Vous voulez automatiser la gestion des voyages d'affaires ? Spendesk est la solution complète de gestion des dépenses, combinant la gestion des notes de frais, avec les factures, les cartes de paiement et la comptabilité numérique.
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4 fois
plus rapide de faire la clôture comptable
100%
de visibilité sur toutes les dépenses
0€
frais de mise en place de la solution
95%
des reçus collectés en moins de 2 jours
Nb illimité
d'utilisateurs & moyens de paiement
Spendesk combine la gestion des frais de voyage avec des moyens de paiement intelligentes et la gestion des factures numériques.
Spendesk combine des notes de frais digitales, avec une gestion numérique des factures
et des moyens de paiement connectés tels que les cartes de débit virtuelles et physiques.
Validations et règles
Budgets d'équipe
Paiement des factures
Notes de frais
Cartes virtuelles et physiques
Rapport sur vos dépenses
Automatisation comptable
Les employés réservent leur voyage d'affaires (billets de trains, d'avions ou une réservation d'hôtel) en toute autonomie et sécurité avec une carte virtuelle sur internet. Les employés peuvent effectuer leurs réservations de voyage jusqu'à un certain montant pré-approuvé sans la validation d'un manager. Pour les montants supérieurs, le manager reçoit une notification qu'il peut valider ou rejeter en un clic dans l'application mobile, ou via l'intégration Slack.
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Payer en espèces lors des voyages d'affaires, avancer les dépenses et soumettre de nombreuses notes de frais chaque mois, tout cela appartient au passé. Avec Spendesk, chaque employé reçoit sa propre carte de débit Mastercard pour les paiements sur le terrain et peut payer de manière autonome et sécurisée. Les managers et les équipes financières peuvent paramétrer les heures, les jours de la semaine et les catégories de dépenses pour chaque employé afin de s'assurer que toutes les politiques sont respectées. La fonction de retrait d'argent aux guichets automatiques peut être activée en un clic.
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Si les employés oublient leur carte ou si les paiements par carte ne sont pas acceptés, ils peuvent créer une note de frais numérique en un rien de temps. Ils photographient leur reçu et le soumettent en un clic via l'application mobile Spendesk. Grâce à la technologie OCR, toutes les informations importantes sont extraites automatiquement. Et pour les équipes financières, toutes les notes de frais peuvent être consultées de n'importe où et à tout moment. Le remboursement d'une note de frais de voyage peut être déclenché directement depuis Spendesk. Les indemnités kilométriques et les frais de séjour supplémentaires sont également gérés numériquement.
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Spendesk centralise les notes de frais, les bons de commande, les factures, les transactions et la pré-comptabilisation dans une seule solution. Il relie également les demandes des employés aux budgets des équipes. Les responsables peuvent ainsi vérifier que chaque dépense s'inscrit dans le cadre du budget. La politique de l'entreprise en matière de voyages est toujours respectée, avant même que les paiements ne soient approuvés. L'équipe financière n'a pas besoin d'attendre la fin du mois, lorsque les employés soumettent leurs notes de frais de déplacement, pour suivre combien d'argent a été dépensé. Il n'y a plus de mauvaises surprises.
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Les notes de frais manuelles soumises dans diverses feuilles de calcul Excel coûtent beaucoup de temps et d'énergie aux équipes financières à la fin du mois. Spendesk ne centralise pas seulement les demandes de remboursement de frais de voyage, mais la gestion des dépenses en général. La comptabilité voit toutes les dépenses des employés et les informations de paiement en temps réel et les demandes de remboursement sont numériques et sans papier. Spendesk automatise également la TVA et l'affectation des comptes généraux et des reçus, ce qui permet aux équipes financières d'économiser en moyenne 2 à 3 jours lors de la clôture du mois. Grâce aux intégrations natives et exports personnalisables, vous pouvez exporter les paiements et les reçus de Spendesk directement dans vos systèmes comptables existants.
"Spendesk a répondu à toutes nos attentes, et même plus !"
Les questions les plus fréquemment posées sur Spendesk et SAP Concur.
Concur Travel & Expense, également connu sous le nom de SAP Concur Expense, est une solution logicielle de SAP pour la gestion automatisée des notes de frais de voyage. Cette solution en nuage permet, entre autres, l'enregistrement mobile des frais et offre des intégrations avec divers systèmes ERP.
SAP Concur s'adresse principalement aux grandes entreprises comptant plusieurs centaines de salariés. Cet outil est idéal si votre entreprise utilise déjà SAP ERP ou S/4HANA, car il existe une intégration avec SAP Concur pour ce type de système.
Spendesk est une solution complète de gestion des dépenses qui donne aux équipes financières 100% de visibilité et contrôle sur toutes les dépenses de l'entreprise. L'outil s'adresse principalement aux startups, scaleups, et PME. Le logiciel combine des moyens de paiement sécurisés tels que les cartes de débit virtuelles Mastercard, avec une gestion numérique des factures, une pré-comptabilisation, et offre une intégration native de Xero.
Les employés peuvent payer de manière autonome et sécurisée ce dont ils ont besoin en ligne et en déplacement, et le service financier a accès en temps réel à toutes les dépenses avec une vue d'ensemble complète.
Des moyens de paiement sécurisés et personnalisés, tels que les cartes virtuelles et physiques Mastercard, garantissent que toutes les dépenses respectent les politiques établies. Les flux de validation donnent aux managers la possibilité d'approuver ou de rejeter les paiements. Spendesk optimise non seulement la gestion de vos voyages, mais aussi la gestion complète des dépenses et des factures pour tous les employés. Spendesk peut être utilisé au bureau et sur la route grâce à sa plateforme en ligne et à l'application mobile.
Oui, l'application Spendesk pour Android et iOS peut être téléchargée gratuitement par nos clients sur l'App Store et Google Play. Au lieu de remplir un tableau Excel, les employés peuvent utiliser l'appli pour soumettre leurs reçus et leurs notes de frais de manière dématérialisée et faire des demandes de rechargement de leur carte physique.
Spendesk est disponible pour les entreprises de l'Espace économique européen (notamment l'Allemagne, la France, le Royaume-Uni, l'Espagne, la Norvège, la Suède et le Danemark, etc.) et des États-Unis.
Les utilisateurs peuvent créer leurs portefeuilles avec des devises en euros (€), en dollars américains ($), en livres sterling (£), en couronnes danoises (DKK), en couronnes norvégiennes (NOK) et en couronnes suédoises (SEK).
Oui ! Vous pouvez joindre notre équipe d'assistance à la clientèle par courrier électronique (hello@spendesk.com), ou par l'intermédiaire de notre page Contactez-nous. Vous pouvez y prendre rendez-vous pour parler à l'un des membres de notre équipe au téléphone. Nos collaborateurs à Berlin, Paris et Londres se feront un plaisir de vous aider.
Utilisez Spendesk pour gérer toutes les dépenses de vos collaborateurs.
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Dernière mise à jour : 23 août 2021