Cómo gestionar fácilmente los viajes de empresa

Planificar cada viaje de empresa puede ser todo un reto: organizar el trabajo de los empleados que vuelan por todo el mundo, reservar los vuelos y el alojamiento, y una lista interminable de más costes y tareas...

En la mayoría de los casos, todo esto se vuelve un proceso aburrido y monótono.

Aunque no debería, pues los viajes por trabajo pueden ser muy productivos y un placer para los empleados . Y es que permiten expandir la red de contactos, aumentar la exposición de la empresa y crear experiencias memorables.

Entonces, ¿por qué gestionar los viajes da tantos quebraderos de cabeza? ¿Y qué puedes hacer para solucionarlo?

En este artículo, te contamos los mayores problemas con los viajes corporativos. También analizamos algunas herramientas que te pueden ayudar y veremos cómo mejorar la gestión de viajes.

¿A qué nos referimos con la gestión de viaje de empresa?

En pocas palabras, la gestión de viajes es la estructura que tiene una empresa para supervisar y proporcionar los viajes de negocios a sus empleados. Esto incluye los procesos de planificación de un viaje para reservar y pagar todo lo necesario, y las aprobaciones y documentos necesarios.

Algunas empresas subcontratan esto a agencias de viajes especializadas en viajes de negocios. Otros tienen administradores de viajes internos. En este artículo, nos centraremos más en el impacto que puede tener un software de gestión y en cómo la automatización de gran parte de la gestión de viajes es lo mejor.

Empecemos por identificar qué hace que la gestión de los viajes de negocios sea tan difícil.

¿Por qué es un reto administrar los viajes de negocios? 

Los viajes de empresa siguen siendo un desafío para la mayoría de las empresas. Incluso si piensan que lo tienen todo bajo control, es posible que les cueste mucho tiempo y esfuerzo manejar lo que parecían ser tareas simples.

¿Por qué es tan difícil gestionar los gastos de viaje? 

Llevar las finanzas ya de por sí es un reto. Pues si encima hay viajes de por medio, la dificultad se multiplica, pues a veces surgen gastos imprevistos o no se prevé bien cuánto dinero hará falta invertir.

Ahora te presentamos algunas razones por las que cuesta tanto administrar el dinero para los viajes.

No existe una política de gastos clara y fácil de acceder

Cuando no tienes una política de empresa detallando el tipo de gastos aprobados para realizar en los viajes, el personal tiene muchas dudas. De esta manera les cuesta saber qué pueden comprar a cargo de la empresa, y tienen que andar preguntando al equipo financiero. Esto ralentiza el trabajo de todos.

Cada gasto se considera único, y no se toma como parte del conjunto

Es muy difícil tener que revisar cada euro que gasta tu personal, asignarlo a una persona y organizarlo correctamente. No tener una visión global es de lo más improductivo para los contables.

Dependen de un pequeño número de tarjetas de empresa

Contar con pocas tarjetas puede generar discusiones sobre quién “merece” tener una y quién no. También si alguien la extravía o se la queda y se ausenta, obliga al resto de los trabajadores a pagar de su propio bolsillo. Ambas cosas aumentan el malestar en el equipo.

Cuando la tarjeta de la empresa no está disponible, los empleados se ven obligados a gastar su propio dinero

Esto está relacionado con el punto anterior. Si el personal ve que tiene que pagar los gastos de los viajes de su propia nómina, podría sentir que no lo valoran en la empresa.

Cómo mejorar la gestión de los viajes de empresa

Desde Spendesk te podemos asegurar que es posible gestionar los viajes comerciales de tu negocio de manera sencilla.

Ahora, te damos varias ideas que sabemos que te funcionarán muy bien. Te animamos a que mientras las lees, te imagines los beneficios de poner en práctica esta información. Después, tenemos una buena noticia para ti.

Permite que tus empleados hagan sus propias reservas (con formas seguras de gastar)

Sabemos que un gran porcentaje de gerentes se llevarían las manos a la cabeza al leer este primer consejo. ¿Es ese tu caso? Si es así, es normal pensar así. 

Pero piénsalo así: si permites que los empleados organicen sus propios viajes, estarás quitándole una carga importante a tu personal administrativo y financiero.

Por supuesto, necesitas un buen sistema de gestión de viajes para ofrecer esta oportunidad sin poner en riesgo las cuentas de la empresa.

Haz un seguimiento de cada pago desde el principio

Evita los sustos al comprobar ciertos gastos sorpresas al final de un viaje. Gracias a un buen programa de gestión de viajes y sus gastos, podrás mantener al día a tu equipo financiero.

Recopila los recibos en tiempo real (utilizando una aplicación de seguimiento de gastos)

Lo ideal es que puedas recibir los tickets y recibos de compra del personal a tiempo real. Y eso se consigue con una solución que permita visualizar los gastos según se vayan efectuando. 

La solución a los dolores de cabeza provocados por los viajes de empresa

Como hemos visto, tu mejor opción para hacer frente a los desafíos de administrar el dinero de los viajes, es utilizar métodos de pago diseñados específicamente para empresas como la tuya. Y es que las tarjetas corporativas y los informes de gastos son en realidad solo un parche.

La mejor opción son las tarjetas de gastos de prepago. Y con sus límites de gastos personalizados y, como no están conectados a la cuenta bancaria, son de muy bajo riesgo. Además, puedes tener tantas tarjetas como necesites, una para cada empleado que viaja.

Combina tarjetas prepago con tarjetas de crédito virtuales para pagar por internet. Puedes generar una nueva cada vez que necesitas reservar vuelos o alojamiento. Cada una es única, por lo que no tendrás que compartir los mismos detalles de la tarjeta de crédito en toda la web.

Ambos métodos de pago incluyen aprobaciones previas (registradas, para que siempre puedas ver quién autorizó un gasto), y cada cargo se asigna por nombre y equipo (o departamento).

Si esto es lo que le falta a tu negocio, ahora es el momento de comenzar. Es muy fácil y hará que tu gestión de viajes (y los gastos de la empresa en general) sea segura y sencilla.

Comienza hoy con Spendesk.