Top 10 des applications de notes de frais

Fini les tickets de caisse, feuilles excel et autres collectes chronophages de notes de frais. Désormais, la gestion des notes de frais se fait sur mobile comme sur ordinateur sur des applications pensées pour l'expérience utilisateur de l'équipe finance et des salariés.

Voici les 10 meilleures applications mobiles qui feront de la gestion des notes de frais un véritable jeu d'enfants. Les applications que vous allez découvrir permettent de prendre en photo les reçus, suivre les dépenses déjà engagées et pré-remplir sa note de frais.

Bien choisir sa solution de gestion des notes de frais

Traiter ses notes de frais manuellement, sous Excel, est loin d'être idéal. C'est un process fastidieux et coûteux, mais qui peut facilement être optimisé. Pour cela, il s'agit de choisir les bons outils !

Mais face à la multiplication des solutions, choisir n'est pas toujours évident. Pour vous aider, notre équipe vous propose de découvrir 10 applications mobiles de gestion des notes de frais.

Les (meilleures) applications de note de frais

La gestion des dépenses professionnelles est à la fois notre domaine et notre mission. C’est pourquoi, du logiciel de notes de frais le plus simple au plus sophistiqué, nous vous proposons de choisir parmi les meilleurs logiciels de comptabilité.
Ces derniers gèrent la collecte et l’archivage de tous vos justificatifs de dépenses :

1. Spendesk

Spendesk a pour avantage de ne pas seulement traiter les notes de frais. C'est une plateforme sur mesure de gestion de l'ensemble des dépenses professionnelles. Elle permet à la fois de redonner de l'autonomie aux collaborateurs, mais aussi d'aider l'équipe administrative et financière à garder contrôle et visibilité sur la trésorerie. Avec cette application, gérez vos achats et notes de frais en temps réel, pour un suivi précis des dépenses de l'entreprise. En plus de la gestion des notes de frais, Spendesk propose une solution de cartes de paiement physiques et virtuelles pour simplifier et sécuriser vos achats pro.

Grâce à notre outil automatisé de calcul des indemnités kilométriques, vous pouvez facilement et rapidement calculer l’ensemble de vos frais professionnels. Soyez certains d’être en règle avec L’URSSAF en centralisant le traitement des notes de frais directement dans un seul outil de gestion.

2. Onexpense

Onexpense est une application mobile de gestion de note de frais. Vous prenez simplement votre ticket de caisse ou facture en photo et l'application reconnaît la dépense. Elle prend en charge les notes de frais kilométriques, et met à votre disposition des modèles de dépenses (parking, restaurant, hôtel, carburant, etc.) destinés à vos salariés.

Chaque note de frais est ensuite réunie dans un fichier (CSV, PDF ou Excel), puis sont ensuite envoyés au service comptable pour un remboursement rapide.

3. Cegid Notilus

Cegid Notilus se concentre sur la gestion des frais de déplacement et la maîtrise budgétaire de vos équipes itinérantes.

Cette solution de notes de frais sans papier permet ainsi de connecter votre flotte à vos outils comptables, avec un intégration à Cegid qui est naturellement privilégiée. La plateforme propose une vision 360° sur votre parc automobile avec l'envoi des frais associés grâce à une application mobile.

Le manager peut ensuite approuver les dépenses et les exporter directement vers le logiciel comptable. L’application mobile Notilus permet également la conception de tableaux de bord personnalisés pour regrouper toutes les dépenses de déplacement de vos équipes.

4. N2F

N2F est une application conçue et pensée pour les déplacements à l'international, avec un mode hors connexion et la conversion automatique dans 170 devises selon le taux de change de référence. L'application propose 11 langues d'utilisation. Pour plus de sécurité, N2F synchronise automatiquement les photos des reçus sur l'espace web du client.

N2F dispose également d'un mode "ultra-pressé" pour consigner une dépense, sans remplir le formulaire. L'application se charge ensuite de vous relancer pour finaliser le processus.

5. Evoliz

Evoliz est une application qui permet de photographier directement vos notes de frais, mais aussi toutes vos dépenses telles que les factures fournisseurs par exemple.

L'application vous permet aussi de relier votre bannette électronique à votre logiciel comptable pour un traitement automatique des données.

L’application fonctionne également en mode “hors connexion” pour un meilleur traitement des dépenses au quotidien, surtout en déplacement professionnel.

6. Jenji

Jenji est la solution des entrepreneurs souhaitant gérer leurs notes de frais de en temps réel.

Dépenses, frais kilométriques, suivi des invitations, re-facturation des frais, gestion des cartes d’affaires, etc. c'est possible avec cette solution.

Toutes vos factures sont numérisées, lues et traitées automatiquement grâce à l’orientation de données. Ne perdez plus de temps à les saisir manuellement et restez productif. Jenji se décline en plusieurs produits, pour les entreprises et les experts comptables.

7. Cleemy

Cleemy propose les fonctionnalités d'un logiciel de gestion des notes de frais avec: dématérialisation des justificatifs, approbation en temps réel par le manager, calcul des frais kilométriques ainsi qu'une imputation en comptabilité générale et analytique.

Cleemy fait partie des logiciels RH Lucca, qui proposent d'autres solutions pour la gestion d'entreprise. Nous vous conseillons d'utiliser Cleemy si votre entreprise a déjà recours à d'autres solutions proposées par Lucca.

8. Expensify

Outre la gestion des justificatifs de dépense, cette solution associe de multiples fonctionnalités comme les notifications de vol, les retards à l'embarquement, ou le tracking automatique via GPS pour les frais kilométriques (fonction qui doit toutefois être activée pour respecter la vie privée des collaborateurs).

Il propose aussi un agencement des services en fonction de votre secteur d’activité pour mettre en avant les informations dont vous avez vraiment besoin.

9. Rydoo

**Rydoo est une application simple à utiliser pour la gestion des notes de frais, qui permet notamment de repérer automatiquement les doublons quand vous prenez deux fois en photo le même justificatif.

L'application permet aux managers de valider en temps réel les dépenses et au top management d'intégrer la politique de gestion des dépenses, en ajoutant les différentes filiales et succursales.

Les données et rapports peuvent être directement exportés sous plusieurs formats ainsi que vers les principaux logiciels comptables.

10. Concur

Concur est intégré à SAP, solution utilisée principalement par les grands groupes et ETI de plus de 700 salariés. Cet outil propose une suite complète de gestion des  frais.

Les employés photographient leurs différents justificatifs depuis l'app mobile.

Les responsables, eux, bénéficient d’une meilleure visibilité pour examiner les notes de frais et les approuver. Ils peuvent ensuite en enclencher le remboursement.

Notre avis ? Vous l'avez sûrement deviné...

Le choix d'un logiciel de gestion des notes de frais est stratégique, puisqu'il s'agit de choisir un outil qui correspond aux besoins spécifiques de votre entreprise. Il est nécessaire de faire un audit détaillé de vos besoins.

Pour une entreprise dont l'activité ne génère que peu de notes de frais, une solution de traitement automatique des reçus peut suffire. En revanche, si votre activité nécessite beaucoup de déplacements professionnels et génère un volume important de notes de frais, il est préférable d'opter pour une solution adaptée. Comme Spendesk, il faut qu'elle intègre gestion des dépenses et des moyens de paiement, élimine les problématiques d'avance de frais et permette à la direction financière d'avoir un contrôle en temps réel sur les dépenses engagées.