Avance sur frais professionnels : comment ça marche ?

L'avance sur frais professionnels est une vraie problématique au sein de nombreuses entreprises !

Une problématique parfois même épineuse, car il s'agit de bien l'appréhender pour que salarié comme employeur y trouvent leur compte.

Cette pratique est parfois nécessaire pour les collaborateurs qui ont besoin de couvrir les frais de déplacement sans impacter leur budget personnel.

Quels sont les usages ? Quelles différentes options existent ? Comment procéder ? Nous vous aidons à y voir plus clair sur le sujet.

Dans quelles situations faire une avance sur frais ?

En tant qu'employeur, vous êtes légalement tenu de rembourser les frais engagés par vos collaborateurs dans le cadre de leurs missions terrain : déplacement, hébergement, frais de bouche, etc.

Il arrive souvent que les salariés avancent des achats sur leurs propres ressources, mais quand les montants sont importants (et récurrents), l'avance sur frais devient nécessaire.

Par exemple, pour des missions de longue durée à l'étranger, les coûts peuvent être élevés, et vos collaborateurs ne peuvent pas nécessairement les assumer.

Les collaborateurs ayant des frais disproportionnés à leur salaire, peuvent aussi obtenir des avances sur frais. Par exemple un technicien qui engage 300€ de frais chaque mois et perçoit 1 200 € net aura besoin d'une avance de frais, ses dépenses représentant un quart de ses revenus.

Avance permanente et avance ponctuelle

L'avance permanente sur frais et l'avance ponctuelle sont les deux solutions qui existent.

L'avance permanente sur frais consiste à définir en amont une enveloppe budgétaire fixe remise chaque mois au collaborateur pour couvrir ses dépenses. Une fois fixée, elle s'applique sur toute la durée du contrat.

Il faut établir une estimation précise des montants nécessaire en accord avec le salarié et l'employeur.

Cette avance est souvent négociée lors de l'embauche, surtout pour des postes qui impliquent des déplacements fréquents et/ou longs (par exemple les commerciaux).

Le collaborateur remplit alors chaque mois une note de frais afin d'être remboursé intégralement. Il est important de souligner que, dans le cas où le collaborateur quitte l'entreprise, il devra rembourser l'entreprise.

L'autre possibilité est l'avance ponctuelle. Dans ce cas-ci, l'avance se fait par un virement sur le compte personnel de l'employé en fonction des montants estimés qu'il sera amené à engager.

Pour se faire rembourser, le collaborateur présente ses notes de frais accompagnées des justificatifs de paiement. Suite à quoi, si les dépenses sont en réalité supérieures à l'avance, un complément lui est remis.

Mais est-ce que l'avance sur frais relève d'une obligation légale ? Non, pas à proprement parler, mais elle peut l'être si c'est l'usage dans l'entreprise ou bien si :

• La convention collective de l'entreprise l'a définie comme règle de fonctionnement.

• L'accord d'entreprise le prévoit.

Comment minimiser les recours aux avances de frais ?

Les sommes engagées par les salariés peuvent atteindre des sommets. Il est alors crucial de mieux encadrer les frais afin de maîtriser la trésorerie de l'entreprise.

Des cartes affaires à débit différé sont d'excellentes options pour apporter de la flexibilité dans les dépenses.

La carte de la société peut également être prêtée ponctuellement pour l'achat de billets de train ou d'avion ou encore pour réserver une chambre d'hôtel.

Et pour les commerciaux sur la route par exemple, des cartes carburant existent pour payer directement les frais d'essence ou encore les tickets de péage d'autoroute.

Les avantages de ces différentes solutions sont multiple :

• L'employeur limite les coûts terrain grâce à des prix négociés.

• L'employeur diminue aussi les coûts de traitement des notes de frais.

• Les salariés n'ont plus à avancer d'argent.

Alors que vous décidiez ou non de pratiquer l'avance sur frais, vous avez tout intérêt à mettre en place un processus de gestion des notes de frais.

Cela vous permettra de pouvoir récupérer l'ensemble des justificatifs de paiement. Mais aussi de contrôler rapidement les dépenses engagées.

D'ailleurs, il est même possible d'abolir la note de frais et d'opter à la place pour des alternatives réellement efficaces comme les cartes prépayées.