10 bonnes pratiques de comptables pour optimiser sa trésorerie

Vous cherchez à constamment optimiser votre entreprise ? Aujourd’hui, je vous propose de découvrir comment vous pourriez optimiser vos dépenses (a.k.a les sorties d’argent).

Commençons par un petit rappel : quels sont les différents types de dépenses en entreprise ?

En haut de la pyramide se trouvent les frais de personnel (salaires) et les “grandes dépenses” de fonctionnement, dont le montant est souvent très élevé.

Au milieu se trouvent les dépenses récurrentes, nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise au quotidien (les achats d’espaces publicitaires en ligne, les abonnements à des outils, etc.) dont le montant est sensiblement le même d’un mois sur l’autre.

Puis tout en bas, on retrouve les dépenses du quotidien, comme quand un commercial part rencontrer un client, ou bien qu’un employé fête son anniversaire, etc. dont le montant n’est pas prévisible d’un mois sur l’autre.

Fort heureusement, chacune de ces dépenses peut être optimisée, à la fois sur le plan financier et en termes de temps !

Et qui mieux que les comptables pour optimiser la gestion de la trésorerie ?

Nous nous sommes donc tournés vers deux experts, les comptables de Pennylane (Alexandre Roquoplo) et Spendesk (Eva Tourki). Tout deux partagent dans cet article 10 astuces qu’ils ont mis en place et ont donné de très bons résultats.

10 bonnes pratiques pour optimiser les dépenses en entreprise

Mieux suivre les dépenses de personnel

Tout d’abord, il est important de rappeler que les dépenses de personnel sont composées de plusieurs éléments :

• Le salaire net.

• Le prélèvement à la source.

• Les cotisations employeur.

• La mutuelle.

Mais attention, les salaires ont un poids très important et il est parfois difficile de faire rentrer chaque salarié dans une case.

Nos experts vous conseillent donc :

• D’avoir un système qui permet de ventiler un salaire entre différents postes de coûts, projets, etc.

• De faire un suivi analytique par équipe, bureau, etc. pour pouvoir suivre le poids relatif de chaque Business Unit (ou entité).

Ce sera d’autant plus important quand son entreprise grandit d’utiliser un système qui permette d’effectuer tous ses virements en batch plutôt que de les saisir à la main.

De cette manière, vous allez gagner du temps et réduire le risque de saisie incorrecte.

Limiter le nombre de factures fournisseurs invalides

Quand on parle de factures fournisseurs ce sont pour l’entreprise de grosses dépenses, qui comprennent des engagements contractuels et une relation commerciale définie.

Dans ce sens, il faut faire attention aux fraudes, aux factures injustifiées et/ou non validées, mais aussi aux factures envoyées pour des prestations non réalisées.

Sans compter que les virements sont souvent complexes à mettre en place (saisie manuelle en banque) et les erreurs humaines ne sont jamais inexistantes.

Alors comment faire pour limiter la casse ? Nos experts conseillent :

• D’avoir un circuit de validation pour contrôler les achats avant qu’ils aient lieux.

• D’établir un suivi analytique du budget.

• D’avoir les bons outils pour éviter les fraudes, les erreurs, etc.

Et de manière générale, pensez à dématérialiser les factures (ce qui sera obligatoire à partir de 2023). Cette digitalisation permet de garder tout le dossier pour le CAC accessible n'importe quand et facilite la recherche (plutôt que de chercher dans un gros classeur).

Gérer les notes de frais en quelques clics

Les employés font des notes de frais lorsqu’ils font des dépenses en dehors du bureau. Dans ce cas il y a deux possibilités :

1. Le salarié avance les frais de sa poche, puis se fait rembourser

2. Le salarié utilise la carte de l’entreprise et doit transmettre le justificatif.

Les notes de frais sont pièges, parce qu’il faut faire attention à plusieurs éléments comme le double remboursement (quand il y a un doublon de justificatif), ou le fait que la dépense respecte la politique de l’entreprise et soit utile à cette dernière.

Il est aussi très compliqué de suivre à la perfection la trésorerie, car la séparation des exercices est complexe.

Eva et Alexandre conseillent :

• D’avoir un circuit de validation en amont de la dépense.

• D’avoir une politique de dépenses connue et respectée par tous.

• De donner accès à des moyens de paiements limités aux salariés.

Et donc d’avoir les bons outils pour gérer les notes de frais et les frais de déplacement en toute simplicité.

Garder le contrôle des “petites dépenses” de fonctionnement

Les “petites dépenses” de fonctionnement sont les dépenses courantes (de petits matériels, abonnements récurrents, etc). Elles sont souvent payées par prélèvement ou par carte de crédit car ce sont de “petits montants”.

Il faut dans ce contexte, être particulièrement attentif aux justificatifs invalides ou manquants, aux achats personnels ou futiles, aux abonnement non résiliés, aux dépassements de la politique de dépenses, etc.

Souvent, pour ce type de dépense le suivi est particulièrement difficile. La carte bancaire de l’entreprise passe de main en main, sans possibilité de bien savoir qui a dépensé quoi.

Nos experts ont pour habitude :

• De donner des cartes bancaires nominatives aux salariés, avec un plafond de paiement afin de leurs redonner de l’autonomie.

• De mettre en place un circuit de validation en amont de la dépense et une politique de dépenses d’entreprise.

• De vérifier la validité du reçu (via des outils dédiés).

Paramétrer les virements pour les grandes dépenses de fonctionnement

Les “grandes dépenses” de fonctionnement (par exemple le loyer des bureaux) sont souvent payées plutôt par virement car les montants sont très élevés.

Pour ce genre de dépense il faut faire attention à bien paramétrer le prélèvement, et la traçabilité du payeur peut être complexe.

Vous pouvez alors :

• Mettre en place un process et des outils pour vous assurer de bien avoir les factures.

• Avoir un cockpit qui permette de suivre les dépenses en retard / à venir / payées.

• Avoir la possibilité de payer les factures en batch par XML ou via un outil dédié.

Se faire rembourser la TVA en Europe

Attention, en Europe les taux de TVA varient. En tant que comptable, il faut se faire rembourser le bon taux, avoir les bons réflexes.

Par exemple pour les achats intracom, pensez à mentionner le numéro de TVA intracom pour ne pas supporter la TVA qui, à défaut, ne serait pas récupérable en France.

Lors d’un achat en Europe dans le cadre d’un voyage d’affaire, les assujettis établis en France peuvent demander le remboursement de la TVA supportée dans un autre État membre. Il faut pour cela déposer la demande de remboursement souscrite par voie électronique sur le portail mis à leur disposition sur le portail fiscal impots.gouv.fr.

Mais attention, pour ouvrir droit au remboursement, les dépenses doivent être :

• Nécessaires à la réalisation de l'activité économique.

• Des services fournis ouvrant droit à déduction (ex: dépenses liées au transport et à la restauration, droits d'entrée aux foires et exposition, etc).

• Grevées de TVA considérée comme déductible dans l'État où la TVA a été perçue.

Les exclusions du droit à déduction applicables dans un pays n'existent pas nécessairement dans les autres États de l'UE. En conséquence, il convient avant de déposer la demande de s'assurer que les dépenses concernées ouvrent bien droit à déduction de la TVA.

Stopper les prélèvements

Récupérer une facture prélevée est toujours très laborieux, surtout lorsque l’entreprise a du turn over (départs et arrivées régulières de nouveaux employés).

Afin de diminuer le nombre de factures sans circuit d’approbation, nos experts vous conseillent d’utiliser des cartes virtuelles récurrentes.

En effet, plutôt que de subir ce décaissement, chargez une carte de débit annuellement ou mensuellement. Comme ça, chaque décaissement sur cette carte pourra être relié à un “payeur”. Vous serez donc en mesure de trouver qui a procédé à l’achat.

Si vous n’utilisez plus le service, stoppez le chargement de la carte, et contactez le fournisseur en question pour vous assurer de la bonne résiliation du service !

Rembourser comme il faut les frais de restaurant

Il existe des règles particulières quant au remboursement de frais de repas ou de versement d'indemnités aux salariés. Les repas d’affaires (aussi appelés notes de restaurant) peuvent être remboursés au salarié sans être considérés comme un avantage en nature (c'est-à-dire un complément de rémunération) sous certaines conditions.

Pour exclure ces frais de l'assiette des cotisations sociales, ils doivent avoir un caractère exceptionnel. N’est pas considéré comme abusif le fait de rembourser un repas par semaine ou 5 repas par mois, dès lors que peuvent être justifiés :

• La réalité de repas pris.

• La qualité des personnes ayant participé.

• Le montant de la dépense.

Au-delà, les repas sont considérés comme avantage en nature et sont soumis à cotisations sociales.

Pour les repas pris en déplacement, c’est-à-dire lorsque le salarié ne peut regagner sa résidence ou lieu habituel de travail, vous pouvez lui verser une indemnité forfaitaire. Elle est destinée à compenser les dépenses de repas ou lui rembourser les dépenses de repas au réel sur justificatif.

Ces montants sont exonérés de charges sociales, s’ils ne dépassent pas un montant fixé chaque année.

Éviter les fraudes

Pour ça, privilégiez les paiement par cartes !

Oui, un paiement par carte est presque aussi sûr qu’un paiement de facture par virement. Le paiement par carte permet moins d’erreur humaine.

Et surtout, si c’est une carte de débit virtuelle, impossible de payer plus que prévu. Pas de double règlement, ou d’utilisation frauduleuse de la carte.

En effet, les cartes virtuelles à usage unique ne sont chargées que du montant que vous avez autorisé. Impossible de payer plus que ce qui était prévu !

Organiser et archiver les documents comptables

Toute dépense engagée par l'entreprise doit être justifiée par un document :

• Facture

• Ticket

• Note de restaurant

• Note de frais

• Etc.

Les factures d’achats doivent faire l'objet d'une validation préalablement à leur paiement afin de s'assurer de leur conformité à la commande ou prestation reçue.

Alexandre et Eva prévoient deux classements des factures d’achats :

1. Un dossier avec les factures reçues et en attente de paiement (les factures reçues et non encore réglées y seront classées dans des sous-dossiers selon le mois de paiement indiqué sur la facture).

2. Un dossier avec les factures reçues et payées (une fois réglées, les factures peuvent être classées définitivement dans des sous-dossiers rangées par mois de date de facture ou par fournisseur).

Pour rappel, à partir de 2023 la dématérialisation des factures deviendra obligatoire !

Ce qu’il faut retenir pour optimiser les dépenses en entreprise

Vous l’aurez compris, la digitalisation est aujourd’hui un incontournable de l’optimisation en entreprise, et ce dans tous les domaines, même celui de la gestion de trésorerie.

Pour rappel, l’optimisation des dépenses de votre entreprise passera par :

• L’utilisation des bons outils pour contrôler et suivre les dépenses de votre entreprise.

• L’optimisation de vos outils et processus en fonction de votre croissance.

• Le respect des réglementations locale (ex: une dépense = un justificatif, taux de TVA, etc).