Faire son budget d'événement en 5 étapes

Lorsqu’on est une jeune entreprise ou qu’on cherche simplement à investir un domaine nouveau, comme les événements d’entreprise, tout ne va pas toujours de soi, surtout quand il s’agit du budget à dégager. Pour y répondre, et après avoir organisé des événements tels que le Spendesk Connect plusieurs années de suite, nous pouvons nous pencher avec un peu de recul sur les moments de grâce et les écueils des événements d’entreprise.

1 - Poser des objectifs

Dans quel contexte l’événement est-il organisé ? S’agit-il de l’annonce des résultats financiers à un parterre d’investisseurs, un séjour de séminaire d’équipe ? Une soirée réunissant toute l’organisation ? Ces typologies d’événements supposent des questions auxquelles vous aurez nécessairement à répondre au cours de la réalisation du projet. 

Tout d’abord, combien y aura-t-il de convives lors de l’événement et quelles sont leurs attentes ? Comme on peut l’imaginer, les réponses à ces questions ont un impact déterminant sur le budget. Un dîner assis gastronomique n’a pas le même prix qu’un cocktail dînatoire et ne nécessite pas le même nombre de personnel de service.

L’objectif de l’événement suppose également de tailler son budget sur les éventuelles retombées que cet événement pourrait entraîner. Un événement gratuit en revanche aura comme étalon d’or le niveau d’engagement des personnes invitées ou les évaluations données à l’issue des festivités.

La durée de l’événement découle ainsi des objectifs à tenir. S’il s’agit simplement de présenter un projet, un produit ou des résultats, on préférera naturellement un format de réunion ou de conférence. S’il est question d’offrir une expérience complète à ses collaborateurs lors d’un séminaire, on préférera une durée plus longue pour permettre à tout le monde de se rencontrer.

Quel budget pour une soirée ?

On compte généralement le budget d’une soirée par le coût associé à chaque convive. La moyenne se situe, pour un événement en région parisienne, il faudra compter le plus souvent sur un budget allant de 50 € à 150 €. Il faut également prendre en compte la récente inflation des produits de consommation qui impacte directement le coût des événements.

Il faut néanmoins retenir que cette fourchette de prix ne comprend pas les frais d’hébergement qui peuvent faire grimper la note de manière conséquente.

2 - Trouver un lieu d’événement

Qu’il soit virtuel, physique ou hybride, l’événement aura besoin d’un lieu ou d’un canal pour être diffusé, ces ressources impliquent des coûts et une logistique précise. Pour un événement professionnel, on peut néanmoins distinguer 3 types de projets : 

• Les événements d’annonce et autres conférences, réunions ou webinaires ;

• Les salons professionnels et grands rassemblements de filière ;

• Les séminaires et toutes les activités de teambuilding (soirées d’entreprise, offsites…).

Avec ces catégories en tête, on peut alors décider du type de lieu ou de canal qui pourra être privilégié pour la tenue de l’événement.

Par exemple, s’il s’agit d’une annonce ou d’une réunion qui rassemble un public issu de plusieurs pays, il pourra être préférable de choisir un format virtuel ou hybride. À l’inverse, un événement de teambuilding prend un sens précis dès lors que tous les participants sont réunis au même endroit pour échanger de manière informelle. Pour ce type d’événement, il est donc recommandé de privilégier la présence physique, dans la mesure du possible.

Les salons professionnels sont néanmoins mixtes, il convient dès lors d’évaluer le coût d’acquisition d’un stand, et les frais d’inscription pour bénéficier d’un espace et présenter son activité aux visiteurs.

Dernier point important, les prestations que proposent les lieux. Est-il plus judicieux de faire appel aux prestations incluses avec la location d’un lieu, ou de préférer des fournisseurs choisis séparément ? Là encore, l’optimisation et la négociation du budget dépendent de ces décisions et c'est sur ce type de dépenses qu’il est possible de faire des économies.

3 - Faire appel à des prestataires spécialisés

Négocier le prix avec un prestataire en fonction de la taille de l’événement est un must. Il convient de rappeler que tout est négociable à partir du moment où l’on possède des leviers et arguments solides.

Le nombre d’invités, les prestations demandées et la quantité peuvent constituer des moyens de faire baisser le coût des prestataires grâce aux économies d’échelle. On peut également réaliser des économies en faisant appel à des prestataires qui privilégient les produits de saison, une démarche à la fois économique et écologique.

Pour les événements hybrides ou virtuels, le dispositif technique de diffusion est ici un paramètre d’évaluation des coûts déterminant. Des plateformes comme Cisco Webex, Livestorm ou encore le classique Zoom peuvent constituer de bons points de départ pour comparer les coûts et fonctionnalités de chaque plateforme.

Enfin, faire appel à un professionnel de l’événementiel hybride et virtuel peut constituer une assurance que tous les aspects techniques, parfois complexes, ne donneront pas lieu à un imprévu.

4 - Ménager des fonds dédiés aux imprévus

La première vérité à accepter avec tout événement c’est qu'il y aura forcément des dépenses imprévues, que tout projet impliquant des dizaines (voire des centaines) de pièces mouvantes différentes aura affaire à des accrocs. Ce ne doit pas être une source de stress, il faut juste en avoir conscience et se ménager des marges de manœuvre pour surmonter ces pépins. 

Comment prévoir l’imprévu ? Le plus souvent en mettant du cash de côté. Les fonds de caisse peuvent ainsi servir à dépanner ou débloquer des situations parfois compliquées. On prévoit dans le meilleur des cas 5 % à 10 % du budget total de l’événement pour se retourner en cas de vents contraires. 

De même, prévoir des intervenants et des plans B en cas de désistement fait office de bon sens pour les événements fondés sur les prises de parole.

En résumé, il convient de dédier un budget aux imprévus ou une ligne “divers” dans le budget. Au mieux, il reste un surplus à l'issue de l’événement. Au pire, vous ne serez pas pris au dépourvu.

5 - Optimiser son budget et ses dépenses 

Afin d’imaginer le meilleur événement possible, de faciliter son organisation comme son déroulement, le suivi du budget et les outils qui y sont dédiés sont d’une importance capitale.

Pour parvenir à suivre et faire un rapport complet des dépenses réalisées lors d’un événement, les budgets trackers peuvent constituer un premier pas dans la bonne direction.

De nombreux modèles de budget d’événement existent pour subvenir aux besoins d’une organisation. Néanmoins, un outil construit spécialement pour ce genre d’usage s’avèrera certainement plus efficace qu’un simple fichier Excel.

Les moyens de paiement proposés par Spendesk permettent ainsi de répercuter directement chaque dépense sur le centre de coût et le budget concerné. Il s’agit aussi de catégoriser ces dépenses et de les assigner à chaque type de prestation exigée par l’événement. 

Pour cela, nos outils de suivi des factures fournisseurs et les OCR qu’ils intègrent s’y prêtent à merveille. Les calculateurs de budget Spendesk sont à la fois personnalisables et affichent un haut degré d’ergonomie. 

Comment chiffrer son événement ?

Après avoir travaillé et affecté son budget à chaque type de dépenses, on peut évaluer son impact selon des paramètres pensés en amont pour répondre aux objectifs du projet.

Par exemple, pour un événement à but lucratif, on comptera le nombre d’entrées, les consommations et les revenus que ceux-ci ont pu générer. 

En revanche, pour les événements de teambuilding ou les séminaires, on aura le plus souvent tendance à évaluer les chiffres d’engagement du public concerné, surtout s’il est interne à l'organisation.

S’il s’agit d’un événement à but de communication ou de notoriété, l’étalon d’or le plus courant est à trouver du côté des réseaux sociaux. Le nombre d’interactions, de clics et de conversions générées à partir des contenus de l’événement permettra de mesurer son efficacité.

Tous les organisateurs ne sont pas nécessairement des experts-comptables. Leur proposer une solution de suivi des budgets qui ménage l’aspect technique pour se concentrer sur le suivi des dépenses constitue ainsi un compromis efficace et directement opérationnel.