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En entreprise, les notes de frais représentent un inconvénient managérial, comptable et financier. De la gestion manuelle chronophage aux erreurs répétées, en passant par le risque de fraude, ces procédures sont aussi obsolètes qu’inadaptées.
À l’heure où l’ensemble des salariés perdent au moins 20 minutes et les entreprises 53 euros par note de frais, les nouvelles technologies offrent une simplification radicale des procédures.
Certaines, à l’image de Spendesk, vous délivrent une gamme d’outils complets pour la gestion de vos dépenses, des achats et des remboursements de TVA.
Cette palette inclut notamment un outil essentiel : la carte bancaire prépayée. Découvrez comment elle fonctionne, ainsi que ses avantages.
1. Comment fonctionne la carte bancaire prépayée ?
En entreprise, la carte bancaire prépayée est cousine de la carte affaires puisque celle-ci permet aux employés de faire des dépenses professionnelles.
Mais à la différence de la carte affaire, la carte bancaire prépayée ne possède pas d’autorisation de découvert et son plafond est strict et modifiable en temps réel. Il est donc plus simple et plus sûr de la mettre entre les mains de ses salariés puisque cela ne nécessite pas un niveau élevé de confiance.
Le DAF, le dirigeant ou le comptable peuvent être désignés pour approvisionner chaque carte en fonction des besoins des salariés (déplacement, achats en préparation d’un évènement, etc).
La carte bancaire prépayée peut être physique ou virtuelle, à usage unique ou récurrent.
2. Quels sont avantages managériaux et financiers de la carte bancaire prépayée ?
Les avantages comptables sont multiples avec les cartes bancaires prépayées. Intégrées à une solution de gestion des dépenses, elles permettent :
De suivre les paiements en temps réels.
De centraliser les justificatifs
D’envoyer les informations nécessaires à son ERP ou logiciel comptable.
L’utilisation de cartes bancaires prépayées permet un gain de temps de plusieurs jours par mois pour l'équipe financière. Il n’y a plus de notes de frais à traiter, finies les avances de frais à délivrer et l’entreprise maîtrise complètement ses dépenses courantes comme les abonnements.
Du point de vue du salarié, la carte bancaire prépayée évite d’avancer les coûts et s’adapte à son quotidien, puisqu’elle fonctionne également à l’étranger.
3. Quels sont les inconvénient des CB prépayées ?
Oubliez les idées reçues !
La carte bancaire prépayée n’est ni plus coûteuse, ni moins pratique qu’une carte de crédit traditionnelle, au contraire. En effet, si la carte affaires est plus courante, elle est également plus coûteuse. Au-delà des coûts de mise en service imputés à l’entreprise, la carte affaires représente une dépense allant de 35 à 150 euros HT annuels.
La carte prépayée est universelle et s’utilise en France comme à l’étranger, dans des enseignes physiques comme sur internet, pour réserver comme pour payer.
Une carte prépayée a une durée de validité de 4 ans, comme n’importe quelle carte bancaire, sauf si l’acheteur a souhaité utiliser une carte à usage unique.
Toutes les cartes prépayées peuvent se recharger. Avec des outils comme Spendesk, le gestionnaire peut modifier le plafond à tout moment depuis son interface digitale, sans passer par sa banque. Le salarié en déplacement peut également demander une augmentation de son plafond directement depuis son smartphone !
La carte bancaire prépayée apporte la flexibilité nécessaire aux employés pour réaliser leurs achats, mais permet de rassurer l'équipe finance car elle est 100% sécurisée et connectée à la plateforme.
Sa facilité d’utilisation et ses avantages pour les comptables comme pour les salariés offrent un déploiement plus rapide dans l’entreprise.
Adaptée à tous les types de dépenses, aussi bien aux achats terrain qu'aux achats en ligne, la carte bancaire prépayée se révèle très utile en entreprise.
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Faustine Rohr-Lacoste
Faustine is Head of Community at Spendesk. She is in charge of CFO Connect, a community of modern finance leaders.
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