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Billets de train ou d'avion, notes de restaurants, nuits d'hôtels, fournitures diverses, carburant : la carte affaire - ou carte business - permet de régler un large panel de dépenses en entreprises.
Si elle présente de vrais avantages, ses limites sont également bien réelles. S'agit-il vraiment du meilleur moyen de paiement pour les salariés ?
La carte affaire : moyen de paiement le plus courant en entreprise
Dans une optique de gestion des frais de déplacements, la carte affaires apporte à première vue une réponse satisfaisante au DAF.
Il va pouvoir la remettre à certains de ses collaborateurs, qui n'auront aucune difficulté à l'utiliser, comme elle fonctionne comme une carte bancaire classique.
En prime, elle permet une souplesse dans la trésorerie de l'entreprise puisque les débit sont différés à 28, 30 voire même 70 jours.
Les banques commercialisant la carte affaire (ou business) offrent la possibilité de débiter les sommes dépensées soit sur le compte de l'employeur, soit directement sur celui du collaborateur.
Dans le premier cas de figure, l'intérêt est de pouvoir plafonner les dépenses. Dans le second, l'entreprise peut alors responsabiliser quelque peu ses collaborateurs qui s’auto-disciplinent dans leurs frais.
En utilisant ce moyen de paiement, un relevé mensuel des dépenses est envoyé au détenteur de la carte ainsi qu'au DAF de l'entreprise et au gérant.
Il est alors possible de savoir qui dépense quoi et combien. Les paiements par carte affaires peuvent par ailleurs être cantonnés à certains fournisseurs uniquement, selon un accord entre la banque et la direction de l'entreprise.
Dernier avantage, les banques proposent une gamme de services associés bien commodes comme :
Des garanties d'assurance voyage.
Des garanties pour véhicules de location.
Une assistance juridique.
Une assistance médicale.
Des remboursements express des achats frauduleux.
Bien qu'attrayante à première vue, la carte affaires n'est pourtant pas le moyen de paiement actuel le plus agile et intelligent.
Car si les banques les associent souvent à des services intéressants, elles ne gèrent pas la totalité du processus d'achat : approbation des dépenses, contrôle, suivi comptable, etc.
La carte affaires : limites et inconvénients
La paperasse générée par une carte affaires est conséquente et la gestion des reçus peut littéralement devenir un cauchemar.
Un cauchemar pour l'employé qui doit soumettre toutes ses notes de frais et justificatifs de paiements (s'il n'en a pas perdu entre temps), puis attendre plusieurs jours, voire semaines, avant de se faire rembourser.
De son côté, l'équipe finance vit aussi un cauchemar car elle doit courir après les factures et justificatifs des équipes opérationnelles pour faire la clôture comptable !
D'autant que pour s'en sortir, le recours à un outil ad hoc est obligatoire. A la clé, beaucoup de temps perdu pour la direction administrative et financière ainsi que pour l'employeur.
Pourtant il existe des solutions qui automatisent l'enregistrement d'un paiement directement dans le logiciel de comptabilité de l'entreprise.
L'utilisation d'une carte affaires implique en parallèle une gestion des notes de frais. Un système loin d'être optimal pour limiter les abus, contrôler les dépenses et qui coûte cher à l'entreprise tout en étant propice à la fraude.
A noter que l'interface web de gestion des cartes affaires est rarement simple d'utilisation et intuitive.
Certaines fonctionnalités comme modifier le plafond des cartes ne peut s'effectuer directement en ligne. L'entreprise doit donc appeler sa banque à chaque fois qu'elle a besoin d'augmenter ou d'abaisser le seuil des dépenses.
Enfin, le fait de recevoir chaque mois un document PDF qui fait office de relevé de compte ne donne pas la possibilité au RAF d'exporter les paiements vers son outil comptable ni d'analyser finement les données. L'entreprise ne dispose pas dans ce cas d'un outil intelligent de pilotage et d'analyse des dépenses.
La carte affaire reste donc une solution de paiement traditionnelle plutôt avantageuse, dans l'idée. En revanche, elle ne répond pas aux besoins actuels des entreprises, qui ne peuvent pas se permettre de perdre du temps sur des processus archaïques et chronophages.
Ces entreprises ont besoin de solutions qui allient flexibilité, sécurité et automatisation. C'est ce que Spendesk propose, avec ses cartes de paiement virtuelles pour les achats en ligne, et ses cartes de paiement physiques pour les dépenses sur le terrain !
Suivre ses dépenses en temps réel avec la carte Spendesk
Grâce aux outils de suivi, à l’application mobile et aux tableaux de bord disponibles pour l’équipe finance, les cartes Spendesk, opérées par Mastercard, vous permettent un mode de paiement sûr, transparent et optimisé, et complètement personnalisable.
Tout ceci n’a finalement qu’un seul but : faciliter plus encore la gestion quotidienne de vos dépenses professionnelles.
Toutes les dépenses professionnelles de vos collaborateurs sont visibles sur l’espace client Spendesk, ce qui facilite le suivi, la validation et la centralisation des justificatifs, garantissant ainsi une gestion financière fluide et sans surprise.
Ajoutons à cela la disparition des avances de frais, les collaborateurs n’ont plus à sortir ne serait-ce qu’un seul denier de leur poche, ce qui est facile aussi la gestion des frais professionnels sans retard de justificatifs.
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Gabriel Autran
Chez Spendesk, Gabriel a pour mission de transformer la finance d'entreprise en sujet du quotidien. Après plus de 5 ans à écrire pour divers secteurs de la tech française, Gabriel s'est spécialisé dans l'assur-tech et la fintech, dans le but de mettre en valeur les courants profonds à l'œuvre dans les méthodes et outils de gestion des ressources, observables dans les grandes structures comme pour les plus modestes entités.
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