Budget en ligne : lancer sa nouvelle structure en 5 étapes

Dans tout nouveau projet, la visibilité budgétaire pose en sous-main une question essentielle : quelles sont les ressources à la disposition de la structure, et comment les affecter?

La première étape est donc d’avoir un budget établi et les ambitions financières de la structure mis noir sur blanc. On peut se demander alors si ce document a vocation à être connu de tous les collaborateurs.

Notre position est qu’un budget clairement établi et partagé peut venir renforcer la cohésion de vos équipes.

1 - Évaluer les coûts récurrents et s’en servir comme base de travail

On peut séparer les coûts récurrents dûs aux opérations de l’entreprise et ceux qui accompagnent sa croissance. Dans la partie coûts opérationnels, on peut penser aux :

• Coûts des frais généraux (gaz, électricité, infrastructure, ménage)

• Coûts affiliés aux services de l’entreprise (comme l’hébergement d’un site internet)

• Les frais d’achats de fournitures de bureau

À garder en tête que les coûts récurrents peuvent cependant varier. Il convient donc d’être vigilant quant à d’éventuelles hausses de coûts (surtout dans un contexte de tendance inflationniste). En prenant en compte ces variations, tout en s’appuyant sur les projections des instituts professionnels, il est possible d’établir un budget prévisionnel réaliste.

Cette première étape permet enfin d’identifier à l’avance les éventuels points de frictions qui pourraient advenir pendant l’exercice fiscal donné. Cette analyse sera d’ailleurs augmentée par le regard des différents services.

Comme nous le montrons plus bas, la réflexion budgétaire peut être améliorée par l’expérience des équipes sur le terrain. Leur retour peut en effet venir éclairer et améliorer la précision d’un budget prévisionnel.

2 - Établir ses budgets en ligne grâce à des outils de comptabilité personnalisés

Les outils de gestion financière permettent d’éclairer les fondateurs et les services de comptabilité pour leur permettre de prendre des décisions en toute transparence.

Si vous avez déjà une année d’activité écoulée, il peut être intéressant d’entrer les données dans l’outil de votre choix afin de comparer les résultats. Cette démarche vous permet ainsi d’harmoniser vos projections pour les rendre encore plus proches de la réalité du marché (et du terrain).

Des solutions comme Spendesk vous proposent également des solutions d’analyse avancées. Notre objectif est de vous aider à gérer vos dépenses et mettre en place des automatisations pour délester vos équipes financières des tâches rébarbatives, à faible valeur ajoutée.

En faisant la part belle à des indicateurs quantitatifs et qualitatifs clairs, les plateformes de finance d’entreprise en ligne comme Spendesk offrent des services de choix pour piloter votre budget.

À tout moment, vous serez donc en mesure de définir la direction financière de votre structure. De cette information, vous pourrez ainsi tirer des leçons et des idées sur les prochaines étapes de votre projet. Les dépassements comme les postes de coût en dessous du budget vous seront alors visibles en un clin d'œil.

3 - Faire preuve de transparence dans la conception de son budget

Ces mêmes outils peuvent également vous proposer des reportings clairs sur vos postes de dépenses, vous aidant ainsi à construire un planning budgétaire clair, chiffré et informé.

Le plan budgétaire est également l’occasion de se projeter dans l’année à venir. Prévoir ses nouveaux investissements, ses projets de développement, et les coûts qui s’y réfèrent présente ainsi une idée concrète de la direction du projet.

La transparence dans le budget est une idée qui se propage de plus en plus, grâce à une démocratisation à l’accès des données comptables. Cet exercice, augmenté par les outils de numérisation financière évoqués plus haut, peut s’avérer vertueux et bénéfique aux objectifs d’un lancement de structure.

En donnant de la visibilité à tous les collaborateurs sur les coûts de revient et les revenus de l’entreprise, tous les membres de l’organisation deviennent partie prenante de son succès. Il s’agit d’un facteur d’implication concret.

Il permet à tous de se rendre compte de la situation de l’entreprise. Par extension, cette transparence donne à chacun les outils pour faire évoluer cette situation dans la bonne direction.

On peut noter enfin que cet exercice de transparence passe souvent par une numérisation accrue des données financières. Il ne s’agit plus seulement d’entrer des données dans un fichier Excel, ou de récolter des notes de frais. Il est ici question de donner un cadre clair à vos revenus et vos dépenses professionnelles.

4 - La planification budgétaire peut impacter le quotidien des salariés

Il convient, une fois ses opérations de recrutements lancées, de prendre en compte les coûts périphériques qui accompagnent une masse salariale grandissante. On y trouve notamment :

• Les frais de déplacement

• Les frais de repas

• Les compensations liées aux transports quotidiens

• La contribution aux divers organismes sociaux

• Les financements de la mutuelle santé

• L’entretien des véhicules et autres matériels de fonctions des collaborateurs

Inclure dans ses projections les dépenses des salariés (comme les frais de déplacement), leur permet de disposer d’un budget précis et transparent. Les collaborateurs peuvent alors maîtriser leurs dépenses tout en sollicitant un circuit de validation prédéfini en cas de besoin.

Il s’agit ici d’une fonctionnalité permettant, dès le début d’activité, de poser des bases saines et responsables pour sa gestion de dépenses. Le respect du budget devient alors non plus un exercice aléatoire, mais une fonction d’observation et de contrôle.

L’allié de choix pour accomplir cette transformation peut se trouver dans des cartes de paiement professionnelles préchargées.

5 - Impliquer ses équipes dans la lecture et l’analyse du plan budgétaire

Rallier ses équipes pour leur afficher un plan budgétaire, comme précisé plus haut, revient également à leur donner un aperçu des priorités de votre structure. Il s’agit alors d’expliquer et faire part des intentions de l’équipe de direction à l’attention des managers et de l’ensemble des collaborateurs.

Il convient donc de permettre aux équipes financières ou à la direction de présenter des données chiffrées clés. Cette démarche a pour but de permettre une meilleure compréhension, pour que chacun puisse s’approprier l’exercice budgétaire en cours,

Ces données peuvent inclure :

• Les projections de ventes et/ou de chiffre d’affaires

• Les coûts directs et indirects liés à la création de valeur

• Les coûts fixes et frais généraux de la structure

Pourquoi est-il utile de lier son plan budgétaire aux projets et aux ambitions de sa structure ? En mettant en place une transparence financière, on encourage cette même transparence de la part des autres services.

Expliquer ces choix donne également un aperçu concret de la vision et des investissements pour l’année à venir. Cette initiative a pour vocation d’ajouter du sens et de l’esprit de corps. Ce peut être particulièrement utile quand les objectifs financiers sont ambitieux.

5 étapes en 1 : choisir un outil pour fixer son budget et maîtriser ses coûts

Comme nous avons pu le voir, établir un budget prévisionnel clair constitue un défi à part entière. Il peut donc être salvateur de disposer d’outils pouvant fournir une visualisation de ses nombreuses pièces mouvantes. Avec ses fonctionnalités d’analyse avancées, Spendesk peut constituer un allié. Cette perspective s’applique tant sur l’analyse quantitative que qualitative des performances financières d’une entreprise.

Si vous souhaitez lancer votre affaire, améliorer la gestion de vos comptes ou juste faire évoluer la manière dont les équipes financières travaillent, bien s’équiper constitue donc un point de départ de choix.

Point Bonus : dit-on budgéter ou budgétiser ?

Les deux termes sont synonymes! Pour l’anecdote, nos homologues canadiens considèrent cependant que ces deux mots ont un sens différent :

• Budgéter correspond au sens français, à savoir la conception et la rédaction d’un budget.

• Budgétiser est compris comme l’acte d’entrer une donnée, comme un coût, une dépense, ou toute valeur qui puisse y être associée, dans un budget.

Le verbe budgétiser, dans le sens d’inscrire au budget, peut donc être une distinction utile (même hors des frontières du pays à la feuille d’érable).