Business Intelligence : notre guide pratique pour tout comprendre

Le terme de Business Intelligence (BI) se rencontre de plus en plus en entreprise, et pas seulement dans les services financiers. Ce guide vous donne les clés pour comprendre de quoi il s’agit concrètement et pour analyser les atouts de la BI dans l’optique de piloter les activités.

Vous découvrirez aussi ses caractéristiques de fonctionnement ainsi que les applications les plus connues actuellement.

Enfin, l’article vous aide à organiser le déploiement d’une solution de Business Intelligence, de la détermination des besoins à la bascule informatique.

SOMMAIRE :

1 - C’est quoi la Business Intelligence ?

2 - Pourquoi construire un système décisionnel ?

3 - Quels sont les outils de BI préférés des entreprises actuellement ?

4 - Comment organiser l’implémentation d’un outil BI ?

1 - C’est quoi la Business Intelligence ?

Même si les outils et technologies ont évolué au cours des 50 dernières années, la Business Intelligence poursuit toujours des objectifs identiques, à condition de traiter des données correctes et fiabilisées.

1.1 - Définition de la BI ou informatique décisionnelle

Informatique décisionnelle, BI ou Business Intelligence, ces termes désignent exactement le même concept qui vise à épauler les prises de décision des dirigeants. C’est un processus qui recouvre à la fois les technologies et les applications informatiques afin de collecter, analyser et présenter les données. L’objectif est de disposer d’une information pertinente, fiable et rapide, adaptée aux besoins des utilisateurs et donc de faciliter la décision.

1.2 - Historique et évolution de la Business Intelligence

Apparue dans les années 70, la BI ou informatique décisionnelle n’a cessé d’évoluer avec les technologies. À ses débuts, les infocentres émettent des requêtes directement sur les serveurs de production. La décennie suivante voit arriver les bases relationnelles et le système client/serveur. C’est la première avancée pour séparer les outils décisionnels des données de production.

Puis apparaissent les entrepôts de données alimentés par les différentes applications de la société. La BI consiste alors à récupérer la data et à l’organiser sous forme de reportings et KPIs, selon diverses requêtes lancées par les opérationnels. Désormais, les plateformes de BI bénéficient d’une technologie qui permet de traiter aussi des données non structurées. La puissance matérielle a progressé fortement, autorisant des opérations complexes, sur plusieurs dimensions voire des calculs prédictifs (le data mining).

1.3 - La BI, un outil pertinent pour des données fiabilisées

Quelle que soit la solution décisionnelle que vous choisissez de déployer dans votre entreprise, cela reste un outil. La pertinence de la consolidation ou du rangement des données selon vos critères dépend surtout de la fiabilité de la data.

On ne le répètera jamais assez, mais sans un contrôle interne efficient et des procédures de gestion des données en amont de l’application décisionnelle, vous risquez de rater votre objectif BI. L’outil seul, même le plus plébiscité et le plus ergonomique, ne fait pas tout !

2 - Pourquoi construire un système décisionnel ?

Vous hésitez encore à investir dans un outil BI ? Voici les raisons pour lesquelles une solution décisionnelle représente une réelle révolution technologique, comparativement à un bon vieux tableur Excel.

2.1 - Quels sont les domaines couverts par la BI dans l’entreprise ?

Comptabilité analytique multiaxes, suivi budgétaire par centre de coût ou de profit, consolidation des entités, les outils décisionnels sont très présents en finance d’entreprise.

La Business Intelligence dépasse toutefois désormais ce domaine. Au-delà de cet usage classique, la BI envahit aussi des métiers comme la supply chain, la production, les RH, le marketing, le master data management ou la gestion de la relation client.

2.2 - Qui utilise la Business Intelligence en entreprise et pourquoi ?

Les outils de BI, grâce à leurs fonctionnalités, deviennent accessibles bien au-delà des équipes du contrôle de gestion. Les différents services opérationnels bénéficient d’accès paramétrés selon les droits définis. Les informations peuvent également se diffuser en flux poussé, par exemple chaque lundi dans la boîte mail du destinataire ou sur un sharepoint.

Selon les besoins et les compétences, l’utilisateur dispose d’une information :

• Déjà mise en forme périodiquement, en simple lecture, dans l’outil ou sous forme de PDF extrait de l’application.

• À rafraîchir selon des filtres comme les périodes, les axes d’analyse, les types de données, etc.

• À construire à sa guise, avec les paramètres et champs disponibles dans l’outil, s’il a suivi une formation poussée.

2.3 - Quelle est la valeur ajoutée de la Business Intelligence ?

La BI présente de réels enjeux tant pour le DAF que pour la direction générale de l’entreprise. La quantité de données à traiter ne cesse de croître alors que le temps pour décider diminue.

a - Fluidifier et rationaliser les analyses de données

Les outils décisionnels apportent de la rapidité et de la rigueur dans la manipulation de la data, sa compilation, son extraction et son analyse. Avec ce type de solution applicative, vous oubliez les saisies, ressaisies ou copier-coller malencontreux.

b - Faciliter et accélérer la prise de décision pour les dirigeants

Plus vous disposez des tableaux de bord rapidement, plus l’analyse prend le pas sur la collecte des données. Le contrôle de gestion gagne ainsi du temps pour accomplir sa mission de business partner auprès du dirigeant. Quant aux managers, ils apprécient de recevoir l’information très vite et pas trois semaines après la fin du mois.

c - Améliorer les processus et le contrôle interne en amont

Le déploiement de la Business Intelligence incite fortement les équipes finance à fiabiliser la data en amont de l’application décisionnelle. Investir dans un tel outil représente un budget en temps et en argent. Pour réussir le projet, soignez vos données de base. Vérifiez les processus et le contrôle interne. C’est une réelle opportunité et un bon alibi pour cadrer les pratiques sur le terrain et traquer les inexactitudes à corriger.

d - Consolider les informations de multiples entités ou business units

Évidemment, avec l’informatique décisionnelle, vous additionnez voire consolidez aisément toutes les informations des filiales, des magasins, bureaux, établissements, etc. Les règles et filtres se définissent dans l’outil et vos contrôleurs de gestion sont ravis.

e - Démultiplier les axes d’analyse dans les tableaux de bord

La BI autorise les analyses multidimensionnelles selon divers axes définis en fonction des activités. Pour attaquer la gestion commerciale, vous pouvez ainsi obtenir en quelques clics la répartition et l’évolution du chiffre d’affaires, par secteur géographique, par vendeur, par famille clients, par ligne de produits, etc. Vous pouvez travailler avec une méthode entonnoir afin de zoomer plus finement sur un poste qui vous intrigue.

f - Mixer diverses sources de données pour le reporting

L’informatique décisionnelle permet aussi de bâtir des reportings qui attaquent plusieurs sources d’information et les rapatrient dans le même entrepôt de données. Vous pouvez ainsi mixer des KPIs purement financiers avec des ratios plus opérationnels.

g - Aider le processus de visualisation des données (dataviz)

La dataviz ou data visualisation consiste à mettre en forme les données brutes. La mise en page et la présentation aident à intéresser le lecteur et à souligner les points importants. Tableaux, graphiques, jauges, cartographies, les solutions sont nombreuses et natives si vous utilisez l’informatique décisionnelle.

3 - Quels sont les outils de BI préférés des entreprises actuellement ?

Vous devrez opérer un choix parmi tous les outils de Business Intelligence qui existent. Quels que soient vos besoins ou votre secteur d’activité, voici les tendances du marché en matière d’informatique décisionnelle.

3.1 - Caractéristiques technologiques des solutions BI actuelles

Les applications de Business Intelligence actuelles utilisent les nouvelles technologies web. Citons par exemple l’HTML5, JavaScript ou AJAX en interfaces graphiques. Les outils sont désormais hébergés sur le Cloud. Ils sont accessibles de partout, notamment en télétravail, voire sur tablette ou mobile. Les solutions fonctionnent souvent en mode SaaS, Service as a Software.

3.2 - Notion de chaîne décisionnelle

Le processus complet de la Business Intelligence comprend plusieurs étapes :

• Collecte des données de base dans les différents outils de l’entreprise, transformation et chargement vers l’entrepôt de données du BI.

• Entreposage de ces informations dans un but d’utilisation par l’outil.

• Restitution ou distribution des données sous une forme adéquate en vue de la prise de décision.

• Exploitation et analyse de la data par l’utilisateur de l’informatique décisionnelle.

3.3 - Quelques acteurs principaux en informatique décisionnelle

Parmi les solutions plébiscitées par la plupart des entreprises qui franchissent le pas de la BI, on relève notamment :

• Tableau, outil simple à utiliser et connectable à de nombreuses sources d’information, idéal pour le data mining, plutôt orienté grandes et moyennes entreprises.

• Qlik Sense, ex-QlikView, accessible pour les non-experts avec son mode de requêtes intuitives.

• Power BI de Microsoft, outil abordable pour tous types d’entreprises, ergonomique et adapté à une organisation en équipe.

• IBM Cognos Analytics, solution SaaS en mode Cloud, collaborative, simple à manipuler et peu onéreuse.

4 - Comment organiser l’implémentation d’un outil BI ?

Vous envisagez de déployer une solution de Business Intelligence dans votre entreprise ? Voici la manière de structurer ce projet afin de choisir l’outil qui vous convient le mieux.

4.1 - Organiser le projet d’implémentation d’un outil décisionnel

L’informatique décisionnelle ne se plaque pas sur l’organisation parce que votre choix se porte sur un produit leader du marché. La bonne démarche consiste à réaliser exactement l’inverse. Ce type de projet informatique se réfléchit bien en amont de la première date d’utilisation envisagée. Le pilotage de la data exige des compétences afin de recenser les besoins effectifs des utilisateurs.

a - Le métier de la BI en interne et en externe

Identifiez dans votre PME le chef de projet idéal pour la BI. Ce type d’entreprise dispose rarement d’un service de data management ou d’un diplômé en master 2 Business Intelligence et big data par exemple. Aussi c’est souvent un binôme responsable contrôle de gestion et responsable informatique qui gère le déploiement de solutions décisionnelles. Si nécessaire, vous pouvez vous faire accompagner par un prestataire externe, du type freelance et spécialisé dans ce type d’implémentation.

b - L’équipe projet, du sponsor aux key users

La préparation de la mise en place d’un outil décisionnel comprend la nomination d’une équipe projet. Outil précieux pour la prise de décision des dirigeants, la BI revêt un caractère stratégique. Dans une PME, le sponsor sera naturellement le DG voire le DAF afin d’embarquer toutes les équipes, celles qui déploient l’outil comme celles qui s’en servent ensuite.

Réfléchissez avec soin au choix des key users. Ce seront vos ambassadeurs dans l’entreprise. Proactifs, écoutants et enthousiastes face au projet, ils disposent aussi de capacités techniques et informatiques. Ils connaissent l’activité et le terrain.

4.2 - Identifier les besoins des utilisateurs afin de choisir l’outil

La tâche première consiste à identifier correctement les besoins des utilisateurs. L’étape suivante correspond à la rédaction du cahier des charges et à la gestion de l’appel d’offres avec l’analyse des réponses.

a - Pourquoi adapter l’outil BI aux besoins opérationnels ?

Certaines solutions décisionnelles présentent une trop grande complexité voire sont surdimensionnées pour votre entreprise. Parfois, le coût de l’implémentation et l’abonnement SaaS par utilisateur s’avère prohibitif également. L’analyse des besoins concrets apporte de la pertinence dans les fonctionnalités à rechercher et le type d’outil à viser.

Prenez garde toutefois d’envisager des utilisations nouvelles auxquelles vous ne pouvez pas accéder actuellement avec un simple tableur Excel. L’objectif consiste en effet aussi à franchir une marche technologique. Ainsi, pour analyser les besoins, une démarche du type « _as is to b_e » permet de se projeter au-delà de la situation actuelle de l’entreprise.

b - Cahier des charges et appel d’offres

Après cette étape d’analyse, procédez à la rédaction de votre cahier des charges. Vous trouverez sur le Web diverses études comparatives régulières qui exposent les caractéristiques des principaux outils décisionnels. Avec notre article sur la BI, découvrez les 7 critères de choix de votre solution. Effectuez une présélection et faites parvenir à ces entreprises votre cahier des charges.

Arrive ensuite l’analyse des réponses à l’appel d’offres. Ce travail aboutit à établir une short list. Prenez contact avec des entreprises de votre entourage déjà équipées d’une de ces solutions de BI. Échangez avec elles sur leur retour d’expérience. Sélectionnez les solutions pour lesquelles vous souhaitez une démonstration. Avec un tableau d’analyse comparative de tous les critères essentiels à la prise de décision, réalisez votre choix final.

4.3 - Le déploiement de la Business Intelligence

Après le choix de l’outil, voici les étapes qui conduisent à la mise en place de la BI :

• la définition du rétroplanning en coordination avec le consultant éventuel ;

• les phases de tests en pré-production ;

• la rédaction des business process ;

• la formation des utilisateurs ;

• la décision en matière de « Go/No Go »

• la bascule en production ;

• les ajustements et correctifs post-démarrage.

La Business Intelligence, un outil stratégique pour décider en PME

Les petites et moyennes entreprises bénéficient de plus en plus des technologies et process des grandes structures. Digitalisation, automatisation, gestion et traitement de la data, les PME ne sont pas en reste. Un outil décisionnel apporte du confort à l’équipe finance comme aux managers opérationnels.

Spendesk complète ce type ce dispositif grâce à son outil de reporting des dépenses professionnelles. Si vous souhaitez une démonstration de notre plateforme en ligne, contactez-nous.