Comment rembourser une dépense sans justificatif et éviter le contrôle de l'URSSAF ?

Est-il possible de rembourser une avance de frais en cas d’absence de document justificatif ?

Dans le cadre de ses activités professionnelles, un collaborateur peut être amené à avancer des frais pour une dépense.

Afin de se faire rembourser, il est tenu de faire une note de frais avec TVA, et en fonction de la nature des frais avancés, y joindre : ticket de transports, justificatif frais kilométriques, facture frais de déplacement, frais de bouche etc.

Des règles encadrent la validité des justificatifs permettant le remboursement des notes de frais, et il n’est pas toujours simple de naviguer parmi celles-ci.

Si les conditions ne sont pas respectées, cela peut mener à un contrôle de l’URSSAF et de l’administration fiscale.

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Mais, saviez-vous que 3 salariés sur 10, renonceraient à se faire rembourser une avance de frais ?

Plusieurs facteurs peuvent expliquer ce phénomène :

• Une procédure fastidieuse.

• L’oubli de l’envoi des notes de frais.

• La perte des pièces qui légitiment la dépense.

Pourtant, des solutions existent pour ce dernier point. Alors, en cas de perte ou de problème technique : comment l’entreprise peut-elle justifier une dépense sans document justificatif ?

Le justificatif de note de frais est-il obligatoire ?

En France, une entreprise doit pouvoir justifier toutes les charges passées dans sa comptabilité.

En théorie, elle doit donc refuser de rembourser les notes de frais sans justificatif de ses salariés.

Lors d’un contrôle fiscal, si certaines dépenses ne sont pas documentées correctement, l’entreprise risque, en effet, de faire l’objet d’un redressement fiscal.

À titre d’information, une pièce justificative doit être archivée pour une durée minimale de 10 ans puisqu’en cas de contrôle, tous les documents justifiant les dépenses avancées doivent être disponibles.

Que faire en l’absence de pièces justificatives ?

Dans la réalité, le salarié peut faire face à des aléas indépendants de sa volonté, comme un problème technique ou bien tout simplement la perte de documents.

Afin de pallier l’absence de justificatif, plusieurs solutions simples sont envisageables :

• Demander une copie du document égaré auprès de l’établissement (hôtel, restaurant,...).

• Envoyer une copie du relevé bancaire à votre responsable administratif et financier : dans le cas où le salarié aurait fait usage de sa carte bleue pour régler la dépense concernée.

• Remplir une attestation sur l’honneur et la faire signer par le salarié.

L’entreprise peut également choisir d’adopter le régime forfaitaire. Les salariés ne seront donc pas remboursés au montant réel de leurs dépenses mais au forfait.

Chaque année, l’URSSAF fixe, comme pour les frais kilométriques, un barème pour les dépenses professionnelles.

Par exemple, pour un repas dans le cadre d’un déplacement professionnel, le salarié pourra se faire rembourser un montant forfaitaire de 18,50 € et cela, sans note de restaurant.

Dans les faits, à part pour certaines dépenses spécifiques, l’entreprise est libre de choisir son mode de remboursement entre l’indemnisation réelle et l’indemnisation forfaitaire.

Cette question peut également être traitée lors d’une convention collective ou autre, selon les usages du secteur d’activité.

Qu'est-ce-qu'une attestation sur l’honneur d’une note de frais ?

En cas de perte de justificatif, la solution la plus simple et la plus rapide est donc de faire rédiger et signer par le salarié une attestation sur l’honneur mentionnant qu’il a bien supporté une charge pour le compte de l’entreprise.

L’attestation sur l’honneur fera office de justificatif de paiement et permettra à l’entreprise de rembourser la dépense du salarié.

Attention, si possible, il est conseillé de joindre à celle-ci, une copie du relevé bancaire sur lequel apparaît la dépense.

En revanche, cette solution rend impossible pour l’entreprise la déduction de la TVA, celle-ci n’apparaissant sur aucun document joint.

Cette solution est une alternative de secours qui doit rester un recours exceptionnel afin d’être potentiellement acceptée par l’URSSAF et par l’administration fiscale.

Si vous rencontrez ce problème de façon trop récurrente, pensez à passer à la dématérialisation !

Vous minimisez le risque de perte des justificatifs, et c’est une solution simple et pratique afin de ne pas accumuler la documentation justificative en attendant de la traiter.

La dématérialisation est acceptée par l’administration fiscale et par l’URSSAF à condition de suivre les procédés qui garantissent l’authentification des documents scannés.

Si vous êtes déjà utilisateurs de Spendesk, la certification électronique des reçus dématérialisés est automatique et conforme aux normes de l’URSSAF, vous n’aurez pas besoin de faire de démarche pour obtenir l’authentification.

Comment rédiger une bonne attestation sur l’honneur ?

Si l’attestation sur l’honneur peut, en effet, faire office de document justificatif et permettre à l’entreprise de rembourser les frais avancés par le salarié, celle-ci doit respecter plusieurs règles.

Afin d’être valide et de faire office de justificatif, l’attestation doit obligatoirement inclure :

• L’identité et le poste du salarié.

• Ses coordonnées.

• La liste des dépenses concernées avec :

• Leur nature.

• La date où la dépense a été effectuée.

• La signature du salarié.

Voici un exemple de rédaction d’attestation sur l’honneur de note de frais

[Nom et prénom du salarié]

[Coordonnées]

[Numéro de téléphone et email]

[Entreprise]

[Coordonnées de l’entreprise]

Objet : Attestation pour absence de justificatif

Pièces jointes :

• Relevé bancaire avec la dépense concernée.

• Note de frais.

Je soussigné(e) [Nom et prénom], [Poste occupé], né(e) le [Date de naissance] à [Ville de naissance et code postal] demeurant au [Adresse du domicile et code postal et ville], déclare sur l’honneur, avoir engagé et payé pour le compte de l’entreprise des dépenses :

[Désignation de la dépense] auprès de l’entreprise [Raison sociale].

En raison de [Motif à indiquer (perte, vol, problème matériel, etc.)], je n’ai pu joindre à ma note de frais le justificatif correspondant.

Cependant, la dépense étant réelle, je vous demande de bien vouloir me rembourser sur la base du montant apparaissant sur mon relevé bancaire joint à la présente.

Fait le [Date du jour de la signature], à [Ville]

[Signature]

Fait pour servir et valoir ce que de droit

Afin de faciliter vos démarches et être certain de ne rien oublier, vous pouvez aussi télécharger notre modèle d’attestation sur l’honneur gratuit et prêt à utiliser !

Simplifier la gestion des notes de frais

Lorsque les documents justificatifs manquent en fin de mois, c’est toujours un dilemme pour l’entreprise.

Doit-elle rembourser l’employé et prendre un risque en cas de contrôle des impôts ou alors ne pas le rembourser et provoquer le mécontentement du salarié ?

L’attestation sur l’honneur est une solution de secours qui peut s’avérer gagnante mais qui reste conditionnée à la souplesse de l’administration fiscale et de l’URSSAF.

La dématérialisation de la gestion des notes de frais reste alors la solution idéale pour en finir avec les justificatifs de paiement manquants à la fin du mois.

Avec Spendesk, il n’y a pas de risque de perte, les pièces justificatives sont ajoutées au fil des dépenses.

Résultat : plus de sérénité pour les salariés et pas de dilemme pour l’entreprise !