Réaliser un budget prévisionnel : contenu, organisation et outils

Le pilotage financier d’une PME ou lors de la création d’entreprise ne s’improvise pas. La direction a besoin d’outils pour surveiller l’atteinte des objectifs économiques tout comme pour défendre un projet d’investissement auprès d’un banquier. C’est bien le rôle des prévisions budgétaires. Alors, comment faire un budget prévisionnel dans votre entreprise et le réussir ?

C’est votre premier budget, vous lancez une structure ou souhaitez mettre au point vos process de budgétisation et d’évaluation des coûts ? Notre guide pratique pour établir un budget en ligne vous attend !

Modèle - Notre exemple de budget prévisionnel

Vous souhaitez établir votre budget annuel facilement, sans partir de zéro ? Notre

exemple de budget prévisionnel vous propose un modèle complet pour piloter les finances de votre entreprise et organiser vos mouvements de trésorerie. De l’achat de fournitures aux dépenses de charges sociales, toute l’année civile est couverte par notre exemple de budget prévisionnel :

1 - Qu’est-ce qu’un budget prévisionnel pour une PME ?

Ce terme recouvre en réalité plusieurs types de documents comptables dont le business plan est la pierre angulaire et les tableaux financiers l’expression chiffrée. L’ensemble constitue un véritable outil de pilotage pour les dirigeants, soit pour un projet ponctuel soit pour le suivi permanent des résultats ou de la trésorerie.

1.1 - Définition du budget prévisionnel dans une entreprise

Généralement réalisé en fin d’exercice, le budget prévisionnel permet de traduire en données chiffrées les objectifs de l’entreprise pour l’année à venir. Plusieurs tableaux interviennent dans le processus. Résultat d’exploitation, trésorerie, suivi des emplois et ressources, etc., toutes ces informations se retrouvent également dans un plan prévisionnel à un an voire à trois ou cinq ans. Dans la pratique, le budget s’utilise aussi lors de la création d’une entreprise tout comme pour l’analyse financière d’un projet isolé.

Le budget prévisionnel projet

Il est important de distinguer le budget prévisionnel global de l'entreprise du budget prévisionnel spécifique à un projet. Le budget prévisionnel de projet représente la part du chiffre d’affaires d’une entreprise allouée à l’exécution d’un projet précis. Il peut également faire partie intégrante du business plan, puisqu’il s’agit du document fondateur d’un projet.

Lorsqu’un projet est sujet à autofinancement, les ressources allouées sont réparties en centres de coûts, correspondant à tous les aspects du projet. Contrairement au budget prévisionnel d’ensemble qui couvre généralement un exercice comptable, le budget prévisionnel de projet se concentre sur une action précise et mesurée dans le temps, et sa durée peut donc varier.

1.2 - Comment se présente un budget ?

Le contenu général et le modèle d’un budget prévisionnel sont plutôt standardisés dans toutes les entreprises. Vous y trouvez les 4 documents financiers qui suivent.

1.2.1 - Le compte de résultat prévisionnel

Il reflète les estimations de l’activité pour l’année à venir avec poste par poste les charges et produits. Mensualisez-le pour faciliter le suivi budgétaire des coûts comme des recettes.

1.2.2 - Le plan de financement prévisionnel

Ce tableau concerne les données stables et durables qui impactent le bilan prévisionnel :

• les emplois tels les investissements, les remboursements de dettes financières et la distribution de dividendes.

• Les ressources stables pour financer les emplois durables soit les capitaux propres, la capacité d’autofinancement, les apports en comptes courants, les subventions d’équipement ainsi que les souscriptions d’emprunts.

1.2.3 - Le bilan prévisionnel

C’est une photo estimée à une date future des emplois et des ressources de l’entreprise, soit son patrimoine et ses dettes et ses fonds de roulement. Il se présente sous la même forme que le bilan comptable annuel.

1.2.4 - Le budget de trésorerie

Il permet de mensualiser tous les encaissements et décaissements TTC (toutes taxes comprises) selon les dates d’échéance de vos dépenses et recettes futures sous la forme d’un tableau de trésorerie. Ce tableau mélange les données d’exploitation, de matières premières et d’investissement, y compris les flux de TVA. Vous disposez ainsi du solde prévisionnel mensuel de votre trésorerie.

1.3 - Objectifs poursuivis par la prévision budgétaire en entreprise

Le budget prévisionnel c’est bien, mais pour quoi faire et dans quel but ? Consacrer de l’énergie et affecter des ressources parfois pendant plusieurs semaines pour le préparer suppose d’y trouver un intérêt réel ensuite.

1.3.1 - Valider la faisabilité et la rentabilité d’un projet

Qu’il s’agisse de la création d’un business de A à Z ou d’un projet d’investissement ponctuel, le budget prévisionnel prend tout son sens. Il facilite la réflexion et la décision pour les dirigeants de l’entreprise. Ces derniers disposent en effet d’éléments chiffrés afin de valider la rentabilité financière de chaque opération.

Si les équilibres ne sont pas respectés, par exemple avec un résultat qui demeure déficitaire sur la durée, il y a lieu de revoir la copie. Réduisez les coûts ou augmentez les produits. Le plan de financement montre une insuffisance des ressources ? La direction financière doit alors chercher des solutions pour boucler le budget d’investissements de l’entreprise.

Un budget prévisionnel de projet peut inclure des éléments tels que :

• Les frais de déplacement

• Les frais de logistique

• Coûts indirects

• Charges sociales

• Charges d’exploitation

• Fiscalité et autres charges financières

• Charges de travail

Dans tous les scénarios, le budget est à équilibrer avec les sources de financement, qu’il s’agisse de fonds propres, d’investissements ou de subventions. Dans ce dernier cas, il convient donc d’inclure la demande de subvention dans le budget du projet, car c’est parfois un emploi à temps plein, surtout pour les associations.

1.3.2 - Chiffrer la stratégie de votre business plan et obtenir des financements

Le budget prévisionnel correspond en quelque sorte à la traduction en données sonnantes et trébuchantes de votre stratégie décrite dans un business plan. Cet exercice indispensable avant de créer son entreprise ou d’envisager des étapes de croissance comporte toujours un chiffrage financier du projet.

Ces tableaux prévisionnels contiennent les ratios et indicateurs afin de mesurer la rentabilité et le retour sur investissement des projets. Les banques exigent ainsi la production du budget prévisionnel pour analyser les demandes de financement inscrites au business plan. on y retrouve notamment :

• La prise en compte de saisonnalité de l’activité

• Les coûts de main-d’œuvre

• Les potentielles variations des coûts

1.3.3 - Piloter le contrôle budgétaire tout au long de l’exercice

Enfin, le budget prévisionnel se destine à l’exercice délicat du contrôle budgétaire en N. +1. Travailler sur des estimations de résultat, de trésorerie et de plan de financement pour l’année qui vient permet de disposer ensuite de repères et d’indicateurs précis. Les données prévisionnelles traduisent en chiffres les objectifs et projets retenus par l’entreprise.

La comparaison mensuelle avec la comptabilité réelle revient à évaluer l’état d’avancement du projet. Vous détectez ainsi les dérives éventuelles. C’est bien plus simple de chercher des solutions correctives si vous possédez un outil de chiffrage des écarts comme le budget prévisionnel.

2 - Comment faire un budget prévisionnel réussi en entreprise ?

Pour que votre suivi budgétaire soit efficace, notre conseil de base consiste à se concentrer sur l’élaboration d’un budget prévisionnel pertinent. Dans le cas contraire, vous démotivez toutes les équipes, tant dans la DAF que le reste des partenaires financiers et équipes gestionnaires des budgets opérationnels.

2.1 - Quand lancer les travaux de préparation du budget ?

Le budget prévisionnel se prépare juste à temps, pas trop tôt et pas trop tard. Si vous organisez la procédure budgétaire juste avant la clôture annuelle, vous bénéficiez certes de données réelles conséquentes pour l’exercice comptable en cours. Toutefois, le risque est de terminer votre budget bien après la fin de l’année comptable. C’est préjudiciable pour le suivi budgétaire de N. +1.

Commencer trop tôt comporte le risque de ne pas disposer de données prévisionnelles suffisamment fiables, notamment pour les comparer au chiffre d’affaires réel. C’est difficile de motiver les opérationnels à collaborer et à anticiper dans ce cas. Idéalement, lancez la procédure budgétaire à la fin du 3e trimestre de l’exercice.

2.2 - Qui se charge de faire le prévisionnel ?

Pour obtenir un budget prévisionnel pertinent et en phase avec les réalités du terrain, la DAF ne doit pas travailler en vase clos. Préparer un tableau macro au format A4 que vous communiquez à votre banquier peut sembler rapide et simple. Pour autant, le chiffrage de chaque ligne budgétaire détaillée en amont de ce tableau de synthèse prend du temps. Il exige des ressources adéquates.

Associez tous les services opérationnels et fonctionnels de l’entreprise. Ce sont leurs objectifs d’activité, leurs prix et volumes de vente, leurs marges et leurs coûts qui alimentent le budget prévisionnel. Votre contrôleur de gestion ne peut pas remplir seul tous les tableaux.

2.3 - Pourquoi faut-il réaliser d’abord l’atterrissage de l’exercice comptable ?

Certains financiers vous parleront du budget base zéro dit BBZ. Il y a du bon parfois dans le fait de faire table rase de l’existant et de porter un regard neuf. Cependant, la construction du budget prévisionnel s’avère plus robuste en s’appuyant sur les chiffres réels de l’année en cours. Notre conseil est de conserver un œil critique évidemment. Évitez le simple copié-collé sur l’année N+1 !

En projetant les données jusqu’à la clôture, vous disposez d’un atterrissage budgétaire de l’exercice. C’est plus facile de bâtir ensuite le prévisionnel de l’année qui vient, notamment pour les frais de fonctionnement. En outre, cette méthode de budgétisation oblige à analyser les variations entre N. et N+1. Vous détectez parfois des anomalies. C’est une manière de fiabiliser votre budget et vos projets.

2.4 - Quel outil ou logiciel utiliser pour faire un budget prévisionnel ?

Selon les entreprises, leur taille, leur secteur d’activité et leur niveau d’équipement informatique, la construction du budget prévisionnel varie énormément. Certains ERP disposent d’un module de budgétisation à part entière. Des sociétés à la comptabilité analytique très complexe bâtissent leurs budgets avec des applications maison ad hoc. Il peut s’agir d’outils décisionnels ou de grilles PHP.

Parfois, certains logiciels comme celui de Spendesk proposent directement des fonctionnalités de pilotage du budget. Enfin, de nombreuses entreprises se servent de tableurs Excel ou de Microsoft Power BI.

Pour les chefs de projet

Pour celles et ceux qui n’ont plus de temps pour la mise à jour constante d’un fichier Excel, des outils de gestion des budgets garantissent plus de clarté dans le suivi. Complètement gratuits pour certains, ils permettent de suivre en temps réel les dépenses et entrées d’un projet.

2.5 - Comment valider la cohérence des prévisions financières ?

La dernière étape du budget prévisionnel consiste à réaliser la vérification puis la validation par la direction financière et générale. Les équipes de gestion s’assurent de la cohérence des données de base et des montants budgétés. Elles contrôlent les formules pour chaque tableau modèle sur Excel. Elles effectuent des allers-retours avec les managers si nécessaire.

Dans les groupes de sociétés, le processus bien rodé comporte un rétroplanning qui précise les différentes étapes. Vous y trouvez la présentation des données budgétées à la direction. Les entreprises exposent ensuite le prévisionnel aux associés qui le valident. L’information redescend dans les services avec parfois des demandes d’ajustements budgétaires.

3 - Comment Spendesk peut-il faciliter la gestion budgétaire pour les chefs d’entreprise ?

Avec les applications Spendesk, le leadership comme les équipes financières d’outils multifonctionnels pour piloter les achats et les notes de frais. Notre plateforme vous offre une solution unique pour résoudre sept problématiques de votre quotidien. Parmi ces outils, la gestion des budgets occupe une place de choix.

Vous pouvez aussi vous fier au témoignage de Murfy :

3.1 - Nos applications pour la gestion des achats et notes de frais

Vous recherchez une application sur mesure capable de gérer à la fois les cartes de paiement, les notes de frais des équipes et les factures de vos fournisseurs ? Chez Spendesk, nous vous offrons toutes ces fonctionnalités et bien plus. S’y ajoutent la précomptabilisation et l’interface avec la plupart des logiciels comptables du marché. Nous proposons aussi le suivi des budgets et le paramétrage de reportings variés pour le pilotage des dépenses.

3.2 - La gestion du budget intégrée aux outils de Spendesk

Nous vous proposons le suivi de vos dépenses réelles comparé au budget, et cela directement dans notre application. Nous vous facilitons grandement le travail de contrôle budgétaire. En plus de vos outils de gestion de trésorerie classiques, nous vous proposons de simplifier le suivi de tous les postes de dépenses, qu’il s’agisse de frais de déplacement ou toutes autres charges externes. Nous fluidifions la gestion de l’information dans l’entreprise. Voici comment procéder étape par étape.

3.2.1 - Planifiez les budgets et affectez-les aux équipes de l’entreprise

La première étape consiste à établir le budget prévisionnel des dépenses par service ou par équipe. Ces prévisions se chargent dans nos outils en vue du contrôle budgétaire. Toutes ces données se connectent à la validation des paiements et des coûts. Notre logiciel permet ainsi l’association d’une dépense à une enveloppe budgétaire précise.

3.2.2 - Suivez chaque paiement en temps réel et rapprochez-le du budget

L’année qui suit l’établissement du budget prévisionnel, notre application offre le traçage de toutes les dépenses et leur rapprochement d’un poste du budget. Chaque responsable d’une ligne budgétaire peut alors accéder à la consommation de son enveloppe de dépenses. C’est bien pratique notamment avant de valider de nouvelles factures.

Un manager hésite à accepter une dépense présentée par un membre de l’équipe quand le budget semble bien entamé ? Il peut télécharger les pièces comptables en temps réel afin de peaufiner l’analyse des charges déjà engagées.

3.2.3 - Surveillez l’avancée des dépenses au regard du budget prévisionnel

L’expert-comptable dispose ainsi d’un outil puissant pour tracer rapidement le total dépensé comparé au total budgété. Rien de plus simple que de retrouver les pièces comptables pour compléter l’analyse. La mise à jour et l’archivage de toutes les factures, notes de frais et justificatifs se font en temps réel sur la plateforme.

3.2.4 - Prenez des décisions d’ajustement pour votre santé financière

Grâce à notre application, vérifier le niveau de dépenses réelles par rapport au budget devient un jeu d’enfants pour les responsables de chaque ligne budgétaire. C’est donc un moyen pratique et puissant d’anticiper les dérapages des budgets. Vous pouvez aussi décider de demander une révision du prévisionnel si vous percevez qu’il sera impossible de se tenir au prévisionnel de trésorerie. Nos outils apportent réactivité et confort pour la gestion d’entreprise au quotidien.

Nos outils facilitent le suivi de votre budget prévisionnel

Les entreprises comme les PME, TPE ou les associations ont tout intérêt à établir un budget prévisionnel pour l’exercice comptable N+1. Réel outil de bonne gestion de toute société, il exige toutefois d’être préparé et suivi avec précision. Si vous souhaitez approfondir la réflexion budgétaire, Spendesk vous propose une démo de sa plateforme en ligne.

Dites au revoir aux budgets Excel

Pour celles et ceux qui n’ont plus de temps pour la mise à jour constante d’un fichier Excel, notre outil de gestion des budgets vous garantit plus de clarté dans votre suivi. Il vous permet de suivre en temps réel les dépenses et entrées d’un projet.

Vous souhaitez aborder la prévision budgétaire pour un projet précis ? Il convient de ne pas confondre les exercices prévisionnels de la structure dans son ensemble et celui des projets qu’elle entreprend.

C’est pourquoi nous vous proposons un focus d’approfondissement sur comment prévoir un budget par projet.