la mayor parte del presupuesto, pagado por factura en tres plazos.

Al mes siguiente, promocionan este micrositio en las redes sociales y con anuncios de búsqueda. Esto se paga con tarjeta de crédito a final de mes.

El tercer mes asisten a una conferencia en otra ciudad. Gran parte del presupuesto se destina a vuelos, alojamiento y comidas. Algunos de estos gastos se pagan con tarjeta de crédito, y para otros se recurre a los informes de gastos (que se presentan a la vuelta).

Este tercer mes presenta una mezcla de gastos optativos y ordinarios (según el gráfico anterior). Y esta multitud de métodos de pago es lo que hace que el gasto sea un engorro de gestionar.

Por esta razón, es necesario encontrar un sistema de gestión de gastos inteligente y centralizado para gestionar todos los gastos, pero especialmente los de índole no regular.

Elementos imprescindibles para tu sistema de gestión de gastos

Para realizar un seguimiento adecuado de los gastos, tu sistema debe ofrecerte:

Formas flexibles de gastar (tarjetas virtuales para Internet, tarjetas físicas, herramientas de procesamiento de facturas, etc.)
Límites y presupuestos variables porque cada equipo debe tener su propia cantidad fija
Seguimiento de las aprobaciones para saber en todo momento quién aprobó cada gasto.
Registros de pagos para que pueda comprobar cada pago individual, por si acaso.
Carga sencilla de recibos, porque no hay nada peor que rebuscar en una caja llena de recibos.

De momento, sepa que el dinero que se gasta de forma espontánea no se gestiona solo. Y no importa lo diligente (e incluso austero) que seas, solo crecerá y será más difícil de controlar.

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Business spending includes different types of spend:

Strategic spend is usually centralized and managed by C-level executives with dedicated spenders. It can be managed through invoices, wire transfers and purchase orders.
Discretionary and operational spend is also centralized, but spending is done by managers and employees during their daily professional lives. It includes card purchases, subscription payments, digital ads, events, office orders, and business travel.
Expenses, unlike strategic spend, represent a significant amount of small purchases that can be difficult to track. These include card payments, expense claims, team perks, and travel expenses.

Spend management is the process through which companies manage business spending. It takes into account the end-to-end process when someone needs to spend: getting purchase approvals, providing payment methods, submitting and processing invoices, submitting and reimbursing expense claims, chasing receipts and invoices for reconciliation, and assigning the right analytical codes, expense accounts, and VAT rates to all those expenses for bookkeeping.

Spend management tools become necessary when the number of employees increases and the need for clear processes, better visibility and control starts to grow for finance teams.

Employees need flexible, user-friendly tools, in order to spend easily and be empowered to do their job.

That’s when Spendesk can be a good fit.

Spendesk provides payment methods for modern businesses, and a powerful platform for finance teams to manage spending. This includes debit cards to replace old-fashioned company credit cards, virtual cards for online purchases, and automated expense reports for unexpected payments.

For employees
Employees no longer need to spend out-of-pocket. They request funds for a particular purchase, and can use their Spendesk card or virtual card to execute the payment.

If for any reason the employee can’t use their Spendesk card, they snap a picture of the receipt via the Spendesk mobile app and create an expense claim on the spot. This is sent directly to their manager for validation, and on to the finance team.

For finance teams
Each employee has their own Spendesk profile and debit expense card. So unlike the company credit card, you always know who’s spending company money.

The platform lets controllers create spending limits and pre-approvals. C-Level executives or managers will have a different level of pre-approved spend from other staff. Should a team member need to go over their pre-approved budget, they can make a request to their manager via the mobile app or the platform online.

When an expense is made with a Spendesk card, the employee simply snaps a picture of the receipt at the time of purchase. Which means no more lost receipts.

Finance teams can see real-time company spend and follow up on missing receipts or invoices by sending reminders to employees via the platform.

Reviewing expenses is also easier as finance teams can group expenses and assign them the right VAT rates and expense accounts before exporting everything easily to their accounting tools.

Spendesk streamlines the whole business spending process, making spend management intuitive, simple and efficient.