14 astuces pour clôturer son exercice comptable sans stress

La fin de l’année et la clôture de l’exercice comptable ce n’est pas (forcément) le moment le plus agréable. Beaucoup de choses vitales pour la santé financière de votre entreprise sont à prendre en compte. Tout s’accélère, et il ne faut surtout pas se louper si on ne veut pas commencer l’année suivante déjà en retard.

La Direction et le service Financier (particulièrement) sont donc souvent sous pression à ce moment là de l’année, car cela fait partie des obligations comptables attendues et suivies de déclarations fiscales...

Finalement le secret de la réussite, comme pour tout, c’est la préparation et un solide plan comptable. Idem pour la clôture comptable de fin d'année !

Vous cherchez des bonnes pratiques pour bien finir l’année, faire une clôture annuelle tout en douceur (a minima sans grosses mauvaises surprises…) et commencer l’exercice suivant au top ?

Vous êtes au bon endroit !

Nous avons regroupé dans cet article les meilleures astuces de deux experts : Eva Tourki (Head of Accounting chez Spendesk) et Alexandre Leger (CEO d’Equify), le tout accompagné par le témoignage d'Epicery. Nous avons partagé ensemble notre expertise et nos exemples de planning d’arrêt des enregistrements comptables au cours d’un webinaire que vous pouvez voir en replay ci-dessous.

Quelles questions se poser pour bien clôturer l’année et lancer l’année suivante ?

Bien clôturer l’exercice comptable en cours

Il y a plusieurs étapes à suivre et plusieurs questions à se poser pour construire le meilleur planning de clôture comptable possible au sein de son entreprise au terme de l’année fiscale.

Il faut faire un point sur l’existant

Au cours de l’année, faites donc le point sur la gestion des dépenses, récupérez les reçus manquants, l’AFFIDAVIT, nettoyez le compte d’attente et n’oubliez pas les immobilisations. L’ensemble des opérations et les états financiers de l’année précédente présentent déjà un travail considérable de travail avant d’établir le compte de résultat.

Il faut établir un planning et une feuille de route

Avez-vous un planning de clôture avant la fin de l’année civile? Si ce n’est pas le cas, construisez un agenda et un schéma (qui/quoi/quand). Puis envoyez un email préventif aux différents services en leur rappelant de transmettre leurs factures, leurs “provisions”, etc.

En amont, il faut s’assurer d’avoir une répartition claire entre les propriétaires de la data et la transmission au comptable. Après la clôture d’un exercice et l’édition du compte de bilan, la liasse fiscale permet de rendre compte.

Il faut s’assurer d’avoir toute la donnée

Y a-t-il une centralisation rapide et régulière des informations vers les experts-comptables ? Y a-t-il un bon niveau d'intégration et d'automatisation ? Les écritures comptables sont-elles facilement accessibles ? Les données et annexes comptables sont-elles justes ?

Il faut appliquer un principe d’importance relative

Intègre t-on bien à la comptabilité le principe de l'importance relative ? C’est-à-dire qu’il faut éviter la précision excessive, qui empêche d'avoir suffisamment de temps pour l'essentiel. Faut-il fixer un seuil à 5% du Chiffre d’Affaires ?

Bien lancer la nouvelle année

Une fois les éléments établis pour la clôture de l’exercice comptable de l’année, vous allez pouvoir préparer l’année suivante en suivant trois étapes.

Il faut faire un état des lieux post-clôture

Regardez, par rapport à votre agenda et schéma, les éléments qui ont coincé, les deadlines qui n’ont pas été respectées, etc.

La centralisation de la donnée a-t-elle été trop lente ? Il faut s’assurer de ne pas se retrouver de nouveau dans cette situation à la fin de la nouvelle année.

Il faut ajuster son budget pour l’année à venir

Grâce à des reportings, vous allez pouvoir comparer ce que vous aviez prévu de dépenser cette année et ce que vous avez réellement dépensé. Vous pourrez ainsi mieux adapter votre budget pour l’année suivante.

Il faut faire un état des lieux des outils, process & partenaires

Faut-il changer certains outils, process, partenaires l'année prochaine ? Si oui, alors lancez le projet et faites le point sur l’attendu le plus rapidement possible. C’est-à-dire avant de se lancer dans le projet chronophage de clôture comptable.

Il faut aussi s’adapter au contexte de dématérialisation comptable accrue ou encore à la gestion des filiales via des dossiers Google Drive. Dans ce sens, il est aussi important d’avoir des partenaires avec le même état d’esprit qui ne risque pas de vous ralentir.

Enfin, à l’ère de la dématérialisation, certains processus juridiques peuvent également être digitalisés, notamment pour l’approbation des comptes annuels.

Comment adapter son management du juridique corporate à l’ère post-Covid ?

Management corporate juridique et digital

Face au Covid, les experts-comptables ont été obligés de s’adapter et d’adopter de nouvelles méthodes de travail. Dans tous les domaines, et donc également sur le plan légal.

La loi prévoyait depuis plusieurs années la possibilité de digitaliser les processus de gouvernance :

• Assemblée en visioconférence

• Consultations écrites électroniques

• Etc.

Mais peu de sociétés avaient réellement adapté leurs processus de clôture d’exercice comptable. Deux ans plus tard, le constat est donc clair : le Covid a accéléré le mouvement vers la digitalisation !

La digitalisation recouvre aujourd’hui (presque) tout le corporate juridique et les relations avec l’administration fiscale:

• Gouvernance

• Registres numériques

• dépôt des comptes au greffe du tribunal de commerce

• Signature électronique (même si les solutions sont encore imparfaites et quelques frictions persistent avec la greffe, les impôts, etc).

La digitalisation de l’approbation des comptes

Préparation des statuts

Pour les SA (Sociétés Anonymes), il est possible de prévoir des Assemblées générales exclusivement en visioconférence, sous réserve de l’adaptation des statuts.

Mais le dispositif est néanmoins assez lourd avec un site dédié, la remise de codes personnels aux actionnaires, etc.

Pour les SAS (Sociétés à Actions Simplifiées), en plus de l’Assemblée générale en visioconférence, il est possible de prévoir l’approbation via une simple consultation électronique.

Préparation des convocations et documents d’information

Pour ce qui est des convocations et documents d’information, il faut que vous vous demandiez comment procéder aux convocations électroniques et comment répondre au droit d’information des actionnaires.

Approbation digitalisée des comptes

Du côté de l’approbation digitalisée des bilans comptables, il faut voir comment ensuite vous allez matérialiser les décisions et consultations, puis choisir la solution de signature électronique que vous allez utiliser.

La digitalisation des registres sociaux

Registres des mouvements de titres et d’actionnaires

Traditionnellement tenus dans des registres paraphés, il est juridiquement possible de tenir ces registres sur tout support papier ou numérique “durable”, notamment blockchain.

Registres des assemblées générales et décisions

La flexibilité offerte aux SAS a été consacrée et étendue par un décret de 2019 à toutes les sociétés, sous réserve de respecter les exigences de la signature électronique avancée et d’horodatage des documents.

À noter : avant le décret, la lettre des textes réglementaires du Code de Commerce imposait d’établir sur un support papier les procès-verbaux des décisions des associés et les registres sur lesquels ils étaient conservés. Seuls les procès-verbaux des décisions des associés de régime fiscal SAS, ainsi que le registre répertoriant les décisions de l’associé unique de SASU, pouvaient revêtir une forme électronique.

Bonnes pratiques et retours d’expérience d’une comptable et d’un dirigeant d’entreprise

Eva Tourki, Comptable de Spendesk gère 4 bureaux dans 4 pays

En termes de clôture comptable, Eva a pour habitude de :

• Préparer une date de clôture et schéma de clôture.

• Envoyer un email préventif à toute l’entreprise (qui sera majoritairement en congé en décembre) pour leur demander de transmettre toutes les pièces justificatives le plus tôt possible.

• Partager un Drive avec les filiales pour qu’elles puissent transmettre les documents comptables en temps et en heure.

• Partager un Drive avec le Commissaire aux Comptes.

• Faire une clôture des comptes mensuelle pour suivre les différents postes et éviter les grosses surprises en fin d’année.

À noter : Chez Spendesk, chacun est responsable de ses dépenses et des dépenses de son équipe. Nous transférons la responsabilité de la finance vers les employés et les équipes. Nous avons également la chance de centraliser notre cycle achat sur notre outil Spendesk, facilitant ainsi la revue de notre Commissaire aux comptes.

Pour préparer l’année suivante, elle a pour habitude de refaire un point en septembre/octobre sur l’attendu de la part des partenaires externes et internes pour l’année suivante.

Les besoins évoluant, ainsi que les ressources, les modes de travail, le transfert des informations, la dématérialisation, etc.

Découvrez comment Spendesk pousse l'efficacité et l'efficience des équipes financières dans leurs périodes de clôture à travers le témoignage d'Epicery. En moins d'un an, le nouveau leader des courses en ligne est parvenu à atteindre son objectif de 0 reçu et justificatif manquant.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter notre article sur comment Spendesk utilise Spendesk.

Alexandre Leger, CEO et fondateur d’Equify gère la clôture de sa PME

En termes de clôture comptable, Alexandre a pour habitude de :

• Avoir toujours un coup d’avance avec des “softcloses” trimestrielles.

• Collecte et archivages des pièces comptables sur un Drive partagé avec les différents partenaires.

• Kickoff meeting pour le hard close début janvier avec présentation d’un rétroplanning et framework RACI.

Pour préparer l’année suivante, il a pour habitude de :

• Petit homework de fin d’année : feuillets rapides, Revue fiduciaire et formation du Syntec.

• Réunion interne sur le résultat de l’année passée avec une sensibilisation sur nos process (en mode rétrospective).

• Mise à jour des formations d’onboarding pour les nouveaux membres de l’équipe sur les processus de collecte.

Vous l’aurez compris, pour bien clôturer l’année, il faut prendre le temps de se poser les bonnes questions et s’y mettre le plus tôt possible !

Il faut faire un état des lieux de ce que vous vous étiez fixé pour l’année en cours. Identifiez ce qui a bien fonctionné, ce qui a bloqué et voyez comment vous pouvez simplifier tout ça pour l’année à venir.

Tout en gardant à l’esprit qu’évidemment, la crise sanitaire que nous avons traversé a drastiquement changé notre manière de travailler.

La digitalisation est devenue indispensable et un véritable levier pour toutes les entreprises.

D’ailleurs, si vous cherchez à changer vos processus et outils, nous avons le logiciel de comptabilité qu’il vous faut !