Der Eigenbeleg

Die 2 Funktionen von Eigenbelegen

Im Gegensatz zum Fremdbeleg wird ein sogenannter Eigenbeleg selbst vom Unternehmen ausgestellt. Grundsätzlich tauchen Eigenbelege unter zwei Umständen auf:

1. Als Notlösung für verloren gegangene oder aus irgendwelchen Gründen nicht ausgestellte Rechnungen oder Quittungen.

2. Als Nachweis für einen Geschäftsvorfall, der keinen externen Wirtschaftsbeteiligten involviert hat. Solche Geschäftsvorfälle sind im Rechnungswesen als Eigenleistungen bekannt und werden zwischen zwei Kostenstellen verrechnet.

Eigenbelege als Notlösung bei verloren gegangenen Belegen

Nobody's perfect. Früher oder später geht in jedem Unternehmen eine Rechnung oder Quittung auf dem Weg zur Buchhaltung verloren – besonders dann, wenn Eingangsrechnungen nicht sofort digitalisiert werden. Bei Verlust des Originalbelegs sollten Sie umgehend einen Ersatzbeleg vom Zahlungsempfänger anfordern.

Lässt dieser allerdings auf sich warten oder kann nicht ausgestellt werden, kann ein Eigenbeleg als Notlösung herhalten. Taucht die Zahlung auf einem Kontoauszug auf, können Sie diesen für mehr Transparenz gegenüber dem Finanzamt als Nebenbeleg hinzufügen.

Wichtig: Kein Abzug der Vorsteuer bei Eigenbelegen

Ideal ist ein Eigenbeleg als Ersatz für verloren gegangene Rechnungen und Quittungen allerdings nicht, denn die Umsatzsteuer kann nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden. Schließlich ist nicht nachvollziehbar, ob der Zahlungsempfänger überhaupt eine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt hat und mit welchem Umsatzsteuersatz gerechnet wurde. Auch formal sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug in Deutschland nach §14 und §15 des Umsatzsteuergesetzes bei Eigenbelegen nicht erfüllt: Ein Eigenbeleg gilt nicht als ordentliche Rechnung.

Eigenbelege für Kleinausgaben im Geschäftsalltag

Nicht immer können kleinere betriebliche Aufwendungen im Geschäftsalltag mit einer Rechnung oder Quittung belegt werden. (Münz-)Automaten (z.B. Parkuhren), Kopien im Copy-Shop und Trinkgelder sind Beispiele für Ausgaben, bei denen der Zahlungsempfänger üblicherweise keinen Belege ausstellt. Hier handelt es sich um kleinere Ausgaben, die oft mit Bargeld bezahlt und somit nicht auf einem Kontoauszug nachweisbar sind.

Werden die Ausgaben aber zum Beispiel im Rahmen einer Spesenabrechnung geltend gemacht, bedarf es ob der Buchung eines Beleges. In diesem Fall können Unternehmen Eigenbelege erstellen – selbst dann, wenn die Ausgaben in bar gezahlt wurden und es sich lediglich um Kleinbeträge handelt. Allerdings müssen die angegebenen Beträge glaubhaft und plausibel sein.

So ist bei einem Geschäftsessen mit Parkgebühren für ein paar Stunden und Trinkgeldern zu rechnen. Diese werden normalerweise vom Finanzamt anerkannt und nicht weiter hinterfragt.

Eigenbelege als Nachweis von Eigenleistungen

Auch in der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung gilt: „Keine Buchung ohne Beleg." Jedoch sind keine externen Akteure an den Buchung von einem Konto auf ein anderes beteiligt. Dadurch gibt es für die Belegerstellung nur eine Möglichkeit: interne Belege bzw. Eigenbelege.

Beispiele für Eigenbelege in der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung sind:

• Lohnlisten

• Durchschriften von Ausgangsrechnungen und Lieferscheinen

• Abschreibungen wie Verderb oder Diebstahl

• Belege über Stornos und Umbuchungen

• Privatentnahmen und Privateinlagen

Dies Vorgaben muss ein Eigenbeleg erfüllen

Eigenbelege, die anstelle eines Originalbelegs an das Finanzamt übermittelt werden, sollten folgende Angaben enthalten:

• Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift

• Art der Aufwendung

• Datum der Aufwendung

• Kosten / Rechnungsbetrag (Gesamtpreis, falls zutreffend Einzelpreis pro Stück)

• Beleg für die Höhe des Preises (soweit möglich, zum Beispiel durch eine Preisliste)

• Grund für den Eigenbeleg (Verlust des Originalbelegs, Münzautomat, nicht quittiertes Trinkgeld, etc.)

• Datum und eigene Unterschrift

Eigenbelege können sowohl handschriftlich als auch digital erstellt werden. Es gilt dieselbe Aufbewahrungsfrist wie für den originalen Buchungsbeleg, den der Eigenbeleg ersetzt.

Belege sofort digitalisieren und Notbelege vermeiden

Eigenbelege als Ersatz oder Notlösung sind immer mit Nachteilen verbunden: kein Vorsteuerabzug, mögliche Nachfragen durch das Finanzamt und ein vermeidbarer Zeitaufwand, der für die Suche nach dem Original und die Erstellung des Eigenbeleges notwenig ist.

Es liegt also im Interesse eines Unternehmens, Eigenbelege soweit wie möglich zu vermeiden. Wie das geht? Je einfacher Sie es Ihren Mitarbeitern machen, Belege umgehend und von überall einzureichen, desto seltener gehen sie verloren. Hier kommen Lösungen zur Belegverwaltung ins Spiel.

Unsere Software für Belegverwaltung und Ausgabenmanagement macht es Ihren Mitarbeitern denkbar einfach, Belege direkt von unterwegs zu erfassen. Mit der Spendesk-App geht das von überall – ob auf Geschäftsreise, im Restaurant oder im Schreibwarenladen um die Ecke. Einmal hochgeladen können die Belege nicht mehr verloren gehen. Und Finanzteams können Mitarbeiter sogar mit automatisierten Erinnerungen auf fehlende Belege hinweisen.

Und Spendesk kann noch mehr: Mit Debitkarten für jeden Mitarbeiter sehen Manager und das Finanzteam jede Zahlung in Echtzeit, können Ausgaben mit Budgets abgleichen und Genehmigungen automatisieren.

Integrationen mit Buchhaltungssoftware wie DATEV ermöglichen außerdem eine unkomplizierte Übermittlung aller Daten.