Tout ce que vous devez (absolument) savoir sur l'automatisation de la DAF

Dans l'éternelle quête pour plus d'efficacité, de temps libre et de précision dans les tâches, l'automatisation comptable s'avère cocher beaucoup de cases pour convaincre à l'usage professionnel. C'est aussi l'un des éléments clés pour digitaliser et optimiser les ressources (en temps comme en argent) de son activité.

Avant la pandémie, la majorité des processus en place n’étaient pas vraiment adaptés au télétravail des collaborateurs. Particulièrement pour les entreprises qui n’avaient pas forcément entamé de réelle transformation digitale.

Pourtant, l’OCDE illustrait déjà dans une étude de 2019 que les entreprises très matures sur le plan digital font 3 fois plus de profits et grandissent 4,5 fois plus vite que les autres.

Puis, d’après l’étude PWC sur les priorités 2020 du Directeur Financier, 55 % des interrogés considéraient que le DAF de demain allait être le leader de la transformation digitale. Mais véritable business partner, le DAF ne peut plus aujourd’hui uniquement s’arrêter à l’étape de la digitalisation. On en voit déjà les prémices, 2021 sera aussi et surtout l'année de l’automatisation !

Quelle différence entre digitalisation et automatisation comptable ?

La digitalisation est véritablement LE sujet des 10 dernières années. Mais cette année 2020 a obligé beaucoup d’entreprises à se lancer, avec le passage au 100% télétravail. L’automatisation, quant-à-elle, serait donc l’étape d’après !

Dans un premier temps il est vraiment important de définir ce dont on parle quand on parle de digitalisation et d’automatisation.

La digitalisation (ou dématérialisation) est le fait de changer de support d’information, c’est-à-dire de passer d’un format physique à un format digital (par exemple de la facture papier à la facture PDF).

L’automatisation comptable est véritablement l’étape après la digitalisation. On va créer des règles intelligentes entre différentes étapes d’un process métier, qui vont rendre inutiles le traitement manuel de certaines actions à faible valeur ajoutée (par exemple la saisie automatique de l’écriture comptable).

In fine, cela va permettre d’augmenter la valeur ajoutée des différents membres de l’équipe finance (plus d’intérêt à creuser des points techniques qu’à lettrer des écritures), donc de fidéliser et développer les membres de l’équipe.

Mais attention : Il n’y a pas d’automatisation comptable sans digitalisation préalable !

L’un des gros atout également de l’automatisation comptable c’est sa capacité à fiabiliser la qualité de la donnée. Parce qu’en automatisant, il y a une diminution drastique du risque d’erreurs humaines, parce que manuelles.

Quelle est l’utilité de l’IA et de la data pour les entreprises ?

Nous venons de le voir, l’automatisation comptable permet d’avoir de meilleures données pour ses reportings et ainsi prendre de meilleures décisions pour accompagner son entreprise.

L’automatisation comptable va fluidifier et accélérer les processus de l’entreprise. Par exemple avec Inqom ou Spendesk, il s’agit de la production des comptes.

À noter : La donnée comptable n’a pas de valeur en soi pour le chef d’entreprise, mais c’est son usage qui va lui donner sa valeur !

L’IA, elle, va être l’étape encore d’après, et intervenir à plusieurs niveaux dans le processus comptable :

• Génération automatique des écritures ;

• Contrôles de cohérence ;

• Utilisation de métadonnées présentes dans les factures (comme les dates d’exploitation pour automatiser la création des cutoffs) ;

• Préparation des déclarations de TVA.

Le gain est donc d’abord un gain de temps et par conséquent un gain financier considérable pour l’entreprise !

Ensuite, à travers une donnée uniformisée dans des tableaux de bord accessible en temps réel, la Direction Administrative et Financière va également pouvoir prendre des décisions plus éclairées.

En effet, la finance doit de plus en plus anticiper l’avenir et non plus seulement faire des analyses du passé. Et l’IA permet d’anticiper des tendances.

Par exemple une IA est capable de repérer un changement de tendances dans des data de comportements de funnel. Elle va ainsi permettre au management de l’entreprise d’être plus réactif (en anticipant très tôt un “effet de ciseaux” par exemple) et de prévenir d’un comportement à risque via des scenarii.

Comment lancer l’automatisation comptable de son entreprise et de ses processus ?

On comprend donc bien mieux maintenant quel est l’intérêt pour les entreprises de se concentrer dès à présent sur l’automatisation de leurs tâches à faible valeur ajoutée. Mais comment se lancer ? Par quoi commencer ?

Tout d’abord il va falloir revoir les objectifs du département financier et donc ses processus, pour que ces derniers soient en adéquation avec les mesures d’automatisation.

Pour ça vous allez devoir lister les priorités d’automatisation et vous concentrer sur les processus qui font sens (par exemple automatiser la facturation pour 15 factures par mois ne paraît être une priorité).

Il va également falloir mobiliser une personne de l’équipe, qui sera dédiée à la mise en place d’un processus d’automatisation comptable. Ce qui veut dire choisir le prestataire et donc le produit adapté, puis déployer, contrôler et mettre à jour les processus.

A noter qu’il y a trois dimensions à prendre en compte dans la mise en place de processus automatiques au sein d’une DAF :

• Technologique (outils)

• Économique

• Culturelle (impliquer les collaborateurs)

Le plus simple est bien souvent de commencer par la fonction finance, car tous les flux y convergent (achats, banque, vente, etc).

Quelles vont être les autres grandes tendances de 2022 ?

Mis à part l’automatisation comptable, quelles sont les autres tendances que l’on commence à voir émerger ?

Très clairement, l’automatisation comptable est clé et sera clé dans les prochaines années encore, c’est certain.

De son côté, l’IA en est encore à ses balbutiements, mais il faudra garder un oeil sur ce que les nouvelles technologies vont développer.

En conséquence, c’est également l’organisation de la Direction Administrative et Financière qui va changer dans les prochains mois et prochaines années. En effet, les profils de ses membres vont devoir évoluer.

Grâce à l’automatisation comptable, il y aura beaucoup moins de saisie à faire et beaucoup plus de focus sur l’analyse des données et la création de reportings. Le concept de Business Partner va prendre encore plus de sens !

À noter : À partir de Janvier 2023 la facturation électronique sera obligatoire. Alors autant s’y mettre le plus rapidement possible pour ne pas se retrouver au pied du mur le moment venu.

Quels processus et outils pour affronter 2022 sereinement ?

Les trois experts invités à notre webinar “2021 : vers l’automatisation de la DAF ?” ont chacun partagé leur vision :

“Pour affronter sereinement 2022 je vais continuer d’automatiser un maximum nos processus financiers, pour gagner un maximum de temps et réduire nos délais de clôtures comptables. Ce qui nous permettra, avec mon équipe, de nous concentrer sur des tâches plus importantes, comme l’accompagnement de l’entreprise avec des reporting financiers précis. Donc je vais continuer à utiliser Spendesk, et je vais aussi me pencher beaucoup plus sur notre outil BI (Looker) pour agréger toutes nos données dans un même outil.” Fabien Dawidowicz (Chief Financial Officer chez Spendesk)

“Pour affronter sereinement 2022 je vais bien évidemment continuer à utiliser Inqom et en BI nous utilisons Emasphere, qui est très adapté aux Directions Financières avec des reportings très précis, et surtout directement relié à Inqom pour une visibilité en temps réel. Cette année, nous allons aussi très certainement passer sur Spendesk, pour avoir un meilleure suivi de l’ensemble des dépenses de nos collaborateurs. Également nous allons nous assurer d’avoir le bon niveau de sécurité, en recrutant quelqu’un dédié à ce sujet. Et pour finir nous allons intégrer la blockchain dans nos outils.” Romain Passilly (Co-fondateur & CEO d’Inqom)

“Pour affronter sereinement 2022 je vais continuer à interconnecter les différents outils fintech qui existent et que nous utilisons, dont font partis Spendesk et Inqom. Parce que ces outils génèrent beaucoup de données, mais aujourd’hui on a un petit peu de mal à faire cohabiter tous ces outils et toutes ces données ensembles. On aimerait à l’avenir avoir la possibilité d’uniformiser ces données pour les envoyer ensuite dans un outil de production comptable. Et donc notre gros défi pour 2022 va être d’interconnecter l’ensemble de nos outils avec, justement, des outils de production comptable, pour avoir des données quasiment en temps réel et nous faire gagner un maximum de temps.” Christophe David (DAF chez DomRaider et Turing22)

Les questions des participants au webinar

Quelles solutions d’automatisation comptable sont offertes aux TPE / PME (volumes de données faibles) ?
- France Ferran Garnier (Responsable Administrative et Financière chez Algo'Tech)

De nombreuses solutions d’automatisation sont adaptées à la fois aux ETI, mais aussi aux TPE/PME. Ces outils modernes ont bien souvent différentes formules pour répondre au mieux aux besoins précis de chacune de ces entreprises.

GreenLoo par exemple propose une offre d’entrée de gamme à 59€/mois pour le traitement comptable automatisé de 200 documents par an.

Spendesk de son côté est véritablement l’outil privilégié des TPE/PME qui ne sont pas encore prête à investir dans de gros ERP. Plus rapide et plus facile à implémenter, Spendesk permet aux équipes finances de se structurer en mettant en oeuvre des process (flux d’approbation, validation manager, finance, réconciliation facture/paiement/journal comptable, compta analytique). N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’infos.

En termes de digitalisation, à quel point les outils Spendesk et Inqom (ou autres) sont-ils interconnectables ? (Idéalement, je rentre une facture dans Spendesk et je n'aurais plus rien d'autre à faire pour que ce soit payé / rentré en compte et la TVA récupérée).
- Cyril Laferriere (Finance Manager chez Yespark)

C'est délicat mais c'est possible et c’est d’ailleurs ce qu’a mis en place notre invité Christophe David dans son entreprise. La recette ? Des connecteurs, des matrices de passage, un peu de temps pour paramétrer et processer tout cela. Et au final des gains de temps et d'argent !

Quels impacts de l’automatisation comptable sur l'organisation, le type de profils recrutés au sein de la DAF et les interactions avec les autres équipes ?
- Gonzague Gridel (Chief Financial Officer chez GlobalExam)

Les métiers changent effectivement et les profils recrutés au sein des directions financières se veulent de plus en plus être des intégrateurs de données que des comptables “vieille école”.

Les outils Spendesk et Inqom s’intègrent-il avec des ERP ou sont-ils en mode plug and play ? Peut-on avoir aussi une idée de vos tarifs ?
- Gerard LeGargean (CEO de MAIOR PARTNERS)

Inqom s'intègre aujourd'hui avec les ERP Sellsy et Quickbooks via API, et avec les autres outils du marché via des imports de fichiers aplat. Un store d'intégrations d'applications sera disponible au second trimestre de 2021. Inqom est un logiciel comptable de nouvelle génération, basé sur l'IA, qui automatise la production des comptes. Ils commercialisent leur produit aux structures qui disposent de compétences comptables : PME et cabinets. Pour une PME, la tarification est progressive en fonction du volume de pièces, et débute à 149€/mois.

Spendesk s’intègre aujourd’hui nativement avec Xero (majoritairement utilisé au Royaume-Uni) et Datev (majoritairement utilisé en Allemagne) et nous prévoyons de nouvelles intégrations en début d’année prochaine. Sinon c’est effectivement plug and play et personnalisation des exports pour faciliter le traitement comptable (export de journaux au plan comptable de l’entité avec ou sans factures jointes). Pour connaître nos différentes formules et tarifs rendez-vous sur notre page tarifs.

Grâce à l'IA et à la digitalisation, il y a moins de tâches à faible valeur ajoutée, et donc plus d'analyses. Dès lors, pouvons nous penser qu'il y aura un tri plus simple entre les "meilleurs" DAF de la place ?
- Kevin Stojanovic (Superviseur Tax & Accounting chez PWC)

Est-ce que cela va aider les DAF à améliorer leur vision financière ? Oui. Est-ce que cela va aider à mieux organiser les clôtures ? Oui. Mais il n’y a pas véritablement de bon ou mauvais DAF, il y a la plupart du temps une mauvaise utilisation des qualités de chacun. Et ça ne vaut pas que pour les DAF...

Comment assurer, intégrer la veille réglementaire et la correcte application de nouvelles normes dans un processus ou l'ensemble des flux sont automatisés ?
- Bertrand Gueugnon (Finance Director France chez Karhoo)

La veille règlementaire, les normes, sont des points techniques qui seront progressivement traités via l’IA. En attendant, c’est une des valeurs ajoutées sur lesquelles les équipes financières auront plus de temps à consacrer. Cela reste une des plus-values très humaines que de traiter des points techniques non récurrents.

Quel est l'impact de l'automatisation des données comptables sur le futur de la profession comptable et celle de l'expert-comptable ? Devons-nous comprendre que ce sont des métiers appelés à disparaître ?
- Hadnane Adeleke (Auditeur Comptable)

Les tâches à faible valeur ajoutée et répétitive sont vouées à disparaître des traitements manuels. En revanche, les schémas techniques, la complexité taxe, les subtilités de capitalisation vs les dépenses, les optimisations etc, ne sont pas près d’être automatisées.

La profession d’expert-comptable va donc devoir s’adapter comme tout le monde et s’orienter vers plus de conseils et d’accompagnement à mon sens. Une occasion de retrouver la vraie vocation de l’expert-comptable, à savoir proposer des services à plus forte valeur ajoutée. L’automatisation de tâches à peu de valeur ajoutée qui peuvent être traitées par des bots (sous supervision humaine il va s’en dire) est sans doute la meilleure voie pour permettre cela.

Quelle est la maturité du marché existant concernant les métadonnées dans les import PDF de factures ? Et prise en compte dans les nouveaux outils qui se développent en avance de 2023 la normalisation ?
- Sophie Morel (Responsable Administrative et Financière chez Yomoni)

Vous devez parler de la future norme FacturX. Aujourd’hui les grands groupes mettent déja en place cela et se préparent à l’arrivée de ce nouveau standard. Pour les PME cela reste encore marginal, en tout cas nous n’avons pas vraiment d’exemple concret qui puisse nous permettre de se prononcer sur la maturité de ce marché.

Pour un cabinet d'expertise comptable de taille moyenne, combien de temps dure le déploiement ?
- Pascale Pavot Lafouasse (Directrice Administrative et Financière chez ABC Conseils)

La prise en main d'outils de type Inqom ou Spendesk est très intuitive.

Pour Inqom par exemple il faut compter 3 sessions de 1h30 réparties sur 1 mois, qui sont suffisantes pour bien déployer et prendre en main l’outil.

Pour Spendesk, c’est quelques jours entre : la récupération du plan comptable, la création des utilisateurs/valideurs et des politiques de validation. C’est très rapide et intuitif en effet et vous êtes accompagnés du début à la fin par notre super équipe de gestionnaires de comptes, puis ensuite par notre service clients si vous avez la moindre question.

Mais à noter que si la mise en place est relativement simple et indolore pour le cabinet, elle prend tout de même un peu de temps à se finaliser complètement car il vaut mieux se caler sur une date de fin d’exercice du client (et les dates diffèrent d’un dossier à l’autre) pour démarrer la “migration”, mettre en place les connexions EBICS, intégrer dans les matrices le plan comptable du client, etc.

Où en est-on de la coordination avec les grands logiciels de compta Sage, Cegid, etc pour avoir le flux/process de la facture en input à la output compta ?
- Sophie Morel (Responsable Administrative et Financière chez Yomoni)

Inqom remplace progressivement les outils comme Cegid & Co dans les PME et cabinets comptables. Et les outils comme Spendesk vont facilement s'intégrer avec les outils de type Inqom, Sage, Cegid, etc. D’ailleurs de nouvelles intégrations sont prévues pour 2021. A suivre donc...

Dans l’entreprise de Christophe David, les données communiquent aisément avec ces outils via des imorts/exports de données ASCII, standard qui permet d’intégrer des données comptables préalablement saisies dans Inqom par exemple. Cela évite au cabinet comptable de migrer immédiatement ses outils de production comptable. Il constate d’ailleurs, à son grand plaisir, qu’une fois que les modalités de fonctionnement sont comprises et donnent satisfaction aux cabinets, que nombre d’entre eux envisagent à court/moyen terme de migrer leurs outils de production sur Inqom.

Je suis RAF dans une PME de 50 salariés et je suis en train de repertorier tous les process à automatiser via des outils. Mais je suis confrontée au fait qu'il faut mettre en place plusieurs outils différents pour toute la chaîne de valeur (factures vente, commande/BC, factures fournisseurs, suivi tréso etc). Outils qui ne s’intègrent pas nécessairement entre eux ce qui génère de nouveaux soucis de gestion. Comment y répondre ?
- Marie Lancino (Responsable Administrative et Financière chez ecov_fr)

Vous avez raison Marie, la difficulté vient de l’interconnexion entre tous les applicatifs. Sans avoir une solution universelle à toutes vos questions, c’est typiquement la problématique que Christophe David cherche à adresser dans son entreprise Pour cela il développe différents connecteurs et matrices de passage afin de fluidifier le plus possible les flux.

Une réponse très complète à cette question a été donnée par nos experts au cours du webinar “2021 : vers l’automatisation de la DAF ?”.

Quelle formation suivre pour appréhender la digitalisation de la compta ?
- Emmanuelle Bonvoux (Office Manager & Responsable Administrative chez Cost House)

Au-delà de la formation c’est un état d’esprit. S’intéresser à ce qui se fait et comment cela évolue. Rester connecté au monde de la Fintech est un très bon début puis échanger avec ses pairs sur des plateformes comme CFO Connect par exemple, une communauté de plus de 5000 leaders financiers à travers le monde. Les formations viendront tardivement car toujours a posteriori malheureusement, mais ce réseau peut être un bon premier pas en avant !

Qu'en est-il de l'intégration et analyse de la comptabilité analytique qui est le socle de la gestion aujourd'hui ?
- Marie Lancino (Chief Financial Officer chez ecov_fr)

Si des outils comme Spendesk et Inqom intègrent la dimension analytique, c’est encore loin d’être le cas pour nombre d’entre eux. C’est vraisemblablement un point sur lequel l’ensemble du secteur va connaitre de nombreuses évolutions dans les mois et années à venir.

Il reste néanmoins possible en étant malin (l’intelligence humaine a encore sa place) d’intégrer cette dimension analytique. Ce procédé n’étant encore actuellement que partiellement automatisable, les gains de temps sont moins impressionnants cependant.

Automatisation comptable : Que faut-il retenir ?

Vous l’aurez compris, ne confondez surtout pas digitalisation et automatisation car il y a une réelle différence. D’ailleurs l’une ne va pas sans l’autre et elles sont complémentaires.

L’automatisation a pour gros avantage d’améliorer la qualité de la donnée, et donc d’aider l’équipe finance à prendre de meilleure décision et d’avoir véritablement un rôle de Business Partner auprès de la Direction de l’entreprise.

Parce qu’une donnée de meilleure qualité permet de mieux accompagner la croissance de son entreprise.

Mais automatiser c’est aussi concrètement gagner du temps au quotidien sur les tâches à faible valeur ajoutée, et donc faire des économies conséquentes.

A noter qu’avec l’automatisation de la DAF, son organisation va aussi évidemment énormément évoluer dans les prochains mois et années.

Pour vous aider à affronter sereinement l'année à venir, nous avons recommandons de télécharger ce guide :