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Aus der Finanzbuchhaltung lässt sich die Situation eines Unternehmens ablesen – zum Beispiel zeigt sie den Unternehmensgewinn und die Vermögensverhältnisse des Unternehmens an.
Welche Berufsgruppen fallen unter die gesetzliche Buchführungspflicht?
Alle Gewerbetreibende, Handelsgesellschaften, landwirtschaftlichen Betriebe und Freiberufler sind gesetzlich dazu verpflichtet, Buch zu führen – das besagt §238 HGB. Allerdings reicht bei Freiberuflern und Kleinunternehmern sowie Gewerbetreibenden mit einem Jahresgewinn von unter 60.000€ und einem Jahresumsatz von unter 600.000€ eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).
Für die restlichen Gewerbetreibenden, Handelsgewerkschaften und Selbstständige, die weder Freiberufler noch Kleinunternehmer sind, besteht die Pflicht zur doppelten Buchführung. Das bedeutet, dass Buchungen immer auf ein Konto und ein Gegenkonto gebucht werden müssen – von Soll nach Haben. Abgeschlossen wird die doppelte Buchführung ebenfalls zweifach: mit der Gewinn-Überschuss-Rechnung (GÜV) und der Bilanz.
Warum ist die Finanzbuchhaltung wichtig?
In erster Linie besteht das Ziel der FiBu darin, den Unternehmenserfolg und die Vermögensverhältnisse eines Unternehmens schwarz auf weiß abzubilden und dafür zu sorgen, dass offene Forderungen eingetrieben werden (Debitorenbuchhaltung), offene Rechnungen bezahlt werden (Kreditorenbuchhaltung) und Mitarbeiter am Monatsende Lohn auf ihren Konten haben (Lohnbuchhaltung).
Ein klares Bild über die Situation des Unternehmens ist zum einen für die Unternehmer selbst wichtig – schließlich müssen Investitionsentscheidungen auf verlässliche Fakten gestützt werden.
Zum anderen wäre da noch das Finanzamt. Die Steuerlast eines Unternehmens hängt von den Umsätzen (Umsatzsteuerlast) und vom Gewinn ab, den es erwirtschaftet hat. Und eben diese ergeben sich aus der Finanzbuchhaltung – genauer gesagt, aus dem Jahresabschluss.
Kommt es zu Steuerprüfungen, muss nachvollziehbar sein, ob die der Besteuerung zugrunde liegenden Zahlen der Wahrheit entsprechen. Daher muss die Finanzbuchhaltung den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) folgen.
Was sind die Aufgaben der Finanzbuchhaltung?
1. Dokumentation aller Geschäftsvorfälle
Zu diesen gehören Zahlungseingänge, Zahlungsausgänge, Abschreibungen, etc. Jedes Geschehnis, das einen Einfluss auf die Vermögenssituation des Unternehmens hat, muss in der Finanzbuchführung dokumentiert werden. Kurz gesagt: "Keine Buchung ohne Beleg". Über die reine Dokumentation hinaus bereiten Finanzteams ihre Daten für das Management auf.
2. Bilanzaufstellung
In der Bilanz werden Aktiva (Vermögen zur Mittelverwendung) und Passiva (Mittelherkunft) gegenübergestellt. Auf der Aktiva-Seite stehen unter anderem das Anlagevermögen und das Umlaufvermögen; auf der Passiva-Seite das Eigenkapital und das Fremdkapital. Die Bilanz ist eine wichtige Informationsquelle für Dritte wie Aktionäre, Investoren und Anteilseigner und stellt das Vermögen eines Unternehmens seinen Schulden gegenüber. Die Bilanz ist der erste Teil des doppelten Jahresabschlusses bei der doppelten Buchführung.
3. Ermittlung der Bestandsveränderungen
Diese Aufgabe fällt vor allen Dingen bei Unternehmen mit Produktion und Lagerung ins Gewicht. Es geht dabei nicht um den Zahlungsverkehr des Unternehmens, sondern um die Aufzeichnung von Veränderungen der Lagerbestände von fertigen und unfertigen Erzeugnissen. Die Ermittlung von Bestandsermittlungen gehört zur Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV).
4. Erfolgsermittlung (Gewinn-und-Verlust-Rechnung)
Zum Jahresabschluss gehört bei der doppelten Buchführung neben der Bilanz auch die GuV. Anders als bei der Bilanz lässt sich hier auf einen Blick erkennen, ob das Unternehmen wirtschaftlich erfolgreich war – also mit einem Gewinn aus der Wirtschaftsperiode herausgeht. Aus Bilanz und GuV ergibt sich die Besteuerungsgrundlage, zum Beispiel für Einkommensteuer, Gewerbesteuer und Körperschaftssteuer.
5. Informationsbereitstellung für das Finanzamt
Wie bereits erwähnt, ergibt sich aus den Berechnungen der FiBu die Steuerlast. Daher gehört es zu den Aufgaben der Finanzbuchhaltung, die ermittelten Daten im Rahmen der Steuererklärung an das Finanzamt zu übermitteln.
Wie ordnet die Finanzbuchhaltung sich in das betriebliche Rechnungswesen ein?
Das betriebliche Rechnungswesen teilt sich auf in das externe Rechnungswesen und das interne Rechnungswesen. Dabei bildet die Finanzbuchhaltung das externe Rechnungswesen ab. Schließlich sind ihre Ergebnisse für Externe von Interesse – das Finanzamt, Investoren, etc.
Das internen Rechnungswesen wird auch als Betriebsbuchhaltung oder Controlling bezeichnet. Hier geht es primär darum, Kosten und Leistungen gegenüberzustellen, die in einer bestimmten Leistungserstellung angefallen sind – also zum Beispiel die Kosten für ein Projekt im Vergleich zu den in Rechnung gestellten Leistungen. Die Betriebsbuchhaltung kann völlig frei gestaltet werden und kann je nach Unternehmensform und -Größe beliebig einfach oder komplex werden. Gesetzlich ist sie nicht vorgeschrieben und unterliegt somit im Gegensatz zum externen Rechnungswesen auch keinen festen Regeln.
Wie gehe ich bei der Finanzbuchhaltung am besten vor?
Eine gute Frage. Und eine, auf die es keine einfache Antwort gibt. Viele Freelancer und kleine Unternehmen geben die Buchhaltung einfach an einen Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro ab. Andere erledigen Aufgaben wie die Lohn- und Umsatzsteuervoranmeldung selbst und kommen dafür lange mit Excel und DATEV aus. Deutlich effizienter und aufschlussreicher wird die Finanzbuchhaltung allerdings mit dem Einsatz von Buchhaltungssoftware.
Mittlerweile haben sich um DATEV Unternehmen Online, das in Deutschland quasi als Standardlösung gesetzt ist, riesige Ökosysteme an vor- neben- und nachgelagerten Programmen entwickelt.
Zu den Programmen, die schnell eine große Zeitersparnis versprechen und in den meisten Unternehmen zum Einsatz kommen, gehören:
Programme zur vorbereitenden Buchhaltung, also zur Erstellung und Verwaltung von Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und dem Mahnwesen. Neben Effizienz versprechen Tools zur vorbereitenden Buchhaltung auch höhere Rechtssicherheit. Schließlich dürfen steuerrelevante Belege sich nicht nachträglich verändern lassen.
Programme zur Reisekostenabrechnung und dem Ausgabenmanagement, in denen Mitarbeiter sich Ausgaben genehmigen lassen und Belege hochladen können.
Je nach Geschäftsmodell benötigen Unternehmen ggf. direkt von Anfang an Tools zur Abonnement- und Zahlungsabwicklung. Zum Beispiel, wenn sie ihre Produkte über Online-Shops verkaufen oder ein SaaS-Produkt anbieten.
Programme zur Analyse von Finanzdaten. Bei großen Unternehmen kommen hier Business-Intelligence-Lösungen zur Datenaufarbeitung zum Einsatz. Kleineren Unternehmen arbeiten oft erstaunlich lange mit Excel.
Ab ein paar Mitarbeitern lohnen sich Softwarelösungen zur Lohnabrechnung und der Lohnbuchhaltung.
Erledigen Sie Ihre Reisekostenabrechnungen noch von Hand und bezahlen Ihre Finanzexperten dafür, am Ende einer Rechnungsperiode Bewirtungsbelegen hinterherzulaufen? Fehlt Ihnen die Übersicht darüber, wer wann welche Ausgaben getätigt hat – und von wem sie genehmigt wurden? Dann werfen Sie doch einen Blick auf unsere Lösung zum Ausgabenmanagement.
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