4 conseils simples pour mieux gérer les achats indirects en entreprise

Les achats indirects représentent 10% à 25% du chiffre d'affaires d'une entreprise et 15% à 50% du volume total des achats.

Avec autant d'importance dans les comptes d'une structure, les Directeurs Financiers se doivent d'y apporter une attention particulière.

Parvenir à une bonne gestion des dépenses améliore la rentabilité de l'entreprise, lui fait gagner en agilité et donc en compétitivité.

Selon une étude Synapscore, être en capacité de piloter au mieux la performance des achats fait partie du top 3 des priorités pour 64% des Directeurs Administratifs et Financiers.

Comment améliorer votre gestion des achats indirects ? Voici quatre pistes de réflexion.

Automatisez le suivi des demandes d'achats

Bien gérer les achats internes des collaborateurs ou encore les achats liés aux déplacements sur le terrain, aux fournitures ou bien aux logiciels SaaS passe en premier lieu par un meilleur suivi.

De nouveaux outils de ticketing, de e-procurement ou encore de purchase-to-pay donnent la possibilité de suivre et d'automatiser la validation des demandes d'achats.

L'avantage principal de ces solutions est de pouvoir mesurer et surtout analyser les demandes d'achat, ce qui permet d'identifier clairement les besoins internes récurrents et de répertorier par la même occasion les principaux fournisseurs et prestataires de l'entreprise.

(Re-)Négociez avec vos fournisseurs

Renégocier régulièrement les tarifs avec ses principaux fournisseurs est une étape incontournable. Tout se négocie : nuits d'hôtels, fournitures, outils SaaS et même le café en grains !

Il faut pour cela connaître sa consommation, les volumes d'achats poste par poste, puis cibler les plus importants avant de négocier les tarifs à la baisse avec les prestataires.

Tip : Il faut savoir que de nombreux outils SaaS offrent des tarifs préférentiels pour les startups et les entrepreneurs qui ne sont pas affichés sur leur site ! C'est notamment le cas de Hubspot et Unbounce.

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Centralisez vos factures

Récupérer 100% des justificatifs de paiement est une nécessité et une obligation pour le RAF afin de récupérer la TVA déductible et afin que les dépenses de l'entreprise soient bien considérées comme des charges par les services des impôts et par ceux de l'URSSAF.

Cette tâche ingrate mais indispensable peut vite tourner au cauchemar lorsque de nombreuses dépenses passent sur la carte bleue de l'entreprise où lorsque les salariés ne transmettent pas leurs notes de frais dans des délais raisonnables.

Un outil de gestion des paiements comme Spendesk permet de récupérer et réconcilier automatiquement l'intégralité des factures et des justificatifs d'achats de chaque équipe. En centralisant cette opération, l'entreprise gagne en agilité, en rapidité et donc en rentabilité.

Tip : Vous pouvez créer une adresse email de type comptabilité@masociété.fr ou facture@masociété.fr et faire en sorte que tous vos prestataires envoie les factures sur cette adresse.

Traquez les coûts cachés

La validation des demandes, le suivi d'un achat, la récupération des factures ou encore la saisie comptable et la gestion des notes de frais sont autant de tâches chronophages à relativement faible valeur ajoutée.

Elles engendrent des coûts indirects non négligeables lorsque le process n'est pas automatisé. Ces coûts cachés peuvent être divisés par 2 pour autant qu'une réelle démarche d'optimisation soit initiée.

Selon La Lettre des Achats, une commande d’achats indirects représente un coût de 36 euros dans un processus optimisé au lieu de 73 euros dans un processus non optimisé, soit une économie de plus de 50 %.

Améliorer la gestion des achats indirects passe par un changement de modes opératoires, qui s'appuie sur des solutions de gestion des dépenses en mode SaaS. Mais aussi par la mise en place d'un système d'automatisation.

Ces nouvelles solutions ne sont d'ailleurs pas exclusivement réservées aux grands groupes, puisque des outils particulièrement performants sont dorénavant conçus spécialement pour les PME et leur donnent la possibilité d'avoir une gestion des achats toute aussi optimale.