Enjeux et bénéfices de la dématérialisation comptable
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Publié le 16 juillet 2020
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Aujourd'hui, les entreprises peuvent profiter de la dématérialisation dans de nombreux domaines. Comme la comptabilité par exemple, qui n'a plus besoin d'être aussi chronophage et se réinvente avec des logiciels toujours plus intuitifs.
La transformation digitale des entreprises apporte avec elle une réelle évolution des modes de travail. Les outils & processus sont simplifiés pour gagner un maximum de temps, mais aussi faire des économies substantielles sur le long terme.
C'est connu, les comptables et responsables financiers sont très souvent débordés et ont rarement assez de temps à accorder à leurs missions phares. Les missions à plus faible valeurs ajoutées prenant la grande majorité de leur temps.
Mais la dématérialisation comptable (ou digitalisation comptable) permet de faciliter leur travail et va automatiser le traitement de ces tâches à faible valeur ajoutée, mais pourtant nécessaires :
Gestion des notes de frais.
Paiements des factures fournisseurs.
Réconciliation et suivi bancaire.
Etc.
Dans cet article, vous allez découvrir comment vous, et votre entreprise, pouvez tirer un maximum de profit de cette dématérialisation comptable.
Quels sont les bénéfices opérationnels de la dématérialisation comptable ?
La dématérialisation comptable a profondément transformé la manière dont les entreprises traitent leurs données et informations.
La diminution drastique des coûts de traitement et le raccourcissement des délais de transmission en sont les meilleurs exemples.
En effet, sans outils adaptés le traitement “classique” (format papier) d’une facture est d’une durée moyenne de 14 jours et coûte en moyenne 15€.
Mais en faisant le choix d’un logiciel comptable et financier, il est possible de réduire par 5 le temps et le coût moyen passé à traiter une seule facture.
Fini l’archivage papiers et les erreurs de saisie comptable avec la gestion automatisée et numérique de vos pièces comptables. L’équipe comptable et financière peut désormais se concentrer sur les tâches plus importantes et à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
La dématérialisation comptable apporte avec elle une multitude d’autres avantages opérationnels pour le traitement de l’information :
Fini les montagnes de factures, reçus et justificatifs papiers en tous genres.
L’échange et envoi des pièces comptable est optimisé.
Le suivi et la traçabilité des données est amélioré (la plupart des outils du marché utilise des OCR pour faciliter la saisie des documents comptables et intégrer les données comptables de l’entreprise).
Enfin, soulignons que la dématérialisation des factures fournisseurs et clients, poursuit aussi un but écologique en faisant la promotion de la solution « zéro papier ». Plus besoin de tout archiver dans des classeurs, puis dans des armoires et de louer de box de stockage !
En résumé, la dématérialisation comptable permet un gain de temps, de productivité et des économies pour votre entreprise. C’est aussi moins de charge mentale pour vos employés qui n’ont plus à se préoccuper des tâches chronophage.
Quels sont les bénéfices de la dématérialisation comptable en terme de ressources humaines ?
Les transformations évoquées précédemment auront pour conséquence une redéfinition complète du quotidien du métier de comptable (et expert comptable).
En effet, ce métier est axé autour de tâches méticuleuses et opérationnelles, comme le fait d'inclure manuellement toutes les pièces comptables dans un logiciel de gestion par exemple.
Concrètement, cela se traduit souvent par la tâche nécessaire (mais fastidieuse) d’imprimer les relevés, de numéroter chaque ligne, puis de numéroter les factures d’achats correspondantes.
Les comptables sont aussi responsables des factures et donc parfois obligés de partir à la chasse aux factures manquantes, véritable périple chaque fin de mois.
En somme, des tâches chronophage et souvent prises de tête.
Mais cette conception du travail de l’équipe finance appartient désormais au passé grâce à la dématérialisation comptable !
Une fois déchargé de ces impératifs pas toujours valorisants, l’équipe comptable pourra se consacrer aisément à d’autres missions de conseil et de définition de politiques stratégiques et financières.
Plus valorisantes et à plus forte valeur ajoutée, ces missions pourront mettre autrement à profit leur fine connaissance de toutes les dépenses, des budgets, du comportement des fournisseurs et des clients dans le fonctionnement concret de l’entreprise.
La dématérialisation comptable permet un grand nombre d’avancées pour le fonctionnement de votre entreprise, et un réel accompagnement de sa croissance.
Elle lui permet surtout de tirer parti des défis de la digitalisation pour rester compétitive, se démarquer sur le marché et fidéliser ses clients en véhiculant l'image d'une entreprise dynamique et innovante.
Évidemment, l’automatisation de la comptabilité de l’entreprise engendre nécessairement un investissement de base (financier et de temps). Mais nous venons de le voir, les avantages sont réellement bluffants et les résultats arrivent rapidement !
Les outils comptables se multiplient sur le marché, comme Spendesk par exemple. Notre solution vous permet de suivre en temps réel et garder un maximum de contrôle sur l’ensemble des dépenses de votre entreprise.
Plus de contrôle et moins de stress pour l’équipe finance et toute l’entreprise !
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