Principes clés de l’automatisation du workflow factures fournisseurs

De la demande de dépense au paiement, le workflow factures fournisseurs conditionne, temporise et cadre chaque euro sortant. Outre les salaires et versements issus des plus-values, toutes les dépenses de fonctionnement d’une entreprise peuvent être liées à un fournisseur.

À quoi servent les circuits de validation dédiés aux factures fournisseurs

L’organisation du workflow factures fournisseurs contient donc la substance de la démarche d’optimisation d’un service financier. Il affecte à la fois toute la structure et se retrouve, en bout de chaîne, dans les mains du leadership comptable.

Son optimisation est dès lors une affaire de gain en efficacité qui concerne toute l’organisation.

Qu’est-ce qu’un circuit de validation ?

Un circuit de validation des factures fournisseurs est un processus structuré qui assure un contrôle rigoureux des dépenses. Ce processus se situe en prévision du paiement des factures.

 Il commence généralement par la réception de la facture, suivie de l'approbation par les responsables appropriés (comme les responsables d'équipe ou de budget), et se termine par le règlement, une fois la conformité confirmée. 

L'objectif est de garantir que toutes les dépenses sont bien validées, justifiées, et alignées avec les budgets, tout en limitant les risques d'erreurs ou de paiements hors politique de dépenses.

Pourquoi sont-ils nécessaires ?

Sans circuit d’approbation des factures fournisseur structuré et prévoyant, les écueils sont nombreux et peu réjouissants pour toute structure à visée commerciale (voire même toutes les organisations). On compte notamment :

• Risques de litiges avec les fournisseurs

• Risques d’erreurs et fraudes plus fréquentes, faute de système de détection des anomalies, comme la surfacturation

• Dépassement de budgets et manque de traçabilité

• Délais de paiement accrus

Exemple d’un workflow traditionnel

En 2024, en France, il est estimé qu’environ 80% des factures fournisseurs sont encore reçues au format papier.

Cette gestion pose un défi constant pour les équipes finance, puisqu’elles doivent alors jongler entre plusieurs formats, et ce, pour chaque centre de coût, chaque employé, chaque type de paiement (récurrent ou spontané).

Le cycle de validation manuel typique présente, de la réception au règlement, des failles qui allongent les périodes de règlement et réduisent la fiabilité de votre reporting financier. L’envoi d’une facture par courrier, fax ou mail, entrée ensuite dans un tableau Excel ou dans votre ERP pour finalement être remboursée par virement bancaire, représente plusieurs jours pour chaque facture.

Cela représente une perte de temps, une perte d’argent cumulée qui devient vite conséquente. De même, les méthodes traditionnelles exposent les DAF à des erreurs d’entrée manuelle, des pertes de reçus et autres justificatifs, affectant parfois même le reporting et les clôtures comptables.

Comment les workflows de validation manuels entravent l’efficacité de votre équipe finance

Entre risques de retards, erreurs humaines, doublons, absence de traçabilité, les processus traditionnels créent de potentielles frustrations, à la fois pour les employés comme pour l’équipe finance.

Les problèmes des processus manuels

Les difficultés liées au partage, à l’amendement et à l’archivage des documents justificatifs deviennent légion lorsqu'une solution, même hybride, prend le pas sur une approche digitalisée. C’est pourtant une situation par défaut pour de nombreuses sociétés. Il se trouve que c’est également loin d’être une fatalité.

À titre de comparaison, le coût moyen de traitement d’une facture papier se situe aux alentours de 16 € par facture. En mettant seulement en place la gestion des documents électroniques (GED), ce qui ne constitue que la première étape, ce coût passe déjà à moins de 8 €.

Les impacts sur la productivité

En période de clôture financière, un temps de traitement trop long engendre une surcharge pour les équipes comptables. Ce temps perdu affecte directement leur capacité à se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cela signifie une accumulation qui finalement gonfle artificiellement la charge de travail sans que celui-ci ne soit absolument nécessaire.

Conséquences sur la trésorerie et la relation fournisseur

Des retards de paiement affectent non seulement le cash-flow, mais aussi les relations avec les fournisseurs. Entre pénalités pour retard et tensions commerciales, l'entreprise se fragilise ainsi sur plusieurs fronts.

Quelles tâches automatiser en priorité pour accélérer le traitement des factures fournisseurs

Qui dit automatisation dit changements de pratiques souvent installées depuis plusieurs années. Ce faisant, un changement doit être accompagné d’instructions, d’interfaces claires et d’un point de contact privilégié pour suivre les retours des utilisateurs, à fortiori si ceux-ci sont sur le terrain.

Automatisation des validations et approbations

L’automatisation des autorisations et approbations des factures fournisseurs rejoint un combat similaire à celui des notes de frais. Parfois, dans le feu d’une situation, une dépense doit être transmise et validée afin de répondre à une situation précise.

Dîner client, besoin de fournitures ou achat de produits d’appoint pour l’organisation d’un événement, les variables d’ajustement et imprévus demandent aux équipes financières de se montrer à la fois flexibles et réactives. Ces deux conditions sont remplies par les outils et processus modernes, digitalisés.

Une fois les premières mesures d’automatisation démocratisées, vous pourrez passer à l’étape suivante : la mise en place de workflows dynamiques pour simplifier et accélérer le processus de validation des factures. 

Les factures peuvent ainsi être approuvées rapidement par les bonnes personnes, réduisant les délais.

Gestion des échéances et rappels

L’autre axe d’automatisation se concentre cette fois-ci plus sur l’équipe finance et la gestion de sa relation avec les fournisseurs réguliers. En automatisant les rappels, échéances et renouvellements, on peut unir à la fois les fonctions de gestion des fournisseurs, des factures entrantes et de toutes les opérations de procurement.

Automatisez les rappels pour les factures en attente de paiement afin d’éviter les retards et son cortège de pénalités. Cela garantit un suivi rigoureux des échéances.

Paiements et réconciliation automatisés

Le dernier angle mort, les paiements, n’est pas en reste lorsque des capacités d’automatisation dépassent celles des banques classiques (virements permanents). 

Saisie comptable automatisée

Réduisez le temps passé sur votre clôture mensuelle et limitez les saisies manuelles.

En savoir plus

Des solutions comme les virements automatiques et programmés ou les cartes virtuelles pour exécuter les paiements rapidement et en toute sécurité, réduisent les risques de retards et optimisent les flux de trésorerie.

Les atouts concrets d’une solution complète, du procurement au suivi des factures fournisseurs

Intégration de la chaîne d'approvisionnement

Une solution intégrée, du procurement au paiement, offre une traçabilité optimale à chaque étape du processus. Grâce à cette centralisation, vous obtenez une vision globale et un contrôle accru sur les dépenses, les fournisseurs et les transactions.

Avantages concrets :

• Visibilité en temps réel : Suivi immédiat des commandes, des livraisons et des factures, sans qu'aucune étape ne soit négligée.

• Réduction des risques d'erreurs : Moins de silos d'information, ce qui limite les erreurs dues à des doublons ou à des données incomplètes.

• Amélioration des relations fournisseurs : Un processus fluide et transparent facilite les paiements et améliore les relations commerciales, réduisant ainsi les retards et litiges potentiels.

L’intégration des données permet non seulement de fluidifier les opérations, mais aussi de garantir une conformité accrue tout en facilitant votre piste d’audit fiable.

Suivi en temps réel

Une gestion efficace des factures repose sur une vue centralisée en temps réel. Grâce à cette fonctionnalité, vous avez un contrôle total sur chaque étape de votre processus de paiement, vous permettant ainsi de :

• Optimiser la gestion des dépenses : Toutes les transactions sont visibles et analysables en direct.

• Anticiper les flux de trésorerie : Grâce à un suivi précis des factures et des échéances, vous évitez les surprises de trésorerie.

• Réagir plus rapidement : En cas de problème ou de retard, vous pouvez ajuster immédiatement vos actions pour éviter les pénalités.

Ce suivi instantané renforce non seulement la transparence, mais garantit aussi une meilleure maîtrise des finances.

Réduction des risques

Avec une automatisation complète du workflow de factures fournisseurs, vous minimisez les risques de non-conformité et renforcez la sécurité à chaque étape du processus. En effet, l'intégration des systèmes de facturation, du procurement au paiement, garantit que :

• Les audits sont facilités : chaque transaction est suivie et documentée.

• Les paiements hors politique sont évités : les approbations sont standardisées et contrôlées.

• La conformité est renforcée : tous les paiements respectent les régulations en vigueur.

Quelques points sur Spendesk

Une automatisation bien pensée des workflows de factures fournisseurs améliore la traçabilité, optimise le suivi des paiements en temps réel et réduit considérablement les risques. 

Avec Spendesk, vous bénéficiez d’une solution complète qui centralise, automatise et simplifie votre processus de gestion des factures. Résultat : plus de visibilité, moins de tâches répétitives et une équipe finance plus efficace, concentrée sur des actions à plus forte valeur ajoutée.